清理你的办公桌

有些人的桌子从不会受到磨损，因为他们的桌子始终被成堆的纸张覆盖，木质表面从来无法见到亮光。如果有人就此提出质疑，那么他们总是回答说，“虽然有些乱但是我知道东西在什么地方。”他们认为这样做并没有什么不对。但是，这种混乱情况于良好的时间管理并无益处。保持整洁才是理所应当的，这会为你甚至你供职的企业带来益处。我们稍稍离题来讨论一下这个话题。如果你受雇于一个大型组织，你不是不可或缺的。这听起来让人难以接受，但却是事实。更重要的是，你必须思考你因某些原因而不在时将会发生的状况，并保持你的工作连续稳定，这是你义不容辞的责任。假设你因为病假短暂离开工位，这可能会造成不良的影响，因为别人找你的东西可能会需要很多时间，而且由于这种困难，事情可能会中断或延迟。更糟糕的是，从你的角度来看，由于别人动过你的办公桌，你回到工位后就找不到你的东西了。

因此，要下定决心保持你的办公桌整洁。这意味着要有一个标记清晰的系统，这个系统要比一个标记着“放入”和“取出”的文件盘更为具体，并且对他人来说很容易理解。以上这些让我认识到，许多人需要把待办事项放在可见的位置，有一种说法是“不在视野中即不在脑海中”，看不见很有可能会导致遗忘。日志和规划系统可以帮你部分解决这一问题，能够链接并识别文件中的东西。坦率地说，我也一样：除非把某件事放在可见的手边，否则我无法自信地掌控所有事情。解决方案之一是用一个文件盘（或更大的载体，如果有必要的话）放置当前的项目文件。我有一个这样的文件盘，在办公桌的一侧，其中最上方是文件盘内所有文件的列表，这个列表是一个不断变化的入口，它帮助我迅速检查最近的更新。这个在透明塑料文件夹里的列表中同时记录项目的状态，我发现这非常有用。因此，我相信在现实中是有可能做到两全其美的：既能把关键项目置于手边，又能保持办公桌清晰。对于大多数普通人来说，保持整洁是一场持续的战斗，一场此消彼长和持续移动的战斗，但值得持续保持。

最后一点：许多人的办公桌上都有一堆“要读的东西”，从杂志到报告。减少书面工作的一种方法是使用摘要服务：归结必要的信息以帮助你理解最新动态。摘要可以是纸质的，也可以是在线的。