分批处理任务

大部分工作的麻烦在于，待办事项清单本身难以管理，除非任务可以分批次完成。高效时间管理的首要原则是将任务进行分类。专属系统都有自己的方法，但是衡量其是否有效的唯一标准是是否适合你。我倾向于认为，比这些系统的精确配置更重要的是类别的数量，简单、理想的类别数量是三个或四个，因为这是可控的。你如何定义这些类别并不太重要，比如可以定义为：

■优先（priority）；

■重要（important）；

■立即行动（action now）；

■获取更多信息（obtain more information）；

■阅读（reading）。

以上这些是一种类别命名方法（有些能够完美管理时间的人也会用A、B、C进行分类）。你可能还需要归档（file），以及其他行动类的类别名称，如电话（telephone）、写作（write）、讨论（discuss）（可能分为电子邮件或报告之类的类别）；同时根据你的业务还可以分类为提案（proposals）、报价（quotations）以及使用产品、部门或系统的名称。实现这些分类首先要做一定的书面工作，重要的是在这一阶段要制定多少个适合自己的分批处理标题，这与如何整理你的办公桌并不冲突。只要你愿意，可控的分批数量能够与你办公桌上的文件盘数量一致，或者给文件本身做出标记更使其易于区分。（顺便说一下，对于办公室公用的材料，谨慎使用颜色区分，因为有一部分人是色盲。）从逻辑上来看，如约见之类的大部分事情通常可以归为一类。