第二章 独立学院图书馆管理的目的及任务

第一节 图书馆管理概述

一、图书馆管理的对象

概括地说，现代图书馆管理的对象就是图书馆系统。根据系统论的观点，世界上一切事物都可视为系统。在一个系统内可有若干个子系统，只有每个子系统都达到最佳效果，整个系统的管理才处于最佳状态。图书馆管理包括微观管理和宏观管理两个部分。微观管理是对于个体图书馆的管理，宏观管理则是对社会图书馆事业体系的管理。

现代图书馆系统是由人员、文献信息、建筑、设备、经费、技术方法等要素构成的。这些构成图书馆系统的要素就是现代图书馆管理的对象。现代图书馆管理的目的，就是根据图书馆的既定目标，合理地组织这些要求，并择其最优的组合方法，使之成为一个互相联系、互相制约、互相促进的有机整体，最大限度地提高图书馆系统的功能，为广大用户服务。

图书馆系统，是图书馆工作作为一种社会分工而独立存在之后，人工构成的一个子系统。它是一个开放系统、与外界不断有物质、能量和信息的交换。人类增长的信息知识以及大批人力、物力、财力的投入是系统的输入；对外界提供的各种文献信息和服务是系统的输出；正是由于图书馆系统的开放性，它才有可能形成有序结构，而为社会所利用。

二、图书馆管理的特征

现代图书馆管理，在方法上是管理过程的系统化。系统化管理是现代图书馆管理最本质的特征。这个本质特征把现代图书馆管理同传统的行政管理和经验管理区别开来了。从传统的行政管理和经验管理到系统化管理经历了一个由简单到复杂、由低级到高级的发展过程。系统化管理是图书馆管理的最新阶段，它具有以下三个显著的特点：

1．整体性

把图书馆看成是一个系统，图书馆的一切活动被看成是一个整体。要使图书馆的一切活动处于良好的运动状态，应具备以下条件：

第一，必须有现代的管理思想。要有效地实行现代图书馆管理，就不能因循守旧，安于现状，故步自封，津津乐道于已有的管理经验，而应该不断学习，勇于创新，开拓图书馆工作和图书馆事业建设的新局面。

第二，必须有科学的方法和手段。应当对图书馆系统各层次、各环节进行质的划分并规定量的比例，逐步建立起图书馆系统各层次、各环节的数学模型，保证系统管理的有效实现。要根据工作目标和工作环节的分解，实行定额管理。工作定额是指每个图书馆工作人员在一定的时间内，保质保量地完成一定的工作量。实行定额管理是图书馆劳动组织的一个重要内容。通过实行定额管理，可以提高工作效率，保证工作任务的完成。另外，要辅之以行政管理和经济管理等多种管理手段，推动图书馆管理水平的不断提高。

第三，必须有严格的规章制度。要使图书馆系统正常运行，必须有严格的规章制度，否则，工作无依据，办事无准绳，奖罚无根据。

第四，必须有统一的业务标准。图书馆的各项业务活动必须规格化、条例化。

第五，必须有合理的智力结构。所谓合理的智力结构，就是图书馆从业人员的学科结构要合理，既要有图书馆学人才，也要有自动化技术人才，还要有其他各专门学科的人才。此外，各层次人才要成比例。有研究者经过调查研究和科学分析后，认为对图书馆业务人员而言，应当建立1∶3∶9或1∶5∶15的人才结构比例，即一名高级馆员配3～5名馆员，一名馆员配3～5名助理馆员。但是，图书馆的类型不同，性质不同，基础不同，智力结构也应各有不同。

以上五个方面，是构成图书馆活动整体性的基础。在管理过程中，要注意处理整体与局部，物力与财力，定量分析与人的主观能动性等各方面的关系。

2．关联性

图书馆系统中的各个环节、各个层次都是相互关联、互为因果的。因此，在解决问题时要十分注意事物的因果关系。例如，拒借率是图书流通工作中存在的重要问题，但产生拒借率，有文献信息资源建设工作方面的原因，有文献整理与目录组织工作方面的原因，有流通借阅工作方面的原因。要全面地分析各个工作环节造成拒借的具体原因，加强全馆各部门业务工作的联系和协作，建立岗位责任制，才能从根本上降低拒借率。

3．均衡性

图书馆系统是一个运动系统。在运动过程中，不仅要取得与外部环境的平衡，而且要取得动态的体内平衡。所谓图书馆与外部环境的平衡，即要求图书馆的全部活动目的都要与一定社会的政治、经济、科学及文化教育的发展相适应，从而满足多层次的社会需要。所谓图书馆内部的平衡，即要求各子系统的目标必须服从图书馆系统的总目标，保证图书馆与外部环境均衡的实现。如：目录组织体系与馆藏文献组织体系间的平衡，备查性文献与流通性文献之间的平衡，建筑设备与日益增长、类型复杂的文献资料之间的平衡，人员配备与各项业务工作的需要之间的平衡等。总之，要努力实现图书馆系统各环节、各层次协调均衡的发展。

综上所述，整体性、关联性、均衡性共同构成了现代图书馆管理的特征。它要求把图书馆看成是由许多既有分工又互相联系、互相依存的要素的统一体。图书馆管理必须从全局出发，而不是从局部出发；分析管理过程中的问题应顾及图书馆系统内各环节、各层次之间的固有联系，而不能把相关的环节割裂开来去解决管理问题。

三、图书馆管理的意义

图书馆管理是图书馆事业发展所提出的要求，其重要意义在于：

1．图书馆管理是图书馆工作的整体性和图书馆事业具有全国规模的需要

图书馆工作是在科学发展的社会进步的推动下不断向前发展的，它自身同样经历着又分化又综合的过程。在科学文化信息交流系统中分化出图书馆系统，图书馆系统又分化成各种子系统和二级子系统；这些子系统和二级子系统又互相依赖，互相制约，不可分割，共存于图书馆系统的统一体中，共同完成向社会提供文献信息的任务。

当今，图书馆工作结构日趋复杂化，这使得图书馆的管理问题显得特别重要。科学有效的管理是图书馆工作顺利开展的基础。没有科学有效的管理，必然导致图书馆的分散、重复、混乱和浪费。图书馆工作的水平，说到底，就是科学有效地管理图书馆工作的水平。

随着人类社会的进步和科学文化的发展，图书馆的数量不断增多，类型不断增加，同用户的联系面更加广泛。这说明图书馆已不是孤立的单个的存在，而是一个社会化的有机的整体。因此，需要通过管理密切图书馆与图书馆之间、图书馆与用户之间的联系。

图书馆事业是由不同类型的图书馆组成的。要使具有全国规模的图书馆事业布局合理，使之协调而又有计划地发展，必须对全国图书馆事业实行科学有效的管理，以便把丰富的文献信息资源当做全社会的共同财富，有效地加以开发和利用。

2．图书馆管理是有效利用信息资源的需要

信息广泛存在于自然界和人类社会，包括自然信息、生命信息、社会信息和机器信息。对于人类来讲，每时每刻都在传递和接受着大量的信息，其核心是知识。信息是动态的概念，它只有在流通中才能发挥作用。只有运用科学的方法加以管理，信息的价值才能得到有效的体现。

当前社会中，文献是主要的信息来源，是信息存在的一种物质状态。在文献量激增的当代社会里，要求图书馆对数量庞大、内容复杂的文献资料进行准确的挑选和科学的整理加工，以便及时将信息传递到用户手中，没有对文献信息资源科学有效地管理是根本不可能做到的。所以，科学有效的管理是有效利用信息资源的前提。

3．科学有效地管理是实现图书馆工作现代化的需要

图书馆组织管理的有效性和科学性，既是图书馆工作现代化的需要，也是实现图书馆工作现代化的基础，没有图书馆组织管理的科学化，也就无法实现图书馆工作的现代化。例如，要建立起拥有先进的技术和设备、能够迅速准确地将文献信息资料传递到用户手中的信息网络，就必须加强对图书馆工作和图书馆事业的科学有效的管理。没有科学有效的管理，不提高图书馆管理水平，即使有了先进技术和设备，也不能充分发挥作用。现代化信息网络的建设及其作用的发挥，不仅取决于现代化的技术设备，而且取决于图书馆管理的水平。

四、图书馆管理的原则

高校图书馆的管理原则，是高校图书馆的管理人员在管理高校图书馆的过程中必须遵循的客观规律，以及据以观察和处理各种问题的准绳。高校图书馆的管理人员用于管理活动的指导原则，可以分为两大类：一是总原则，二是基本原则。

“一切为读者”是图书馆管理的总原则。所谓图书馆管理的总原则，是指适用于所有图书馆（当然包括普通高校图书馆和独立学院图书馆)，同时处于统率地位，发挥决定性作用的那种管理原则。

从图书馆发展史不难发现，图书馆在适应社会需要的过程中产生，又在适应社会需要的过程中发展。这就是说，社会需要既是图书馆产生的原因，又是图书馆发展的动力，离开了社会需要，便没有图书馆的产生和发展。图书馆满足社会需要的基本内容就是“为读者服务”。事实上，图书馆里的每项工作，无一不是为了读者——为读者而采访、分编、流通、阅览、参考、咨询、情报、宣传和辅导等，就连党、政、工、团、妇工作，归根到底也都是为了读者。总而言之，“一切为读者”，这是图书馆全部工作的出发点并表现于行动的过程和归宿，它也是各种类型图书馆开展各项工作的唯一宗旨和必须遵循的总原则。被誉为印度图书馆学之父的阮冈纳赞在其《图书馆学五定律》中自始至终几乎每一条都贯穿了“一切为读者”的服务精神。

第一定律——“书是为了用的”。为谁用？不是为少数人用，而是“为一切读者”。阮冈纳赞不厌其烦地回顾了图书馆从封闭到开放的既漫长而又值得骄傲的光荣历程：第一步，把封锁图书用的锁链摘除掉，向少数人开放。尽管是“少数人”，但是，这是从“封闭”到“开放”迈出了革命性的一步，这是图书馆发展史上的一个重要里程碑。第二步，图书馆只向付得起钱的所有人开放。这里，虽然附加了“付钱”的条件，但是，在实际上，这样规定以后的读者较之以前的“少数人”数量是增加了。第三步，藏书向所有读者免费开放，但只限于“室内阅览”。虽然只采取“内阅”方式，但是，藏书是向所有读者“开放的”，而且又是“免费的”，这不能不说是一个不小的“飞跃”。第四步，向少数读者实行“外借”服务。值得指出的是，这里的“少数人”并不意味倒退，这是因为，除向所有读者提供“内阅”服务以外，同时又向“少数读者实行“外借”，这又是一大进步。第五步，向所有付得起费用的人实行“外借”，这样就又扩大了“外借”的读者范围。最后，第六步，免费向一切读者提供“外借服务”。不难看出，图书馆开放的整个过程贯穿了一条基本精神，这就是“一切为读者”。

今天，现代图书馆不但做到了“一切为读者”，而且还在遵循着列宁的教导：“一切为读者，为一切读者，满足读者对图书的一切需要”。第二定律——“每位读者有其书”，第三定律——“每本书有其读者”和第四定律——“节约读者的时间”，四条定律都始终围绕一个中心，这就是“读者”，让每本书都为读者所用，让所有读者都有书读，而在为读者提供服务时，又要节约读者的时间。简言之，图书馆开展的每项工作都在为了读者的根本利益能够在最短的时间里卓有成效地满足读者的阅读需求。第五定律——“图书馆是一个不断生长着的有机体”，这恰恰说明，图书馆只有始终不渝地坚持“一切为读者”这个办馆的总原则，它才能在服务中求生存，在服务中求发展。对于高等学校图书馆来说，“一切为读者”，就是一切为教学、科研服务，并把这一条放在一切工作的首位，牢固地树立起“为教学、科研服务工作的好坏是衡量一所高校图书馆工作好坏的唯一标准”的思想观念。在这个问题上，不能喧宾夺主，不能本末倒置，不可有丝毫的动摇。尤其是高校图书馆的管理者，对这个问题，必须有一个清醒的认识。

高校图书馆在贯彻其总原则的过程中，不但要联系高校的实际，体现其特点，而且要把总原则具体化。总原则和具体原则是整体和局部、共性和个性的关系。总原则是指导具体原则的，而具体原则是由总原则决定并为之服务。具体原则实际上是对总原则的具体体现和补充以及进一步运用。为此，高校图书馆除遵循“一切为读者”这一总原则外，还应贯彻以下几项具体原则。

1．全面管理

所谓全面管理，是指高校图书馆管理者对图书馆不但要在业务工作方面，而且还要在政治思想、机构设置、建筑设备、经费开支、学术研究、公共关系、安全保卫、清洁卫生、环境美化，工作人员的配备、选拔以及业务技术工作的标准化培养（即包括统一分类、统一编目、统一数据存储格式和信息交换标准等)等各个方面实行科学管理。“全面管理”又是“全过程管理”，即不但在过程的初始阶段，而且在执行阶段，以致最后完成阶段等都要实行科学管理。倘若忽视全过程中的任何一个阶段，都不会收到预期的管理效果。尤其要切忌虎头蛇尾、前紧后松。为要实行科学管理，高校图书馆的管理者就必须树立全局和全面观点。胸中装的是全校文献情报大系统，心里想的是整个系统的全面工作，手中抓的是管理活动的多方面、全过程。只有这样，才能够更有效地实现管理目标。

2．民主管理

这是我国图书馆事业管理的又一重要原则，也适用于所有高校（包括独立学院图书馆)的管理。所谓民主管理，就是吸收图书馆工作人员和读者代表参加图书馆的管理工作，图书馆可以建立有馆员和读者代表参加的民主管理组织。建立这个组织的目的是促进图书馆的管理水平，它在图书馆管理中起着参谋作用，其任务是：①对图书馆工作提出合理化建议和改进意见；②督促图书馆工作计划的执行；③对专业人员的安排和使用提出建议；④对领导干部的工作进行监督等。

实践证明，民主管理是图书馆实行科学管理的重要保证，是激励群众的重要手段，是推动图书馆工作改革的有力武器。因此，它是图书馆管理的一条重要原则。这一条带有普遍性的管理原则在高校图书馆的管理中有着特殊的内容，因而显得更为重要。当然，我们讲的“民主管理”，并不是绝对的、极端的民主管理，而是有组织的集中指导下的“民主管理”。

3．计划管理

图书馆的计划管理就是要发挥工作计划在管理过程中的作用。工作计划是根据客观实际情况和工作任务的要求，预先确定开展工作的目标、措施和步骤以及方法等。工作计划可分为全馆计划、部门计划或某一项工作的专门计划。制订计划必须从实际出发，留有余地。在执行计划的过程中要随着客观情况的变化对计划作适当的修改。如果工作无计划，就不能有效地组织业务活动。因此，正确地制定和执行各种工作计划是图书馆管理中不可缺少的环节。

4．注重经济效果

注重经济效果，就是要研究如何合理地使用人力和经费，最充分地发挥图书馆各种设备和能力，建立最优化的文献信息资料的收藏系统和服务系统，以及与之相适应的各种科学的规章制度和条例。要力求用最少的经费补充读者最需要、最有使用价值的文献资料，用最经济的劳动加工整理各种文献信息，用最快的速度为读者提供各种资料，并使图书馆的各种设备最大限度地发挥作用，从而保证图书馆各种活动的最大效能。这些应该是图书馆管理所追求的目标。人力、物力、财力和时间的浪费以及无效劳动，都是与图书馆管理的原则不相容的。

五、图书馆管理的方式、方法

管理原则不是也不能取代管理方式方法，它不能直接用于具体的管理过程。要管理，就要采取一定的方式方法，采取某种管理形式。一般来讲，高校图书馆主要运用以下方式方法进行管理。

（一）行政管理

这是利用一整套严密的组织机构，通过行政命令直接对管理对象产生影响并对执行者具有强制力的管理方式，其主要表现是通过法律、法规和政策、规章制度和领导指示、决议等对管理对象、管理过程进行直接的行政干预。行政管理的关键在于立法。图书馆立法是其工作得以顺利开展，图书情报事业得以健康发展的法律保障。

行政管理具有以下特点：权威性，即在很大程度上依靠行政管理者的权威和权力发挥作用；强制性，当然这种强制性与法律方式的强制性在程度上是不同的；稳定性，因为行政管理系统具有严密的组织机构，统一的目标、统一的行动、强有力的调节和控制能力，因而对外界干扰具有较强的抵制作用，因而它有稳定性；针对性，行政命令发布的对象和命令的内容都是有针对性的；垂直性，指“条条”管理，即行政命令沿纵向直线（垂直)传达执行。

行政管理方式的优点：

（1)便于集中统一管理。这是行政管理方式的基本优点，它可以使大系统达到“三个统一”（统一目标、统一意志和统一行动)，显然，对于包含诸多分系统的高校图书馆这个大系统来说，采取行政管理方式有助于贯彻高校图书馆管理的各条原则。

（2)便于发挥管理职能。强有力的、具有权威性的领导运用行政管理方式，才能有效地发挥决策、计划、组织，控制等职能作用。高校图书馆的组织机构较严密，各司其职，层层负责，是实行行政管理的有效保证。

（3)便于其他管理方式的实施。行政管理方式与经济管理相辅相成，行政管理又是计划管理、目标管理等方式的互为补充，是其他管理方式实施的重要保证。

（4)便于处理特殊问题。行政管理方式的一个突出优点是针对性比较强，因此，它便于处理特殊问题以及管理活动中出现的一些新问题。倘若发生突发事件，比方说贵重书刊或仪器设备被盗，下雨漏水危及书库等，就要依靠行政管理方式采取应急措施。

（5)便于灵活处理问题。由于行政管理方式具有权威性和针对性等特点，所以，它又具有弹性或灵活性的优点。在总的目标之下高校图书馆的管理者可以因时因地、因人、因事之不同而采取灵活多样的手段妥善处理各种问题。

由此可见，行政管理在高校图书馆的管理中是不可缺少的重要方式。

（二）经济管理

这主要是一种按照客观经济规律的要求，运用经济手段来进行管理的一种方式方法。图书馆的管理离不开经济而且要受经济规律的制约，它的所有活动几乎无不以现实的经济条件为转移，因此，图书馆管理者必须学会运用经济管理的方式来管理图书馆工作。在高校图书馆的管理中采用经济管理方式是顺应时代发展的需要。而且至今仍然不是主要的管理方式。随着改革、开放政策的普遍实施，凡是与经济有联系的单位和部门以及带有经济性质的工作，都开始注意运用经济手段，把劳动集体与个人的物质利益同工作联系起来，从而调动了馆员们的积极性。

（三）计划管理

始于计划，终于完成，这是任何一项工作的必然过程。因此，高校图书馆的管理者总是在实施管理之前，就制订出一套切实可行的计划。从制订计划，实施计划，再到检查计划的执行情况并据此进行调整，直到最后实现计划的预期目标，这是实行计划管理的全过程。

计划管理是搞好高校图书馆科学管理的重要基础，是顺利完成高校图书馆各项任务的重要条件，是调动工作人员积极性，提高服务质量和服务水平的可靠保证。

（四）目标管理

目标管理就是图书馆确定了一定时期的总目标以后，将目标层层分解，首先分解为各部（组)的分目标，然后再进一步将分目标分解为个人的小目标，并依据目标，组织实施，包括检查、评比、奖惩等，从而激发职工的积极性，使图书馆上上下下以及各部（组)都为既定的目标而努力，以确保预期目标的完成。这种管理称为目标管理。

目标管理的基本特点就是一切围绕目标，以目标为起点，以目标为方向，以目标为终点，并以目标作为评价管理的标准和依据。目标的贯彻实施，关键在组织，而组织的关键在授权。只有全馆人员都做到各在其位、各行其权、各司其职，才能各尽其责。

（五）系统管理

所谓“系统管理”，就是将管理对象作为一个系统，应用系统的方法，借助计算机等工具所进行的管理活动。简言之，就是应用系统论所从事的管理。其基本原理如下：

1．整分合原理

系统的一个重要特征是它的整体性。整体又是有部分组成的，即一个系统是由许多子系统组成的，而子系统是由许多要素构成的，因此，由各子系统所组成的大系统的功能要大于它们各自功能的总和。正是由于这一原理，决定了系统管理在现代管理中的重要地位。整体由部分组成，部分的有机组合又构成整体，在整体规划下进行分工，又在分工基础上进行有效的综合，从而取得最佳效果。这就是“整分合原理”。因此，高校图书馆的管理者首先要抓住工作的大目标进行“综合治理”。系统具有层次性，各子系统又都具有自己的功能和独特的任务，彼此分工明确。但是这种分工又不是分家。整体目标就是靠各子系统的分工与合作来完成的，这就是整分合。因此，高校图书馆的管理者要有全局观点，但又不能轻视局部，如果只强调整体而忽视了局部，或只重视一部分人的积极性而忽视了另一部分人的积极性，甚至损伤了一些人的利益，那就好比是一个木桶，由于中部出现了漏洞那怕是一个小孔也只能当半个木桶用，如果这个漏洞或小孔位于木桶的底部，那么，整个木桶就不能用。这就是所谓的“木桶效应”。

2．互补原理

管理学认为，一个由两个或两个以上的人组成的集体，他们中任何一个人都不可能单独完成其总体目标，如果他们结合在一起共同努力，互相补充，就能成功，这就是“互补原理”。实践证明，没有哪一个集体或组织在其内部互相拆台、内耗丛生的情况下能够把工作干好的。

因此，高校图书馆的管理者必须搞“补台”，馆长与书记要互补，馆长与副馆长要互补，部主任之间要互补，组长与馆员、馆员与馆员之间等等都要互补。为此，要做好协调工作，大家密切配合。否则，大家就会互相牵扯、彼此抵消。总之，应该求“矢量和”，弃“矢量差”。互补的内容是多方面的，几乎贯穿在图书馆工作的一切方面。仅以采访工作为例，它不仅要同分类、编目、典藏、外借、内阅、参考、咨询等工作必须互补，而且采访工作内部也要“互补”。图书采购与期刊采购互补；中文书刊采购与外文书刊采购互补；公开预订与内部征订互补；补充和剔除、采购与交换等等都要互补。

3．反馈原理

所谓“反馈原理”，就是控制系统把信息输送出去以后，又把它的作用结果再反馈回来，以便同原定目标进行比较，发现偏差，及时纠正，以达到预期的目标，这就是反馈原理。原因产生结果，结果又构成新的原因，新原因又会产生更新的结果，而反馈正是在原因和结果之间架起桥梁，在因果性和目的性之间建立联系。

4．封闭原理

一个系统内部，就其管理手段来说，必须构成一个连续不断，首尾封闭的回路，才能构成有效的管理运动，才能对信息进行有效处理，实现管理目标，这就是“封闭原理”。因此，高校图书馆的管理者必须把自己的工作建立在不留缺口或漏洞的基础上，使管理工作具有严谨性和周密性。为此，在机构设置上要封闭，有决策机构（指挥中心)、执行机构（管理职能部门)，监督机构、接受机构（任务的执行者)和反馈机构，保证信息畅通无阻，正向流通、高速流通和准确流通，达到预期目标；在工作上也要封闭：有布置，有要求，有检查，有纠偏，有总结；在制度上也要封闭：有表扬和鼓励，也有批评和惩罚。这样才能确保整个系统像一部完好的机器一样，正常运行。

5．能级原理

任何系统不但都具有能量，而且由于系统内部的层次性，因此，不同层次的能量是不同的，至于每个层次上的各个要素的能量更是千差万别的。要使整个大系统的能量得到最大的发挥，就必须让每一个子系统以至每个组成要素的能量都得到最大限度的发挥。要使各子系统的能量都达到最大值，就需要使每个子系统都处于最佳状态。

因此，高校图书馆的管理者必须善于了解每个工作人员的特点（包括优点和缺点)，并使其扬长避短，让每个子系统乃至每个工作人员都“在其位、谋其政、行其权、尽其职、立其功、取其酬、获其荣”，当然，如果违反规定而造成损失，则要“惩其误”这也是构成一个封闭的回路。

6．弹性原理

办事留有充分的余地，管理保持足够的弹性，看起来好似怕出问题，实际上，只有担心出问题，采取预防措施才能不出问题或少出问题。科学管理也不可能预见到未发生的一切，作出完全符合客观发展的决策，但它却要能够按照预定目标的要求及时地修正出现的偏差，确保航向不变。

因此，高校图书馆的管理者在制订计划、确定目标时，要留有一定的余地，保持一定的弹性：要多几种方案，多几番考虑，多几套办法，多几手对策，这样就较少被动、较少失误。

（六）定额管理

定量管理是现代科学管理的重要方式，目前图书馆在实行定量管理中，采取的主要方式方法是“定额管理”。所谓图书馆工作的定额管理，是指在调查研究的基础上对各项工作进行科学分析从而制定出符合实际的数量指标，要求工作人员在指定的时间内保质保量地完成任务。由此可见，定额管理的核心问题是合理定额，换句话说，定额管理成败的关键就在于定额的科学性和合理性。

1．定额管理的作用

定额管理对以往的经验管理来说，无疑是一种挑战，由于它冲破了小生产方式的束缚，清除了“大锅饭”的弊病实行“奖勤罚懒”，从而调动了群众的积极性，提高了工作效率。实行定额管理还可增加工作人员的竞争意识，激励人们努力钻研业务、提高本领，从而干好本职工作。不仅如此，由于有了定额，因此，各项工作就有了一定的可比性，为评比、奖惩和按劳分配等提供了可靠的依据。此外，还便于管理人员实行计划管理和目标管理，合理组织人力，具体计划、布置和检查工作，以期达到预期目标。

2．定额管理的局限性

定额管理有着它独特的“积极作用”，但是，任何一个优点都是在一定范围内才有意义，超出这个界限，它就可能失去意义，甚至变成一个缺点。如前所述，定额管理的核心问题就是如何把工作定额定得科学、合理。但是到目前为止，图书馆所采取的各种定额方法都还存在着一定的“不科学性”和“不合理性”。以采编工作为例，无论采访工作、分类工作还是编目工作，都存在脑力劳动和体力劳动、熟练劳动和不熟练劳动、复杂劳动和简单劳动、繁重劳动和轻便劳动、开拓性劳动和重复性劳动等之分，各种劳动之间有其不可比性，很难进行简单的互换。同样，各种技术职称的人员所从事的工作之间也存在这种问题，也很难区分和制定其具体定额。定额管理中涉及许多数据，而这些数据对某些工作来说又很难做到翔实准确，例如在统计工作中，有的工作不得不以“工作日记”为依据，这在实际上很难避免其中的“估计”成分，有时是“统计”加“估计”，这就或多或少带有一定的水分。

在实行定额管理时，稍不注意或稍一放松，就容易忽视质量而片面追求数量，这就与科学管理的初衷相背了。实践证明，过分扩大定额管理的范围，会给管理工作带来困难。因为事物不但有量，而且有质；“量”中又有精确的量和模糊量，而不精确的量在许多时候可能把管理者引向歧途。因此，美国管理学家康茨指出：“在管理结构中，管理的目标层次越高，其管理方式越可能是定性管理。”由此可见，我们既不能过分夸大定额管理的作用，也不能全盘否定它的积极意义。正确的态度是“扬其长而避其短”。

总之，依据建立在科学、合理基础上的定额，便于制定各项工作计划，改善劳动组织，合理使用人力，开展评比竞赛活动，进行优化组合。在增强工作人员的责任心、提高工作人员的自觉性，提高工作效率，改善服务态度，提高服务质量，节约开支等方面都有着重要的作用。