序节 磨炼提交方案的能力

● 每天都在提交方案

其实不仅是在商务领域，回顾日常生活，你会发现自己常常需要提交各种方案。例如在前面的故事当中，Precena资讯公司的户崎先生向上贺茂制作所的中山先生提交了一份关于“硬件解决方案业务的方向性”的方案。其后，中山先生向上司宫里社长提议，“希望购买Precena公司的咨询服务”。而提案也并不仅仅发生于咨询项目启动之时。其实在公司里，几乎所有人每天都在不断提交各种“方案”。

比如说，销售人员向顾客介绍公司产品时需要做出企划方案，证明公司的产品非常值得购买。技术人员想要开发某项技术，则需在公司会议上向上司及管理层提交方案，强调开发该项技术的必要性。

除此以外还需要提交许多小方案。你对上司说，“最好今天能碰头协商一下”；你对下属说，“这样整理资料才会简单易懂”；你说，“生产工程方案应该这样改”“早上的例会应该被废止”“食堂的菜单应该变一下了”……以上种种都是提交方案。由此可见，我们常常需要向他人提交各种方案。

即使不在商业领域，需要我们提交方案的机会也非常多。例如，我们找工作时需要展示自身的能力，让企业有意愿录用自己，这就是提案。家庭生活中，你向家人提议，“今年夏天去冲绳玩吧”，这同样也是提交方案。如此看来，需要我们提交的小方案真是数不胜数。

也就是说，无论在公司、学校还是家庭生活中，几乎所有人每天都要在各种情境下提交各种方案。具有出色的提案能力的人往往能够让事情朝着自己设想的方向发展。而缺乏提案能力的人则经常被他人反对，难以达成自己的愿望，结果往往面临诸多损失。总而言之，提案能力是每个人都必须具备的基本能力。

● 提交方案就要努力让方案通过

所谓方案，提交出来就是为了让它通过。这句话看似理所当然，可是很多人却没有真正意识到这一点。在故事中，由于宫里社长没有通过中山先生的方案，中山先生感到很失落。然而中山先生大可不必感到失落。努力做个方案提交上去，没通过其实也很正常。千万不要误以为方案做出来就该被通过。如果你把方案通过视为理所当然，一旦你的方案未能通过，就会把失败归咎到对方或环境。

想必你曾听到过诸如此类的抱怨：

“销售部怎么总让我们开发一些没有价值的产品。他们根本不理解我们技术部的想法。”

“我们部的部长从来都不肯听取下属的建议。”

“我们公司的社长行事太过谨慎，缺乏决断力。”

“没能拿到这个项目是因为运气不好。”

“面试没过是因为我和面试官气场不和。”

人们之所以会有这些抱怨，是因为他们在提交方案时从没考虑过被反对的可能性。如大家所见，从这些抱怨中很难看到“自我反省”的概念。他们只是简单地把失败归结于他人或环境。当你天真地认为自己提交的方案就应该通过时，你就已经把失败归咎到他人身上，这样一来，你会很难得到成长。

那么，如果你在提交方案时预想过没通过的情况，其结果又会如何？因为你把责任归结到自己身上，所以你对事物的看法也会发生改变。

“销售部之所以总让我们技术部开发没有价值的产品，是因为我们没能正确阐述技术方面的重要性。”

“部长没有听取我们的建议，是因为我们的表达方式有问题。”

“社长没能做出决断是因为我们的说明不够充足，无法让社长下定决心。”

“没能拿到这个项目是因为自己向客户提交的方案不够好。”

“面试没通过是因为没能充分展示自己。”

如此这般，在提交方案之前就预想到不被认可的可能性，就能把注意力集中于自己应从哪些方面做出努力，积极地思考解决方案，让自己更有动力去磨炼自己的能力。我多年来曾向日本的许多大公司提供咨询服务，常常会听到管理层人员或职员抱怨：“我们公司的员工从来不懂得自我反省”“公司的风气不好，大家总是推卸责任”。我认为，其实这些情况的起因可以归结于一点，即“缺乏提交方案的能力”。即使长年在同一地区、同一公司乃至同一写字楼共事，自己提交的方案未能获得认可也是正常的。我们需要记住的是，所谓方案，提交出来就是为了让它通过。

● 书面资料

方案的类型包括两种，口头方案和书面方案。本书主要就书面方案进行具体说明。可能有些读者会问：“为什么每次都需要制作商务文本？口头上讲清楚不就足够了吗？”然而事实上在商务场合，大多数方案并不仅仅以当时在场人员为对象，因此有必要提交书面资料。

另外，有时管理层人员在做出某项决策的两三年后，会回过头来查询当年遗留的资料，确认当时是在怎样的背景下做出这样的决策。再者，有些方案虽然已经得到通过并召集了众多成员参与实施，但是事后需要向所有成员做出相关说明，解释该方案为何能够通过。如果是口头说明就无法留下相关资料，从而让不了解具体情况的人员难以了解实情。因此，除了个别情况需要有意识地不留痕迹（例如，在公司的对外报告会上谈及公司内部信息时），其他情况下最好还是把想要表达的东西都制作成书面资料（图1-1）。

● 制作书面资料的过程有利于理清自己的思路

此外，制作书面资料并不只是意味着“制作商务文本”。当你要把自己想说的东西总结成书面资料时，你可能会突然不知道该怎么去写。“我到底想要讲些什么？”“不知道该怎样表述……”或者当你整理会议记录及报告书等文件时，你突然发现，“听的时候明明感觉自己已经听懂了，可是整理成书面资料时却发现自己完全没懂”“明明觉得对方讲得很好，却整理不出来书面资料”。想必有过此类经历的人不在少数。

不可思议的是，一般情况下，那些听起来让人觉得容易理解或已经理解、但却难以整理成书面资料的提案，往往存在矛盾或含糊的地方。把自己想表达的东西总结成书面资料并不只是单纯的整理材料，这个过程可以让自己的思路更加清晰，及时解决其中存在的矛盾，帮助我们正确看待整个方案。写出书面说明之前就是一个反复思考、锻炼大脑的过程。

许多职场新人都抱怨：“在公司总被要求打下手，整天都在制作商务文本。”我当年新进公司也曾经历过一段整日制作商务文本的时期。然而如果不把“制作商务文本”当作打杂，而是把它视为一种锻炼思考能力的训练，那么“制作商务文本”就会变成一项非常有趣并且富有挑战性的工作。

● 书面资料可以让演讲者言之有物

可能有很多人烦恼自己无法在人前充分表达自己想说的内容。人们普遍把语言表达能力视为“演讲能力”和“交流能力”，但其实不然。我在咨询公司工作时，也曾因为无法充分表达自己想说的内容而吃尽苦头。一遇到要在众人面前发言的场合，大脑就会一片空白，无法把心里想的东西准确表述出来。为此，我每天都很苦恼，甚至考虑要去参加演讲及沟通方面的培训班。

然而后来我发现，“不善表达”是因为“自己原本就不知道应该讲些什么”。回顾当时的窘况，我发现那时我的大脑里塞满了各种信息，因为不了解哪些重要哪些不重要，所以没能合理地总结资料。有时把不必要的信息作为参考信息，有时忘了把重要的信息放入参考信息。也就是说，我没搞清楚自己到底打算向他人传达什么内容。

自从注意到这个问题，我开始致力于把自己想要表达的内容总结成书面资料。终于，在说明会上我能够顺畅地表达自己的所思所想了。我现在甚至惊讶于自己当年居然会因为不善表达而倍感苦恼。请大家注意，如果不把一些主张提前总结成书面资料，纵使你善于辞令也不见得能够完美表达出来。虽然有些人无需事先准备文稿就能侃侃而谈，但是大多情况下，他们不是在“完美阐述”，而是在“完美搪塞”。

容我再次强调一遍，说明会上流利发言的秘诀并非在于是否“善于表达”，真正重要的是你事先是否认真做了准备，是否已经理清了大脑中的思绪。换言之，关键在于你是否明白自己重点要向对方传达什么。当然，无论什么场合都详细准备说明资料也并非上策。如果是公司内部的重要会议，或是向重要客户提交方案，这类情况的确需要制作完成度较高的资料。但如果只是日常的业务报告或普通商谈，则无需如此细致。不过原则上还是需要大家制作书面材料，确定自己大致要讲哪些内容和不讲哪些内容。倘若没能理清自己的思路，仅仅简单列个“提纲”，那么这个“提纲”不过是“偷工减料”和“随口一说”罢了。

● 如何提高书面沟通能力

那么，所谓书面沟通能力具体到底是指什么呢？书面沟通能力包括两点，其一，能对事物进行合理的思考；其二，向对方进行妥当表达（图1-2）。如果不能对事物进行合理的思考，就算你能向对方进行妥当表达，对方的反应也不见得理想：“我听得懂你说的话，但我不明白你的逻辑。”

例如故事里中山先生向宫里社长提议购买Precena公司的咨询服务，宫里社长虽然明白中山先生的意思，但却不明白“为什么必须购买Precena公司的咨询服务”。也就是说，中山先生的购买理由并不合理。具体而言，他既没考虑到费用和效果的性价比这方面的要素，又没比较其他咨询公司的情况。

相反，如果对事物进行了合理思考，却未能向对方进行妥当表达，对方恐怕会认为：“听起来似乎不错，但是太难懂了。”例如故事里户崎先生向中山先生提交“硬件解决方案业务的方向性”的方案时，中山先生就是这个反应。户崎先生的提案虽然非常精彩，但是表达方法存在问题，因此中山先生的回应是：“我不想听这种提案。”究其原因，户崎先生准备的资料过于冗长，有将近50页之多，并且大量使用英文词汇及抽象的词汇。

当合理思考及妥当表达兼备时，你的方案才有可能得到通过。二者缺一不可。

● 合理思考所需的必要条件

实现合理思考的前提包括两个技能及5个研讨步骤（图1-3）。技能之一是组织语言时的逻辑思考能力。因为对方可能并不了解过去的经验及背景知识，为了让对方听懂，就需要条理清晰地进行说明。关于这一点我会在第2章详细介绍。以此技能为基础，我们还要利用自己的验证假说能力，提前设想对方可能提出的问题并做出回答，这个过程需要5个步骤。

（1）理解目的：应该就哪些方面进行谈话？首先要明确把握对话的目的，否则无法提供对方想要的答案。

（2）把握论点：讲话并不是漫无边际地乱讲，那样会很难得出结论。我们应该检查的是对方到底对哪些论点持有疑虑。

（3）构筑假说：应提前设想对方会有哪些疑问，并根据疑问提前想出答案。如此一来，谈话会变得更有效率。

（4）实施验证：当对方与自己在理解上存在偏差时，应向对方提供客观证据，果断结束争论。没有证据的争论只会平白浪费时间，没有任何效果。

（5）提取启发：根据验证的结果找到行动的方向。假如没有这个步骤，会让对方觉得不知如何是好。

上述步骤将在第3章进行详细说明。

● 妥当表达所需的必要条件

实现妥当表达的前提同样包括两个技能及5个研讨步骤（图1-4）。

会议设计能力是指总结讨论的能力，它是妥当表达的前提。如果是简单的内容，可以一次性向所有人传达清楚，而比较复杂的内容，则需分成几次进行解说。毕竟，“最终要表达的东西”与“今天在会议上要表达的东西”不是一个概念。

此外，表达方式会因参会者及状况的不同而有所差异。具体将在第4章进行解说。以此技能为基础，接下来我们该发挥制作商务文本能力制作书面资料了。制作资料还需经历5个步骤。

（1）文字信息：用正确的语言把最想传达的东西写成文章。

（2）图表：把想要表达的东西做成图表，让人一目了然。

（3）幻灯片：把多个图表和段落集中在一张幻灯片上。

（4）资料包：把多张幻灯片组成一个资料包，就像一个故事一样。

（5）材料：把多个资料包组合起来，总结整理出最适合会议的商务文本。

以上步骤将在第3章进行详细说明。

下面归纳一下本章要点。

● 要点 书面沟通的技术

1．所有人都会面临提交方案的场合。如果缺乏书面沟通能力，你会损失很多。

2．如果你不努力准备方案，你的方案就很有可能不被认可。

3．书面形式的资料可以方便人们事后查询，因此非常有必要制作书面资料。

4．把自己想表达的东西总结成书面资料并不只是单纯的整理材料，这一过程可以锻炼我们的大脑。

5．“不善表达”是因为“自己原本就不知道应该讲些什么”。

6．仔细思考，认真概括，力求制作出简单明了的提案。

7．书面沟通能力包括两点：合理思考及妥当表达。