第一章　采购计划与预算管理

第一节　采购计划管理

一、采购计划的作用

采购员制订采购计划就是要确定如何进行采购物料和服务，以最好的采购服务满足生产需求的过程。它需要重点考虑的问题包括：是否采购、采购什么、采购多少、怎样采购及何时采购。

采购员制订采购计划有5个作用，具体如图1-1所示。

二、影响采购计划与预算的因素

影响采购计划与预算准确性的因素，采购员应详加注意。具体来说有下列7项。

1. 年度营销计划

除非该企业的产品在市面上出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划则是以营销计划为起点，而营销计划的拟订，又受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内的经济发展情况（如国内生产总值、失业率、物价、利率等）、科技发展水平、竞争者状况等，以及内部的可控制因素，如财务状况、技术水平、厂房设备、原材料供应情况、人力资源及企业声誉等。

2. 年度生产计划

一般而言，企业的生产计划是依据营销计划来制订的，若营销计划过于乐观，将使产量变成存货，给企业造成财务负担；反之，过度保守的营销计划，将使产品在市面上供不应求，丧失了创造利润的机会。因此，常因营销人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划变化多端，也使得采购计划与预算必须经常调整、修正，物料供需长久处于失衡状态。

3. 用料清单

若产品工艺变更层出不穷，会导致用料清单难以随之调整，以此计算出来的所需物料需求数量与实际使用的物料数量或规格不相符合，造成采购数量过多或不及，物料规格过时或不易及时购得。因而，采购计划的准确性，必须依赖于最新、最准确的用料清单。

4. 存量管制卡

由于应购数量必须扣除库存数量，因而，存量管制卡记载的是否正确也会影响采购计划的准确性，这包括料账是否一致，以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符，或存量中某些物料的规格不符合要求，将使存量中实际可取用物料的数量降低，所以，准确的存量管制卡是采购计划准确性的重要保证。

5. 物料标准成本的设定

采购员在编订采购预算时，对将来拟购物料的价格不能预测，故多以标准成本替代。如果该标准成本的设定缺乏过去的采购资料为依据，也无工程人员严密精确地计算其原材料、人工及制造费用等生产的总成本，则其正确性会降低。因而，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。

6. 生产效率

生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低，会导致原料的单位耗用量提高，使得采购计划中的数量无法满足生产所需。当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率计算进去以保证它的准确性；反之，当生产效率提高时，也需要考虑它所降低的耗用量，以免产生浪费。所以，生产效率也会影响采购计划的准确性。

7. 价格预期

采购员在编订采购金额预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气情况等进行预测，甚至将其列为调整预算的因素，由于个人主观的判定与事实的演变常有差距，有可能会造成采购预算的偏差。

三、采购预算的编制

采购预算是指采购部门在一定计划期间（年度、季度或月度）编制的材料采购的用款计划。

1. 采购预算的目的

采购部门可以凭采购预算进行采购和控制采购用款支出，并使财务部门据此筹措和安排所需资金，这样可以协调采购与财务部门之间的关系。

国内、外采购，有的以延期付款的方式进行，如采用承兑交单、远期信用证及远期本票或支票，这些延期付款方式不但到期日相当确定，而且金额很大[如D/A（Document against Acceptance）和P/N（Promissory Note）在到期日必须支付100%的货款，远期信用证支付90%的货款]，因此，若采购预算（即用款计划）分为到期与新购两部分，由于到期部分可以相当准确地估算，因而采购预算有助于资金需求计划的准确性。

2. 采购预算编制的内容

列入采购预算的各种材料的采购数量和金额，以企业进行生产和经营维修所需的原材料、零部件、备件等为主。设备更新和基本建设所需的机器设备和工程材料，则应另编单项采购预算，不包括在计划期间的采购预算内。

3. 采购预算编制的依据

采购预算编制的依据，具体内容见表1-1。

四、采购数量计划的编制

1. 采购数量计划的目的

采购数量计划是在某一特定的期间内，应在何时购入何种材料及数量多少的估计工作。采购数量计划应达到以下目的：

（1）预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动；

（2）避免材料储存过多，积压资金，占用仓储空间；

（3）配合企业生产计划与资金调度；

（4）使采购员事先准备，选择有利时机购入材料；

（5）确立材料耗用标准，以便控制用料成本。

2. 采购数量决定流程

采购数量决定流程，具体如图1-2所示。

3. 采购数量计划编制步骤

通常，企业采购数量的多少与营业量、销售量息息相关。也就是说，生产及营业预算编制完后才可着手编制物料的采购数量预算。采购数量编制主要包括两个步骤，具体内容见表1-2。

4. 采购数量计算

综前所述，生产计划、用料清单或材料需求计划，以及存量管制卡是决定采购数量的主要依据，因而，可依以下公式计算采购数量：

本期应购数量＝本期生产需用材料数＋本期期末预定库存量－前期预估库存量－前期已购未入库数量

5. 填写采购数量计划表

用料计划表只表示某一物料某月份应予订购的总量，至于某一物料应在何时订购、订购多少及何时到货，则必须填写采购数量计划表。

五、采购经理人指数

采购经理人指数（Purchase Managers’ Index，PMI），是衡量一个国家制造业的“体检表”,是衡量制造业在生产、新订单、商品价格、存货、雇员、订单交货、新出口订单和进口等八个方面状况的指数，是经济先行指标中一项非常重要的附属指标，是美国供应管理协会ISM商业报告中关于制造业的一个主要参数。

中国制造业采购经理指数体系共包括11个指数：新订单、生产、就业、供应商配送、存货、新出口订单、采购、产成品库存、购进价格、进口、积压订单。

1. 单个指数的计算

单个指数的计算涉及生产量、产品订货、出口订货、现有订货、产成品库存、采购量、进口、购进价格、主要原材料库存、生产经营人员、供应商配送时间等11个问题，而原材料订货提前天数单独处理，开放性问题不参加计算。

（1）汇总方法：分为加权和不加权两种方法。

——采用加权计算百分比：以国家统计局《企业基本情况调查表》（N131表）的上年营业收入作为权重，计算“增加”“基本持平”“减少”选项所占百分比。

——采用不加权计算百分比：直接通过企业个数计数，计算“增加”“基本持平”“减少”选项所占百分比。

计算各选项（“增加”“基本持平”“减少”）百分比时，要剔除无关项（如“不好估计”“没有出口”“没有进口”等），即“增加”“基本持平”“减少”三项的百分比之和为100%。

（2）指数计算：采用扩散指数法，即正向回答的百分数加上回答不变的百分数的一半。计算公式如下：

DI=“增加”选项的百分比×1+“持平”选项的百分比×0.5

其中：供应商配送时间是逆指标。

扩散指数具有先行指数的特性，可以很方便地显示变化的趋势及变化范围。

（3）对于“原材料订货提前天数”，先分别按照加权方法和不加权方法计算选择“随用随买”“30天”“60天”“90天”“6个月”“1年”企业所占的百分比，最后计算提前采购天数。提前采购天数的计算公式为：

提前采购天数=5ד随用随买”选项百分比+30ד30天”选项百分比+60ד60天”选项百分比+90ד90天”选项百分比+180ד6个月”选项百分比+360ד1年”选项百分比

2. 综合指数（PMI）的计算

PMI是一个综合指数，由5个扩散指数加权而成，即产品订货（简称订单）、生产量（简称生产）、生产经营人员（简称雇员）、供应商配送时间（简称配送）、主要原材料库存（简称存货）。这5个指数是依据其对经济的先行影响程度而定，各指数的权重分别是：订单30%、生产25%、雇员20%、配送15%、存货10%。

计算公式如下：

PMI=订单×30%+生产×25%+雇员×20%+配送×15%+存货×10%

如此计算的PMI指数，如果在50%以上，反映制造业扩张；反之，如果低于50%，通常反映其在衰退。

六、MRP采购计划

物料需求计划（MRP）是利用生产日程总表、零件结构表、库存报表、已订购未交货订购单等各种相关资料，经正确计算而得出各种物料零件的变量需求，以此提出各种新订购计划或修正各种已开出订购的物料管理的方法。

1. 生产日程计划表

生产日程计划表（Mater Production Schedule），一般是根据客户合同、生产能力、物料状况和市场预测等来排定的。它通常是以周为单位，把经营计划或生产大纲中的产品系列具体化，使之成为实施物料需求计划的主要依据，起到从综合计划向具体计划过渡的承上启下的作用。

2. 物料逻辑档

物料逻辑档是储存一切有关成品、半成品与物料的各种必要资料，如物料名称、ABC物料分类表、产品结构阶层表、采购前置时间、物料基准存量表等。

3. 零件构成表

零件构成表（BOM清单）表示最终产品零件的构成内容明细及需要数量的资料，它将产品、组合品、零件、原料等物品都体现在上面，能够让人了解以产品为首的各零件的构成，并以此计算出产品所需的组合品、零件及物料。

4. 库存量

库存信息是保存企业所有产品、零部件、在制品、物料等存在状态的数据库。在MRP系统中，将产品、零部件、在制品、物料甚至工装工具等统称为“物料”或“项目”。

库存信息需确认的数据如图1-3所示。

根据以上的各个数值，可以计算出某项物料的净需求量。

净需求量=毛需求量+已分配量-计划收到量-现有库存量

5. MRP的构建流程

在认识了MRP运作所需的资料要求后，就要了解其构建流程以开展进一步的工作。

MRP的构建流程如图1-4所示。

6. MRP的计算

MRP的计算通常分两步：先根据主生产计划导出物料的需求量与需求时间，然后根据物料的提前期确定投产与订货时间。

第一步，计算物料的毛需求量。

这一步骤是根据主生产计划算出一级物料的毛需求量，然后根据一级物料的BOM表算出二级物料的毛需求量，再根据二级物料的BOM表算出三级物料的毛需求量，后面的四级、五级以此类推，直到最低层级物料毛坯或采购件为止。

毛需求=计划生产量×物料清单（BOM）＋杂项需求

第二步，净需求量计算。

根据毛需求量、可用库存量、已分配量等计算出每种物料的净需求量。

净需求量=毛需求量+已分配量-可用库存量-在途量

第三步，批量计算。

相关计划人员对物料生产作出批量策略决定。不管采用何种批量规则或不采用批量规则，净需求量计算后都应该表明是否有批量要求。

第四步，安全库存量、废品率和损耗率等的计算。

物料计划人员需要用废品率和损耗率来确定净需求量，同时确保安全库存。

库存量=现有库存-生产线已开单未领量

第五步，下达计划订单。

通过MRP计算过后，已经知道了需要的物料数量，但MRP所生成的计划订单，要通过能力资源平衡确认后，才能开始正式下达计划订单。

第六步，再一次计算。

MRP的再次生成大致有两种方式，如图1-5所示。

七、ERP采购

1. ERP系统介绍

ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。它是从MRP（物料需求计划）发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理。

2. ERP系统采购流程

采购业务在ERP系统中的实现加以描述,其工作流程如下。

（1）建立供应商资源。建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应物品明细，资料最终必须进行确认才有效。

（2）生成采购计划。根据MRP的物料需求计划及库存子系统生成的物料需求来生成采购计划，并综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。

（3）询价及洽谈。该过程是落实采购订单的采购供应商。

（4）生成用款计划。生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。

（5）下达订单。根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单，并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商，也可以网上发布订单。

（6）采购订单跟踪。采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。

（7）来料验收。由采购业务员对来料按订单与发票进行验收，并录入收货单与发票。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程，直接由来料检验人员（或物料管理员）对来料按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制（拖期、提前）。

（8）结账与费用核算。结账付款工作由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出采购成本。

（9）采购订单结算和清理。在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。

（10）系统基础数据维护。采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置，对这些数据应及时加以维护。