1.3 出纳资料归档
出纳既然属于会计人员，其归档资料也就属于会计档案资料，一般的会计档案资料包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业材料，这些资料都是记录和反映企业单位经济业务的重要史料和证据。对于出纳人员而言，这些资料的管理和保存都应该有所了解。
1.3.1 出纳归档资料的范围
出纳是企业单位第一手财务信息的提炼者，一定要保证这些财务信息的真实、有效，以便上级部门编制财务报表时可以真实地反映企业单位的财务和经营状况。财务部门在给出纳档案归档时也应该本着“真实、有效”的原则，严格归纳各项财务资料。
一般财务部门归档的出纳归档资料包括以下5类，如图1-4所示。
图1-4 出纳归档资料的分类
1.3.2 出纳归档资料的整理与保管
了解了出纳归档资料的范围，就可以对出纳归档资料进行整理和保管了。一般的出纳档案的整理程序包括分类、装订、成册三个步骤。出纳归档资料的整理和保管必须严格按照相关规定来执行，下面我们来介绍出纳资料管理的具体办法。
1．整理和保管出纳凭证
一般来说，出纳记账所依据的原始凭证及记账凭证，在出纳记账后要传递给记账会计，在年终归档前由记账会计进行整理和保存。出纳人员的任务，主要是做好原始凭证的整理及业务处理阶段的全部会计凭证的保管工作，并保证这些资料的真实性和有效性。
2．整理和保管出纳账簿
当企业单位更换新账后，出纳应将旧账归入会计档案。在移交归档前应对旧账进行整理，如编号、扉页内容、目录等项目的填写应当根据有关要求填写齐全；使用活页式或卡片式辅助账的应在归档时加以装订，编齐页码，并像订账本一样加上扉页，注明单位名称、共计页数和记账人员签章等，并加盖公章保存。
3．其他出纳资料
除账簿凭证以外的其他出纳资料，如各种报表及文件，各项经费开支计划表、决算表、出纳报告、银行对账单、资金分析报告、作为收付款依据的各种经济合同文件等，其他财务管理的重要凭据（如支票申请单与支票领用登记簿等），应分类整理并妥善保管，到年终再集中归入会计档案。
企业单位每年形成的会计档案，应由财务部门按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册。各会计人员对本岗位产生的会计核算资料也应定期收集、审查核对，再按照档案管理要求整理立卷、编制目录、装订成册，并由立卷人签章，然后交由会计妥善保管。这里需要注意几点，如图1-5所示。
图1-5 注意事项
会计档案的保管期限分为永久和定期两类。永久保管会计档案一般包括年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等；其他为定期保管会计档案。关系如图1-6所示。
提示 会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天开始算起。
图1-6 会计档案的保管期限及具体分类
表1-1、表1-2分别列出了我国会计档案的保管期限。
表1-1 企业和其他组织会计档案保管期限
表1-2 财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限
由上面两个表可以看出，会计档案保存的时间都较为长久甚至需要永久保存，因此企业单位对于会计档案的整理和保存必须做到妥善保管、存放有序、便于查找。同时，要进行科学管理，严格执行安全和保密制度，严防损毁、散失和泄密。
1.3.3 出纳归档资料的移交与调阅
出纳归档资料移交一般有两种情况，如图1-7所示。
图1-7 何时发生出纳归档资料的移交
● 到了年度终了时，财务部门保管的会计档案（出纳档案）应移交给档案管理部门，并编制移交清册或清单。
● 会计档案管理人员发生更换时，也应该按一定手续编制会计档案移交清册。
移交会计归档资料时一般按照下面的方法办理。
（1）会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年，在这一年内归档资料通常仍由出纳负责保管。
（2）一年期满后，应由财务会计部门编造成册移交本单位的档案部门保管，并填写会计档案移交清册表，如表1-3所示。
表1-3 会计档案移交清册表
会计档案是企业单位的经济业务活动的历史记录，它就是要企业单位“以史为鉴”，通过会计档案总结经验教训，进行决策分析，避免财务上各种责任事故的发生。
提示 会计档案如此重要，因此企业单位为加强对其管理，一般都会有相关的制度规定，尤其是对于会计档案的调阅。
一般情况下，我们都必须按照以下规定来调阅会计档案，如图1-8所示。
图1-8 调阅会计档案的注意事项
1.4 出纳工作交接
出纳属于会计人员中的一员，因此，出纳交接要按照会计人员交接的要求来进行。出纳人员调动工作时，必须与接管人员办清交接手续。只有办好了交接工作，才可以使出纳工作前后衔接，防止账目不清、财务混乱情况的发生。
1.4.1 出纳工作交接书
出纳人员在办理工作交接时需要先做好交接准备，如现金、银行存款等货币资金的余额需要清点核对，票据、印鉴、各类出纳所用文件等都得进行清点。这些交接前工作都是为了保证出纳交接工作的顺利进行、出纳工作移交清楚、防止遗漏而做的准备。
出纳进行工作交接时，一般都要编写出纳工作交接书以明确责任，其具体内容如下所示：
移交原出纳员××，因工作调动，财务处已决定将出纳工作移交给××接管。现办理如下交接：
一、交接日期
××年×月×日
二、具体业务的移交
1．库存现金：×月×日账面余额××元，实存相符，月记账余额与总账相符；
2．库存国库券：××元，经核对无误；
3．银行存款余额：××万元，经编制“银行存款余额调节表”核对相符。
三、移交的会计凭证、账簿、文件
1．本年度现金日记账×本；
2．本年度银行存款日记账×本；
3．空白现金支票××张（××号至××号）；
4．空白转账支票××张（××号至××号）；
5．托收承付登记簿×本；
6．付款委托书×本；
7．信汇登记簿×本；
8．金库暂存物品明细表×份，与实物核对相符；
9．银行对账单×至×月份×本；×月份未达账项说明×份；
10. ……
四、印鉴
1. ××公司财务处转讫印章×枚；
2. ××公司财务处现金收讫印章×枚；
3. ××公司财务处现金付讫印章×枚。
五、交接前后工作责任的划分
××年×月×日前的出纳工作由××负责；××年×月×日起的出纳工作由××负责。以上移交事项均经交接双方认定无误。
六、本交接书一式三份，双方各执一份，存档一份
移交人： ××（签名盖章）
接管人： ××（签名盖章）
监交人： ××（签名盖章）
××公司财务处（公章）
年 月 日
1.4.2 交接各方责任
出纳在工作交接时，应该严格按照相关的制度来执行以明确各方责任。出纳交接过程中一般有以下几点要求来确定责任。
● 出纳人员进行交接时，一般应由会计主管人员监交，必要时，还可请上级领导一同监交。
● 监交过程中，如果移交人交代不清，或者接交人故意为难，监交人员应及时处理裁决。移交人不作交代，或者交代不清的，不得离职，否则，监交人和单位领导人均应负连带责任。
● 移交时，交接双方人员一定要当面看清、点数、核对，不得由别人代替。
● 交接后，接管的出纳员应及时向开立账户的银行办理更换出纳员印鉴的手续，检查保险柜的使用是否正常、妥善，保管现金、有价证券、贵重物品、公章等的条件和周围环境是否齐全，如不够妥善、安全，要立即采取改善措施。
● 接管的出纳人员应继续使用移交的账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录的连续性。对于移交的银行存折和未用的支票，应继续使用，不要把它搁置、浪费，以免单位遭受损失。
● 交接后，移交人应对自己经办的已经移交的资料的合法性、真实性承担法律责任，不能因资料已经移交而推脱责任。
出纳交接的各方责任主要是指原任出纳（移交人）和新任出纳（交接人）的责任。一般地，若是在交接后，发现移交人也就是原出纳在交接前经办的出纳业务有违反财务会计制度和财经纪律的，仍应由移交人（原出纳）负责；交接后，移交前的未了事项，移交人（原出纳）仍有责任协助交接人（新出纳）办理。
提示 交接人（新出纳）在接手后，必须查询与其工作相关的各项业务内容的完整性和真实性，且对于自己开始接手的各项企业单位的经济业务的操作职守，必须承担相应的责任，切不可推卸责任。