会计凭证的管理

会计凭证包括原始凭证和记账凭证，为了便于资料的查阅与传递，我们应该按日期和凭证号的顺序依次将凭证排列好并按统一的厚度装订成册，放入专门的文件柜中保存。

会计凭证的整理与装订

会计凭证按日期和凭证号依次排列好，月末，在记账或结账完毕后，按一定日期进行装订，并要求厚度适中且厚度一致，外观整齐、美观，便于相关人员快捷地查阅会计资料。

1.会计凭证的整理

会计凭证进行装订前，要对会计资料按纸张面积与记账凭证的纸张面积的大小进行整理、排序、粘贴和折叠，方便下一步装订，对于不同大小的纸张面积和凭证面积，具体的整理方式也不一样，主要有以下3种情况。

◆原始凭证的纸张面积大于记账凭证： 按记账凭证的面积尺寸，把原始凭证先从右向后，再从下向后两折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后可展开查阅。

◆如果原始凭证的纸张面积小于记账凭证： 一般不能和记账凭证一起直接装订，应将原始凭证按纸张和金额的大小排列，再粘贴在票据粘贴纸上，粘贴纸和记账凭证纸张的大小一样。粘贴时应将票据从小到大，再以从右至左、从下至上的顺序粘贴。如果票据过多，可以分成几张粘贴纸粘贴，不宜粘得过厚，并在粘贴纸上注明票据的张数和合计金额。

◆面积大且张数多的原始凭证： 这类原始凭证可单独装订并做好登记，注明会计凭证号，便于查阅。如工资表、材料消耗表等。

2.会计凭证的装订

会计凭证的装订是指把定期整理完毕的会计凭证按照编号顺序，外加封面和封底装订成册，并在装订线上加贴封签。在封面上，应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫编号以及记账凭证和原始凭证的张数，并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。会计凭证封面格式如图2-18所示。

会计凭证的装订应按照相应的流程逐项处理，这样才能保证凭证的装订规范和完整，方便保存和查阅。具体的装订程序如下。

◆第一步： 将原始凭证和记账凭证整理成相同尺寸后，根据日期和凭证编号顺序排列好，摘掉凭证上的大头针，装订时要将记账凭证汇总表和银行存款余额调节表放在最前面，再放封面和封底。

◆第二步： 在已经整理好的记账凭证左上角放一张8cm×8cm大小的包角纸。包角纸要厚一点，其左边和上边与记账凭证对齐。

◆第三步： 在包角纸上沿距左边5cm处和左沿距上边4cm处包角纸上划一条直线，并用两点将此直线等分，在等分直线的两点处将包角纸和记账凭证打上两个装订孔。

◆第四步： 用绳沿虚线方向穿绕扎紧（在背后扎结）。

◆第五步： 从正面折叠包角纸并粘贴好，再将多余部分剪掉。

◆第六步： 再将包角纸向后折叠并粘贴。

◆第七步： 将装订线印章盖于骑缝处，并注明年、月、日和册数编号。

会计档案的管理

为了加强会计档案的管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，中华人民共和国财政部特制定了《会计档案管理办法》。在实际业务中，我们要严格按照档案管理办法对会计档案进行管理。

1.会计档案的保管

单位会计档案完整性和安全性至关重要，因此，各单位都应该加强对会计档案的保管工作。在制度上，单位应明确制定和完善有关会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁的管理制度；在防护措施上，单位应采取一些保证会计档案真实、安全、可用的安全防护措施或技术；在人员上，单位应成立档案机构或档案工作人员负责本单位的会计档案管理工作，对于没有条件的单位，可以将其会计档案委托给具备档案管理条件的机构代为管理。此外，任何单位的出纳人员不得参与会计档案的管理。

单位可以利用计算机和网络通信等信息技术手段管理会计档案，形成电子会计档案，但必须同时满足下列条件，如表2-9所示。

单位的会计档案在形成后应及时交由单位的档案管理机构保管，档案的移交应规范，会计管理机构应编制会计档案移交清册，记录所需移交的档案，并按国家档案管理的有关规定将档案移交给单位的档案管理机构。

会计档案也有需要推迟移交的情况，对此需按以下要求执行：对于当年形成的会计档案，在会计年度终了后、移交给单位档案管理机构前，可由单位会计管理机构临时保管一年；对于因工作原因需要推迟移交的档案，经单位档案管理机构同意后才能推迟移交，且推迟时间不得超过3年。

提示：会计档案的对外出借规定

单位保存的会计档案一般不得对外出借。确因工作需要且根据国家有关规定必须出借的，应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入的会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。

2.会计档案的保管年限

会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起，可分为永久和定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。各类别的会计资料保管期限明细如表2-10所示。