制订计划和执行计划

当然，任何时间管理方面的实际进程都需要计划。这一计划必须是书面的，并且必须对其进行定期审查和更新；对于大多数人来说，这意味着每日检查。重复一遍：进行时间管理必须制订书面计划并对其进行定期检查和更新。因此，这也被称为滚动计划（rolling plan）。它不仅会定期更新，而且可以告诉你在任何特定时刻的剩余工作量。如此一来，它应该准确和完整地显示当前的工作计划，并告诉你如何超越。当你展望未来时，你会非常清楚该做什么，例如什么时候应该准备和提交年度预算。其他领域则没有那么清晰，当然，事先根本不能预料到所有事情的清单。简单来说，这样的计划只是一系列要做的事情的清单。它可能包括：

■每日计划；

■每周计划；

■定期任务（每周、每月或每年）；

■下月计划（可能与计划图相关）。

计划的具体内容取决于你工作的时间跨度。重要的是它要发挥作用，清楚地列出不同的活动，且明确链接到你的日志和预约系统。如何安排这样的列表以及如何用它来改善你的工作效率很重要，但是系统的实际情况和定期审查提示的内容本身也很重要。这是创建时间管理学科的基本要素，它提供要从中选择的信息——要做什么、委派、推迟或忽略，及以什么顺序处理事情等。良好的时间管理不会消除这种决策的需要，但它有助于更容易、更快捷地做决定，而且做出的决定能够真正积极有效地帮助你完成更多的任务，并以最好的方式来实现你的目标。

虽然这起步的工作看似很艰苦，但请不要灰心。我不认为更新和监测你的滚动计划这一过程是一项艰巨的任务。计划会每天变化一点点，而且受你的工作模式的影响，但平均而言，更新和监测可能只需要几分钟。我的待办事项像杂技演员的球一样很多都被抛在半空中，因为我是一个很忙的人。回顾工作日志大概每天花费我5分钟，但重要的是，这可以防止更多的时间被浪费在无序的日常工作中。

处理不可控

这一点至关重要。有些人，也许大多数人的一天都是被动的。无法预测的事情时不时会发生，有一部分可用时间总是以这种方式流逝了。这些事情并非不重要，往往恰好相反。例如，商业公司的销售或营销经理可能有来自客户的咨询，这些咨询非常重要且必须及时处理，但却会使其他任务难以安排。这种被动反应会给人一种错觉——对这种偶然事件是不可能进行有效计划的。事实则完全相反。如果你的日常工作确实包括这种随机活动，那么做出计划其实更为重要，因为固定的时间要用于完成与工作相关的事情，并且必须更充分地利用时间来最大限度地发挥其效力。

每个人都需要计划，清楚地了解将要做什么对每个人都有益处。如果你还没有计划，那么设置计划将需要一段时间，但这是值得去做的，并不需要花很长时间来保持更新。一旦计划到位，你就可以开发出适合你的系统，并跟上工作及职责随时间变化的节奏。