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发邮件也是在做产品

每个公司都有自己内部的交流方式,比如说当面沟通、微信沟通、电话沟通、发邮件等。每种交流方式都有自己的优缺点,如果搭配着使用,效果会更好,不过这里主要讲的还是关于邮件。很多公司推行邮件文化,特别是外企。邮件能让人清晰、有条理地表达出自己的想法,节省不必要的交流时间,尤其是在一对多人的时候,群发邮件比微信、QQ沟通更正式、更有效率,且能留底保存。

邮件的便利性很强,但发邮件也没有想象中那么简单。给公司同事发邮件,不管他是你的上级、下级或者同级,你都不应该随随便便传个文件或写几句话就完事。如果你这样随意地对待邮件沟通,只会显得你的态度不端正。

同事之间发邮件多数都是为了沟通工作,这个时候就应该用正式的书面表达。发邮件其实也是做产品,需要认真负责,而不是随便了事。专业、认真的态度,才能给对方留下好的印象。在什么样的场合就应该说什么样的话,这样才是认真做产品的态度。

认真的态度会让你的效率不断提高,做事事半功倍。那么如何认真发邮件呢?

首先,要确定邮件的主要收件人是谁,要抄送给谁,又有哪些人会阅读这份邮件。例如你给自己的下属发邮件,分配任务的时候,要清楚任务分配的对象,是给单独一个人分配任务,还是给一个团队分配任务。明确之后,在邮件的开头就应该有一个称谓。

其次,要清楚发邮件的目的是什么。比如这样一个发邮件的流程:(1)分配任务;(2)陈述成果,汇报任务;(3)与同事讨论,分享有价值的文件、信息;(4)申请批准;(5)奖励或者批评。不管是发哪一类的邮件,都应该思路清晰、条理分明地把它们表达出来。这里可以用到逐条列明的方式,而不是随随便便写几个字,含糊表达,让收件人感到云里雾里,不清楚你要表达的意思。这样的邮件既不能表达出你的想法,也是对双方时间的浪费。

根据个人习惯,多数人认为越前期的工作越重要,这就使得在执行任务的时候,多数人会从头开始做起。事实上,情况与想象的有些不同,也存在重要工作在后期的情况。所以,我们应该对自己的邮件进行“产品设计”。邮件设计要注重以下几大板块:

一、标题

应该在标题中写明你所要表达的主题,这里用使动词最佳,最好能一句话概括你要表达的内容;若是要发送资料,也不要干瘪地写“会议资料”“仅供参考”“周报”“报表”之类,这样的标题会减弱阅读者的阅读欲望。

标准的格式应该是“时间+地点+人物+明确的目标(可以是请求,也可以是会议名或资料名称等)”。这样,你才能明确地让对方知道你所发送的内容是什么。另外,在必要的时候,还可以加上“紧急”之类的字眼,或者任务的时限。若是非常紧急的内容,也可以在发完邮件之后电话沟通,以免对方不能及时看到邮件。

二、内容

除了上面所说的直接罗列内容的方法,其实还可以用多种形式表达,比如图表、有格式层次的文字、无格式文字。在这里,越能清晰表达内容的形式越受推崇,做个排列的话便是:图表>数字>有格式层次的文字>无格式文字。

但要注意,在表达内容的时候尽量不要长篇大论,应该简明扼要。特别是在写英文邮件的时候,要注意表达清晰,不要有歧义;语法和拼写一定要正确;慎用缩写和简拼。

为什么要这么重视内容?要知道,邮件沟通并不仅限于内部成员之间,联络客户也会用到邮件的方式。面对客户,你代表的就是公司的形象,一封优质的邮件能够起到加分的作用。

周到、认真、负责的态度也很重要。比如在写完正文的内容之后,也可以根据情况添加上“请阅后24小时内回复”“仅供参考,可不必回复”等提示语,与收件人沟通。在提示语处理这方面,你还得明确邮件的收件人是谁。一般来说,有三类收件人存在:收件人——默认要求回复;抄送人——可以不回复;密(暗)送——不应回复。

在做完这些之后是否就可以直接发送了呢?不是的。建议在文章的末尾加上自己的签名,可以是一段文字,也可以是一张图片,应包括自己的名字、职位、联系方式。内容简单明了,要让人一眼知道你的信息,避免繁复,以造成喧宾夺主的感觉。

三、回复

从礼貌上来讲,邮件中涉及的人都应该回复,并且包含原文。除非是密送的人,否则都应该表态。

四、已读回执

一封邮件发出去,对方是否打开过、是否阅读过,这很重要,毕竟你发的不是垃圾邮件,也不是群发内容。如果发送的邮件收件人并没有阅读,那这封邮件就是毫无意义的,对方并没有接收到你所要表达的信息。

细节决定成败,只有把控好了细节,才能更好地走向成功。在写邮件的时候,尤其要注意小细节。一封邮件发出去,说小了是代表自己的形象,说大了是代表公司的形象。打造公司邮件文化,有利于公司中上级和下级的平等交流,减轻当面沟通的压力,让公司内部更加扁平化、更加和谐。