第1章 工作效率——跳出瞎忙的迷宫（1）

刚刚步入工作岗位的你，工作会让你慢慢透不过气来吗？待办事项、计划和突发的琐事不停地积累，已经把你包围了吗？你是不是总是很忙，换来的却是老板的责骂？你是不是尽自己的最大努力做事，却忙而无功？如果是，那么，不是你没有努力工作，而是你没有掌握提高工作效率的方法，无意中浪费了你的生命。所以，要想在职场中获得成功，提高工作效率很重要，我们必须掌握它。

确定工作先后顺序，坚持要事第一

一个想成功的人首先要知道的不是工作的细节，而是确定事情的大致方向与优先级。例如，应该先确认好哪些事项，才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免其他流程的变动而必须一再地重做；各项流程之间应如何协调与整合等等。

一个人每天要面对许多工作，它们有的互相牵连，有的互不相关；有的很重要，有的不太重要；有的急需处理，有的不太紧急……哪一件事情都不能不做好。如何统筹安排好这些工作，是每个人都不得不面对的问题。

我们中的不少人就是由于没有掌握高效率的工作方法，结果被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高。

大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：

（1）先做喜欢做的事，不喜欢的事情最后做。

（2）先做熟悉的事，不熟悉的事情最后做。

（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。

（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，再做需要花费大量时间的事。

（5）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。

（6）先做别人的事，然后再做自己的事。

（7）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。

（8）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。

很显然，这些我们习以为常的做法，事实上不一定符合高效工作方法的要求。工作是以目标的实现为导向的，那么我们应当如何确定工作的顺序，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，应当先处理哪些事情，而哪些事项应延后处理，甚至不予处理呢？高效时间管理法的核心是先轻重，后缓急，而那些工作效率最高的人往往是那些对无足轻重的事情无动于衷，却将主要的精力放在那些较重要的事情上的人。

遗憾的是，在多数情况下，越是重要的事偏偏越不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划、甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。克服这一问题的法宝是：做要事，而不是做急事。

也许我们会认为，工作的重要性并不会影响自己的时间安排，时间总是能够挤出来的。但事实上，我们的精力有限，要做的工作也非常繁杂，对于工作中林林总总的事件，我们可以按重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序。

伯利恒钢铁公司总裁理查德斯·舒瓦普曾经为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望艾维·李能告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。

艾维·李说：“我10分钟就可以教你一套至少提高效率50％的最佳方法，那就是：把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，以次类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑后，叫你的公司的人也这样做。这套方法你愿意试多久就试多久，当你觉得有效的时候，给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”

经过一段时间的试验之后，舒瓦普填了一张25000美元的支票给李，并且坚持在后来的工作中使用艾维·李教给他的方法。五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“这次请教让我学会了坚持选最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”

高效工作的开始，就是你能否合理地安排工作的先后。真正的高效人士都是明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月，甚至一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。学会为工作的任务安排顺序，也许看起来只是很简单的事情，列一个时间表，仿佛就已经安排好了这一天的工作。但是，我们必须认识到，这个时间与任务的排序是否真正有效与合理。

计划的根本目的在于使人们能够在恰当的时间做恰当的事。卡耐基有句名言：“做正确的事比正确地做事更重要。”俗话说：“凡事预则立，不预则废。”在工作过程中如果能制定一份清晰、简单实用的行动计划，合理安排工作时间，形成井然有序的工作作风，那将大大提高工作效率。

商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”所以说，当我们确定了事情的重要性之后，习惯把每一天、每一周甚至每个月、每一年的事情与任务安排好，这对于我们成就大事是非常关键的，因为它会让我们每时每刻集中精力处理要做的事，让我们做得更出色。

告别穷忙，把浪费的时间找回来

职场中，“最近比较忙”几乎成为大家的口头禅，人们似乎总有着做不完的事情。但是，很多整天忙忙碌碌的人却没有取得应得的业绩，从头到尾都是在“瞎折腾”。

美国的时间管理之父阿兰·拉金曾经说过，勤劳不代表有完美的结果，要学会聪明地工作。一个人只有善于利用时间，善于针对问题投入时间，才能够提高效率，成为辛勤劳动的受益者。下面这个例子可能会给那些每天忙忙碌碌却还是没有业绩的人一些启发。

担任公司会计的小林最近比较烦，老板催着要公司各部门的年度数据统计，疲于应付的小林只好加班加点。其实，工作量并不算太大，只是小林是个十足的聊天狂人，不能很好地控制自己的时间。

每天上班，他的第一件事就是浏览各大网站的娱乐新闻和经常泡的八卦论坛，之后还忍不住与好友在网上交流一番。有时，在他好不容易快计算出一项数据时，手机又响了，电话那头的好友在第一时间告诉她：某商场下礼拜举行周年大促销！兴奋的小林一下子又聊个够，耽误了很多工作时间，也经常因为工作没有按时完成而受到责备。小林感到很困惑：为什么自己平时总是那样忙，却总是没有好的结果呢？

就像小林一样，很多人尽管非常希望能不被人打扰，好好工作，但是他们的自控能力实在令人堪忧。任何信息都能够吸引他们的注意力，结果，脑子一片混乱，手上也没有像样的工作成果。

要杜绝这种情况，一方面需要从我们平时的工作习惯入手，让自己能够在排除干扰的情况下踏实地工作；另一方面，这与自己的工作缺少规划和安排也有很大关系。

我们往往有无数忙碌的借口，但是看看我们周围那些每天勤勤恳恳的人们，有多少是最终成功的人士呢？我们中的大多数都是在用忙碌打发时间，而并非用心在工作。

勤勤恳恳做的都是无用功，这也可能导致怀疑和否定自己的能力，对工作畏惧、拖延，从而引发自卑、情绪低落等恶劣的心境。工作的效率就是良性循环，这种循环就是从你对自己的时间有了更有目的性的分配开始的。

美国著名的管理学者杜拉克在一家银行当顾问时，发现这家银行的总裁是很善于管理时间的人，也就是说，他有着极强的时间观念，非常注重自己的工作效率。他对所有无意义的事情都有意忽略；不追求完美，但追求办事效果；对那些不重要的事情坚决说“不”。

杜拉克每月都要同这位总裁谈一次话。谈话中他发现，总裁每次总是与他谈1小时30分钟，而每次晤谈，总裁事先都有充分的准备，所谈内容每次仅限为一个题目。每当谈话时间进行到1小时20分钟时，总裁总是这样对他说：“杜拉克先生，我看我们该做个结论了，也该决定下一次谈什么题目了。”1小时30分钟一到，他马上就站起来握手告别。

研究发现，浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延、没有预约就去拜访等。这些内在因素都是人为因素，而人为的因素绝大多数取决于心态和习惯。因此，解决之道就是培养自己更积极的心态，养成良好的习惯，做到自律、自觉，以诚实负责的心态来面对自己。

日本某著名百货公司宣传部的一位年轻职员为了进行市场调查，来到纽约。当他想到自己应该有效地运用自由时间时，就直接跑到了纽约某个著名犹太商的百货店，贸然敲开了该公司宣传部主任办公室的大门，向秘书小姐说明来意。

秘书小姐问道：“请问先生，您有预约吗？”这位青年一愣，但马上滔滔不绝地说：“我是日本某百货店的职员，这次来纽约考察。因为我对工作特别热心，所以特意利用空闲时间，来拜访贵公司的宣传部主任……”

“对不起，先生！”秘书打断了他的话。就这样，这位职员被拒之于大门之外。

时间就是金钱，浪费时间就等于浪费生命。因此，我们要学会妥善安排自己的时间。

要想克服浪费时间的坏习惯，就要妥善安排好每天的工作。一般来说，当你不知道自己为什么忙碌的时候，你对时间的投资多半是没有收效的。正是对于时间利用的明确，才能让你将每一寸光阴用于必要的地方。所以说，要把浪费的时间找回来，关键是需要弄清楚自己需要做的是什么，以及在什么时间段需要做什么，让每一秒都被有计划地利用。

养成整理办公桌的习惯

办公桌上杂乱无章，你会有什么样的感觉？觉得自己有堆积如山的工作要做，可又毫无头绪，好像根本没时间或者做不完一样。面对大量的繁杂工作，你无法感受到工作的轻松和快乐。

要知道，很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作中的大量劳动，而是因为你没有良好的工作习惯，不能保持办公桌的整洁、有序，从而降低了工作效率，加重了你的工作任务，影响了你对工作的乐趣。

芝加哥西北铁路公司前总裁罗兰·威廉姆斯每天埋头在办公室里，处理着没完没了的工作。他第一次到德萨尔诊所的时候，已处在精神崩溃的边缘。他的脸上写满了焦虑、紧张。

他告诉医生，在他的办公室里有三张大写字台，上面堆满了东西，他每天都把全部的精力投入到工作当中，可工作似乎永远都干不完。

在与德萨尔仔细地交谈以后，他回到办公室的第一件事就是清理办公桌，最后只留下一张写字台，并要求自己当天的事必须当天处理完毕。从此，就再也感觉不到没完没了的工作压力了，工作效率也提高了，身体也逐渐恢复了健康。

威廉姆斯深有感触地说：“一个桌上堆满很多文件的人，若能把他的桌子清理开来，留下手边待处理的一些，就会发现他的工作更容易，也更实在——我称之为家务料理。这是提高效率的第一步。”

威廉姆斯的做法告诉我们，不管你有多么忙，也要把办公桌收拾得整洁、有序。在每天下班之前，要养成整理办公桌的习惯，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按顺序放置并保持桌面的整洁，这样做会使你繁重的工作变得有条不紊，充满乐趣。

清理办公桌有一种被称为“四分法”的有效方法，希望大家可以借鉴。

在一张空桌子（不是你正在用的桌子，而是另外一张）或者地板上，按顺时针方向划分为四块地方。

在第一个四分之一的地方存放你准备丢弃的东西，最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是多余的、用不着你今后再处理的。

第二个四分之一的地方容纳你可以转给别人去处理的文件。

在第三个四分之一的地方存放最近必须由你亲自处理的文件。只有你自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该如何处理。这堆文件需要你特别关注。

第四个四分之一的地方有些特殊，这里只存放那些你工作中马上就要处理的文件。

如果能够严格遵守上述的原则，“四分法”就会百试不爽：不搞一个过渡的文件堆，每份文件只处理一次，不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。

如果你到华盛顿的国会图书馆去，就会看到天花板上漆着著名诗人波普写的一句话：秩序，是天国的第一条法则。所以，我们每天下班后，一定要抽出十几分钟时间，将自己的办公桌桌面整理一遍。批示完毕的文件，要转交出去，不能在自己手里过夜；暂时没有用的文件，要存入档案柜，绝不能杂乱地堆在眼前；需要处理的文件，要整理好放在办公桌显著的位置，绝不能对待办的事情心中无数。然后，在整理完毕的桌前，认真总结一遍今天的工作，计划一下明天的工作。如果能每天坚持这么做，就一定会有收获。

整理好自己的桌面，其实是一个打理工作的过程。将批示文件转出去，就是不要让紧急事件在自己这里搁置。往往一搁置，就很容易忘记，很容易造成重大失误。

将无用的文件存起来，就是不要让过去的事情、没用的东西占据自己有限的大脑，而感觉还有许多事情要做，从而产生紧张情绪，造成不必要的负担。这对心理、工作都没有好处。

将待办文件整出来，就是别让日后的工作盲目无序，一定要分清轻重缓急，做到心中有数，这样各项工作才不会拖、不会误。

整理好自己的桌面，其实也是一个打理心情的过程。一天的紧张工作结束后，难免会头昏脑胀、心绪烦乱。看着摆满一桌的文件、纸张，定会感觉今天的事没有做完，明天的事没有头绪。日积月累，有用的、无用的、紧急的、稍缓的……各种事情就不光占满桌面，更占满了整个大脑。心情紧张、失去信心将无可避免，工作效率不会提高，收获成功更是无从谈起。

如果能腾出十几分钟，整理一下办公桌，梳理一下工作计划，舒缓一下紧张心情，然后在整洁的环境里深呼吸、踱几步，做一个认真的思考、简单的放松，心情愉快地结束今天，信心满怀地开始明天，那工作质量不提高都会是不可能的了。

细细品来，这整理的对象还可以拓展一下：

定期整理一下电脑里的程序和文档，该升级的升级，该杀毒的杀毒，该备份的备份，该清理的清理，这样电脑运行会更迅捷，效率会更高。

定期把办公桌收拾得干净整洁，井然有序。例如，如果办公桌上零碎的小东西太多，最好的办法就是买一个收纳盒，把办公用具、名片、便笺纸等小东西分类放进去，这样不仅方便使用，也能让办公桌显得整洁很多。

……

总之，一个小小的习惯，一次短短的整理，意义非同寻常，这将是你迈向成功、保持快乐的起点。我们不妨接受这一提议，并渐渐地养成习惯，相信定会有意想不到的收获。