第2章 工作效率——跳出瞎忙的迷宫（2）
绝不拖延，量化每日的工作
富兰克林曾说过：“把握今日等于拥有两倍的明日。”
“现在”这个词对职场有着决定性的意义，而“明天”、“以后”之类的托词，我们平时听得也不少。这些敷衍工作的态度表明着你的懒散，表明你事事找借口的习惯。而习惯将“明天”作为借口的员工，永远也不会有完成任务的一天。这样的员工永远是滞后的、失去工作激情与责任的人，很难得到更好的发展。
拖延会侵蚀人的意志和心灵，消耗人的能量，阻碍人的潜能的发挥。处于拖延状态的人，常常陷于一种恶性循环之中，从而影响每一天的心情与工作。
拖延的表现形式多种多样，其轻重也有所不同。比如，琐事缠身，无法将精力集中到工作之中，不愿意自己主动开拓；虽然下定决心立即行动，但总找不到行动的方法；制定了完整的工作计划，却发现实施起来非常困难，所以做事磨磨蹭蹭，让问题久拖不决；情绪低落，对任何工作都没有兴趣，也没有什么人生的憧憬。
有许多这样的人，他们大清早就被闹钟从睡梦中惊醒，一边想着自己的计划，一边又在怀念被窝里的温暖，一边告诉自己该起床了，一边又在对自己说——再睡一会儿吧！就这样，五分钟过去了，十分钟过去了……人们找借口总是那么理由充分，然而却难以把工作做好。其实，一个人如果能把时间和精力用到正事上来，是肯定能取得一番成绩的。
在海尔广为流传着一个崔淑立“夜半日清”的故事：崔淑立接任洗衣机海外产品经理的时候，大家告诉她说：“美国的×客户是非常难拿下的！”因为前几任经理都对这个客户束手无策，几次尝试都无功而返。
真有这么难吗？崔淑立心里暗暗地叫着劲。有一天，崔淑立一上班就看到了×客户发来的要求设计洗衣机新外观的邮件。因时差的原因，此时正是美国的晚上。崔淑立想，如果能即时回复，客户就不用再等到第二天了！从这天起，崔淑立决定以后晚上过了11点再下班，这样就可以在美国上午的时间里处理完客户的所有信息。
连续三天过去了，由于沟通及时，产品开发部很快完成了新外观洗衣机的设计图。就在决定把图样发给客户时，崔淑立认为还必须配上整机图，以免影响确认。当她“逼着”自己和同事们把整机外观图一并发给客户时，已经是夜里12点了。大约凌晨1点，崔淑立回到家中立刻打开电脑，看到客户的回复：“产品非常有吸引力，这就是美国人喜欢的。”这一刻，她满是欣慰，高兴得睡意全无。
客户被崔淑立的敬业精神和负责态度打动了，跟进速度非常快，×客户的第一批定单就这样搞定了！
其实，市场没有变，客户没有变，拿大定单的难度也没有变，变的只是一个有竞争力的态度。
多好的计划，都不如一次真正的实施；多美妙的空想，都不如一次实际的行动。下决心其实并不困难，难的是付诸行动。不要把事情都推到明日，而要今日事，今日毕。你会发现，在你每天完成工作的时候，你已经在进步、在提高了。
所以我们说，要想在职场中脱颖而出，最有效的方法就是让手中的工作结束在“昨天”。对上司交待的工作，要在第一时间内进行处理，为公司节省时间，带来更大的效益。
从前，有一位青年画家把自己的作品拿给大画家柯罗请教。柯罗指出了几处他不满意的地方。
“谢谢您。”青年画家感激地说：“明天我一定全部修改。”
“明天？”柯罗激动地问：“为什么要等到明天？您想明天才改吗？对于一个年轻人来说，做什么事都得把握眼前，容不得半点拖延！”
比尔·盖茨说过：“过去，适者生存；而在今天，只有最快处理完事务的人能够生存。”
如果你存心拖延逃避，你就能找出成千上万个理由来辩解为什么事情无法完成，而对事情应该完成的理由却想得少之又少。
“我很累了，应该休息一下，剩下的工作明天再做吧。”
“现在下雨了，我改天再去吧。”
“现在有人约我出去，改天再做吧。”……当受惰性的控制，不想去做某些事情的时候，很自然地就为自己找了类似上述的借口，然后获得心理安慰，心安理得地把这件事丢在一边了。事实是，这些事情你早晚还是要去做的，找借口的结果无非是把这些事拖后。
一件事情，如果是你想做的，那么就趁自己热情高涨的时候马上动手，这时候会效率很高。如果这件事情你不喜欢做，但是又必须做，那么拖延也没有用，只能是消极逃避而已。而且拖得越久，你就会越不想做。
记住一句话：一件事，你想做总是有办法的，不想做总是有理由的。改变你的习惯，事情一到就马上解决，那么就再也没有堆积如山的任务来威胁你，你永远都不会再被包围在紧张和烦恼中了。
不要固执于解决不了的问题上
有时候，我们会有这样的经验：当遇上某个难题的时候，往往会花很多的精力和时间用于处理这件事情，但是往往效果欠佳。这样钻牛角尖的处理方式不但会使得工作效率大大降低，更会严重影响我们工作的心情。所以，当遇上一时难以解决的困难时，不妨暂时放下这个难题，从中解脱出来，着力于自己善于解决和能够解决的问题上，这样反而能够达到更高的工作效率。
坚持不懈是一种优秀的品质，但是在工作中，固执于解决不了的问题并不是一种合理的工作方式，相反，只会损耗机会成本。真正的职场高手能够巧妙地避开一些自己一时难以解决的问题。在碰钉子的时候，他们会暂且搁置问题，让头脑冷静下来，而不会应付了事地勉强找个似是而非的方法来搪塞。
美国的物理学家曾经做了一项有趣的实验。实验中，让两组人员演算24种简单的计算题，其中一组在时间截止之前做了一小段中止，另一组则是毫不间断地从头算到尾。实验结果显示，稍做中止的一组对题目的记忆，比起没有中止的一组要深刻许多。
而且，从没有中止的一组中还发现一个耐人寻味的结果——有把握的题目比没有把握的题目印象深刻；完全不会的题目比没有把握的题目印象深刻。换句话说，人的记忆力，对于那些没有把握的部分是最容易遗忘的，对完全不会而且没有勉强写上答案的部分则印象深刻。
从以上的结果我们不难发现，遇上困难时，勉强找出应付的答案并不明智，所以，不妨暂且搁置，留待日后解决。因为，一旦找个勉强的方法搪塞，那个问题便不易留存于潜意识中，因此很容易在日后错过找出好方法的良机。而且，应付式的方法一定不尽完善。既然如此，何不暂时将问题记下，走出思维定式的阴影，留待日后重新详细考虑呢？
遇上一时无法解决的难题时，不妨把它记录下来，暂且搁置一旁，或是把问题“存档”于潜在意识中，说不定什么时候就可以意外地得到解决的线索。
某知名企业家说，他在中学时代，就经常利用上床后尚未进入梦乡的空当解答数学上的难题。数学虽然是他的拿手科目之一，但总难免有解答不出来的时候。遇到这种情形，他不会固执地花上一两个小时，绞尽脑汁死命地非当场找出答案不可，而是将难题暂且记下来，着手进行下一个问题。等有时间的时候，再将问题重新思量。有时候灵感一来，难题便迎刃而解。当然，也有解决不了的时候，不过没有关系，只要它已经“存档”，往往就会在不经意间得到解答。
毕业之后，他依旧把握住“记下问题”的原则。
这样的工作方式，是聪明地对待问题的方法。
我们知道，强迫大脑工作，常常难以得到好的效果，因此，就需要顺应着大脑的工作方式。这种借着潜在意识解决问题的方法，不能说是靠运气，而是因为大脑在一定的放松的状态下，更容易受到启发的结果。
另外，每个人的能力不同，特长也各有所异，擅长解决的问题自然也不相同。有的问题对于一些人来说可能非常棘手，而对于另一些人却游刃有余。常常固执于解决不了的问题的人，有的时候也是对自己的能力估计不足。明明是自己不擅长的事情，却还是希望能够依靠自己的力量去解决，这样常常会让自己感觉工作非常辛苦却又收效甚微。
小王从本科的时候就一直是学习上的尖子生，常以优异的成绩获得奖学金，这也使她养成了独立解决问题的习惯，总是争强好胜，很少向别人请教。遇上难题的时候，苦思冥想、废寝忘食也要解决。
但是毕业参加工作之后，她常常发现事情并不是那么顺利。一方面，上司给的任务重、时间短，想要在短时间内解决一些自己并不擅长的问题非常费时间，而且效果也不好；另一方面，自己的能力毕竟有限，有的任务并不是自己凭借已有的知识和经验就能够解决的，常常是苦思冥想也得不到正确的结果。
有一次，小王在工作中又遇上了麻烦——有一项技术的指标总是难以达到，让她非常苦恼。那时正值五一假期，公司决定组织大家出游。正沉醉于工作中的小王也被同事们拉着坐上了去草原旅行的列车。
她一心惦记着工作，也没有旅游的心情。在车上，她的对面是一位老人，见小王一直闷闷不乐，就向她询问原因。当听完小王的诉说后，老人很快向她提出了几个改进意见，令小王恍然大悟。原来对面的老人就是公司中最有资质的技术主管。
旅行之后，小王重新拾起了手上的工作。由于旅行放松了心情，也因为有了前辈的指点，解决这项技术的难题很快便势如破竹。从此之后，小王不再拘泥于自己的研究和思考，而是遇到问题后及时跳出自己的思维定式，寻找更加有效的解决方式。
小王的这种困惑也许我们常常会有，而且，如果你是一个对自己要求比较严格的职员，也有着很强的上进心，这种困惑也会更加明显。
在学校的时候，我们总是习惯自己的问题自己解决，哪怕要用很长的时间，最终解决的时候也会很有满足感。工作中的满足感虽然有时也能通过这种方式获取，但是，这是一种低效能的工作状态，是不值得推荐的。
很多时候，我们对于遇上的难题总是有一种不解决不罢休的气势。这是一种勇于挑战困难的可贵精神。但我们同时也应当意识到，对于公司来说，效率是最重要的，只有在最少的时间内做好最多的事情，才是能够为公司创造财富的最好方式。
解决问题的方式有很多种，而钻牛角尖，陷在固定的圈子中也许永远没有结果，只有跳出来换个眼光或者方式对待，才可能有所突破。
学会简化问题的方法
在工作中遇到问题时，一部分人错误地认为，想得越多就越深刻，写得越多就越能显出才华，做得越多就越有收获，而全然不顾现实。
有这样一个故事：一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌，写着“约翰帽店，制作和现金出售各种礼帽”，然后请朋友提意见。第一个朋友说，“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复，可以删去；第二位和第三位朋友说，“制作”和“现金”可以省去；第四位则建议将约翰之外的字都去掉。青年听取了第四位朋友的建议，只留下“约翰”两个字，并在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后，收效甚好。
可见，“多”不一定就是好。很多时候，“多”是累赘，是画蛇添足，只会使人更忙，更没章法。在工作中，我们也应该学会把复杂的事情简单化，这样在更好地解决问题的同时，又能大大地提高工作效率，何乐而不为呢？
在一家公司里，有这样一条标语：“复杂的事情简单做，简单的事情认真做。”当我们能够把复杂的问题从简单的角度看清楚，这实际上就反映了一种思维的深度和高度。
有的问题看似复杂，但是解决的方法却简单到令人瞠目结舌，而这些方法也巧妙得令人难以置信。如此简单易行的方法，却并不是我们拘泥于难题中所能想到的，而是需要我们跳出思维的惯性，用一种全新的和独到的思考方式，才会有令人惊喜的发现。在很多名人身上，我们大都能看到这一点。
一天，爱迪生像往常一样在实验室里埋头做着实验。这时，他递给助手一个一边开口的梨形的空玻璃灯泡，说：“一会儿请告诉我灯泡的容量。”
助理听后赶紧陷入深思，紧锁眉头，低头工作了。
过了好半天，爱迪生问：“容量是多少？”
这时，助手正拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度，并拿了测得的数字伏在桌上计算。他根本没有听到爱迪生的询问。由于灯泡是梨形的，形状不规则，所以，计算起来十分困难。
看到助手还没有算出结果，爱迪生有些着急了。他说：“时间，时间，怎么费那么多的时间呢？”他走过来，拿起那个空灯泡，向里面斟满了水，交给助手，说：“把里面的水倒在量杯里，马上告诉我它的容量。”
助手立刻读出了数字。
爱迪生说：“这是多么容易的测量方法啊。又准确，又节省时间，你怎么想不到呢？”
助手的脸红了。
爱迪生对助手说：“最大的浪费莫过于浪费时间了。人生太短暂了，要多想办法，用极少的时间办更多的事情。”
这个故事看似简单，却能给职场人士一些重要启示，那就是：凡事应该探究“有没有更简单的解决之道”。
在着手从事一件工作时，要先动脑，想想这件事能不能用更简单的方法去做，而不是急急忙忙去动手，以致白白忙碌了半天，却解决不了问题。很多人凡事总习惯往复杂的地方想，认为解决问题的方式越复杂就越好，以致钻进“牛角尖”里出不来。事实上，学会把问题简单化，才是一种大智慧。
在某大学的一个研究室里，研究人员需要弄清一台机器的内部结构。这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。要弄清内部结构，就要弄清每一根弯管的入口与出口。大家想尽了办法，甚至动用了某些仪器探测机器的结构，但效果都不理想。后来，一位在学校工作的老花匠提出一个简单的方法，很快就将问题解决了。
老花匠所用的工具只是两支粉笔和几支香烟。他的做法是：点燃香烟，吸上一口，然后对着一根管子往里喷。喷的时候，就在这根管子的入口处写上“1”。这时，让另一个人站在管子的另一头，见烟从哪一根管子冒出来，便也写上“1”。照此方法，不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。
所以说，很多时候抛开所谓的专业的复杂思维，将复杂问题简单化，反而会得出意想不到的好方法。对于每个人来说，只要能把复杂问题简单化，工作便如闲庭信步；只要把事情看得简单些，生活便会敞开一条光明大道。
第一次就把事情做好
我们做事情最怕的就是辛辛苦苦了一场，等来的却是不合格，要求重做。工作中，第一次没有做好，多次返工的事情俯拾皆是。为了防止这样的事发生，最好的方法就是一次性把事情做好，避免以后修改或者是重做的麻烦，也防止了浪费时间。
管理学专家菲利浦·克劳士比很欣赏这样一个故事：在一次工程施工中，师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手，于是叫身边的小徒弟：“去，拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。过了许久才气喘吁吁地跑回来，拿回一把巨大的扳手说：“扳手拿来了，真是不好找！”
可师傅发现这并不是他需要的扳手，于是生气地说：“谁让你拿这么大的扳手呀？”小徒弟没有说话，但是显得很委屈。这时师傅才发觉，自己叫徒弟拿扳手的时候，并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手，也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些，可实际上徒弟并不知道。
第二次，师傅明确地告诉徒弟，到某间库房的某个位置，拿一个多大尺码的扳手。这回，没过多久，小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。
克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们，要想把事情做好，就要让别人知道什么是对的，如何去做才是对的。在我们给出做某事的标准之前，我们没有理由让别人按照自己头脑中所谓的“对”的标准去做。而我们在做事的时候，就要先明白做事的标准。
许多人也许都遇到过这样的问题：工作越忙越乱，解决了旧问题，又产生了新故障，在一团忙乱中造成了新的工作错误。结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错，浪费了大量的时间和精力，重则给公司造成了损失。
由此可见，第一次没把事情做好，忙着改错，改错中又很容易忙出新的错误，会使恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙，还会放大到让很多人跟着你忙，造成巨大的人力和物资损失。
在汤姆·布兰德里20岁进入汽车厂的时候，就想在这个地方成就一番事业。和其他年轻人不一样的是，他不仅抱着学习的态度工作，更抱着检验自己的态度工作。他常常想，如果每一个工人在负责自己的工作的时候，都能以最严格的要求来管束自己，不仅一次做好，更要一次做到最好，那么工厂的生产流程就会顺畅许多，质量也会精益求精。所以，无论是曾经接触过的流程，还是新的项目，他都会在做之前认真向有经验的工人请教，争取一次做好，绝不返工。
就这样，他从最基层的工作干起，在几年的时间里，他先后在工厂几乎每个部门都工作过一遍。更关键的是，他做什么事情几乎都能一次做好。
汤姆在基层一待就是五年。他的父亲对儿子的举动十分不解，他质问汤姆：“你工作已经五年了，总是做些焊接、刷漆、制造零件的小事，恐怕会耽误前途吧？”
“爸爸，你不明白。”汤姆笑着说，“我并不急于当某一部门的小工头。我是以整个工厂为工作的目标，所以必须花点时间了解整个工作流程。我要学的，不仅仅是一个汽车椅垫如何做，而是整辆汽车是如何制造的。更重要的是，在这些平凡的小事上面，更能考验我的耐力、我的能力以及我的潜力。每一次我都会要求自己一次做好，并且做到最好。这样，在日复一日小事的锻炼上，我练就的是扎实的基本功啊。”
当汤姆晋升到管理岗位上时，他曾经合作过的工人们也有了新的变化：他们在汤姆甘于做小事，并且什么事都力争一次做好、绝不留下隐患、绝不拖延的工作作风的熏陶下，自己也愈加严格要求自己。再加上汤姆作为管理者的严格要求，次品率下降，质量逐渐提升，工厂欣欣向荣。
成功者做事情只在乎“一次做好”，无论是具有挑战性的大任务，还是日常工作中的小细节。事无巨细，态度一致。因为他们更深刻地懂得，只有一次做好，才能避免回头弥补过去的失误，才能轻松上阵，一往无前。
“第一次就把事情做好”这个概念也许令人疑惑：怎么可能第一次就把事情做对呢？人，怎么可能不犯错呢？不是允许合理的误差吗？不是允许一定比例的废品吗？
然而，从一些知名企业的全面质量管理和准时化生产中来看，人们会惊奇地发现，原来，第一次就把事情做好不仅是可能的，而且是一定要做到的。
想想看，整条流水线上，每一个零配件生产出来之后马上就被送去组装。因为没有库存，任何一个环节出了质量问题，都会导致全线停产，所以必须百分之百地“第一次就把事情做好”。
总之，无论做什么事，都能尽善尽美地努力，以求得至美的结果，不仅能提高工作效率和工作质量，而且能够树立起一种高尚的人格。
给工作一个切实可行的计划
艾戈尔是德国的一位自由职业画家。当年从法国来到德国时，为了绘画艺术，他整天饿着肚子，竭尽千般努力，吃尽万般苦头，梦想着有朝一日能够出人头地当名画家。然而，经过数年努力，历经痛苦的挣扎，仍然事与愿违。一张又一张呕心沥血创作的油画无人问津，还是个口袋空空的落魄艺术家。这时，他才意识到，自己的想法和做法不切实际，必须换个前进方向，找到一种适合自己的生存方式，才能实现当名画家的理想。
艾戈尔经过观察发现，德国一般的传统家庭都很注重每天全家在一起的聚餐，并以此作为亲情交流的美好时光。为了营造共进晚餐时的气氛，虽然食品简单得可能只是些面包、果酱和香肠，但场面绝对高贵典雅——都要铺上餐巾纸，并根据不同的天气、当天的幸运色以及不同的节日来挑选合适的艺术餐巾纸。若是品尝东方茶，就配上东方茶具和绘有东方图案的餐巾纸；如果喝咖啡，则垫上印有咖啡豆的餐巾纸。因此，在德国，10张一包的艺术餐巾纸的价格一般都在4~5欧元，而且销售行情很好。
这时，艾戈尔有了自己的想法，决定改变自己艺术追求的方向。他成立了自己的餐巾纸设计公司，将法国人的浪漫充分体现在自己的纸巾设计作品中，将德国人的严谨应用到他的企业管理中。
经过十几年的努力，他终于从一个食不果腹的自由职业画家，成功地转型为一位设计师，尤其在艺术餐巾纸的设计和销售方面，更是声名远扬。现在，他正在考虑如何实现多年来想当著名画家的梦想。还想建立一个属于自己的博物馆，将他设计的所有艺术餐巾纸陈列出来，供人参观、收藏。
从某种意义上来说，成功是一门计划的艺术。你需要时时刻刻看清自己的条件和特色，给自己做一个认真的计划，找到可以让自己轻松前行的那条路。只有这样，才不会徒劳无功。
有一位房产商人，居然记不清自己手头到底有多少宗交易。他先是做一座建筑物的生意，接着增加到两座，后来范围更大了，扩展到别的业务。他回忆说：“刺激得很，我在挑战自己的极限。”
有一天，银行来了通知，说他扩张过度，冒了太大的风险，并停止给他贷款。
起初他怨天尤人，埋怨银行，埋怨经济环境，埋怨职员。最后他说：“我明白我没有量力而为，没弄懂欲速不达的道理。”
经过反思，他决定重定目标，发展他最拿手的生意——地产。他熬了好几年，终于又慢慢振作了起来。如今，他又是一位成功的商人，做事也更有分寸了。
任何事情都是这样，工作也不例外。很多人在工作中总是徒劳无功，他们看似忙忙碌碌，却一点儿进展都没有。辛辛苦苦干了很多，却仍然业绩平平。于是，他们开始抱怨说自己活得很苦，付出的努力换不回成绩。其实，出现这种情况，主要是因为忽略了对工作进行事先计划，而只是一味地蛮干。
无论做什么事情，我们都要提前有个计划。否则，每天疲于奔命却又无效，不仅自己辛苦，领导看了也会怀疑你的工作能力。
如果我们能够对自己即将开展的工作做个计划，弄清楚最应该做些什么，哪些又是不用做的，应该先做什么，后做什么。如果能够事先计划好任务，就会发现在行动起来后，可以节省很多时间。
美国总统罗斯福是一个非常注重计划的人。他时常把他该做的事都记下来，然后拟定一个计划表，规定自己在某时间内做某事。通过他的办公日程表可以看出，从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起，至晚上招待客人吃饭为止，整整一天他总是有事做的。
细心计划自己的工作，这是罗斯福办事有效的秘诀。每当一项工作来临时，他便先计划需要多少时间，然后安插在他的日程表里。他总是把重要的事很早地安排在办事程序表里，所以每天都能够把许多事在预定的时间之内做完。
需要注意的是，在制定日计划的时候，我们必须考虑计划的弹性。也就是不能将计划制定在能力所能达到的100％，而应该制定在能力所能达到的80％。这是因为每天都可能会遇到一些意外情况，需要将其考虑在内。
总之，要想成为一名出色的员工，我们就要先学会计划自己的工作。这样，才是一个真正高效率工作的人才。