第二章 公文格式标准与行文解疑

一、怎样编制“发文字号”？

【解答】

“发文字号”又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。发文字号的作用主要体现在以下几个方面。

第一，便于文件的发出。

通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。

第二，便于掌握、统计发文的数量。

大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。

第三，便于查询和引用。

第四，利于保管的系统性。

编制发文字号的原则，《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：“发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办机关的发文字号。”其具体要求是：①发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（拟制时两面加六角括号，切不可用圆括弧及方括号），最后是发文顺序号，序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字）。②党政机关的发文字号应以分开为宜。③在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“中办发”“津党发”“晋党办发”等。④几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。⑤在同一地区，当有些机关发文字号的机关代字容易造成重复时（如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”），要力求避免。⑥在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中、小单位就不太必要。

二、公文“标题”有什么作用？

【解答】

公文“标题”的作用如下。

第一，传神。

向阅者传递公文的基本精神和中心思想。作者撰写一份公文都具有其一定的主旨，即写作主体通过公文的全部内容所表现出来的一种贯穿全文的基本精神与中心思想，如制文的原委、目的及其主张等。假若一份公文没有标题，阅者只能通读全篇密密麻麻的文字之后，才知道这份公文的基本精神与中心思想是什么，这就会给阅者把握公文的主旨带来很大困难。公文有了标题，标题中的“事由”主要用以揭示公文的主旨，人们一看“事由”，就知道公文的基本精神和中心思想，可以提高阅读公文的效率。

第二，显性。

显露公文的性质、特点。公文标题中都标注有文种，公文的阅者通过看标题中的文种，就可以准确地把握这份公文的性质和特点。

第三，好记。

标题是一份公文的名字，有了这个名字，收发机关才便于登记管理。

第四，便用。

正因为标题是公文的名字，在日常查询、起草公文和讲话时引用起来非常方便，一提标题人们就自然会想到是哪份公文，而且也便于事后立卷、归档。

三、拟制公文“标题”的基本要求是什么？

【解答】

拟制“标题”的基本要求如下。

第一，准确。

拟写公文标题要求“三个准确”：对文件概括得要准、文种确定得要准、标题中书名号使用得要准。

第二，简要。

拟写标题不要过长和烦琐，注意概括文件标题“事由”要简明，转发文件时对文件转发的层次要简明，批转会议文件时力求标题简化。

第三，清楚。

表彰清楚，不使人模糊或引起歧义。此外，还要注意生动、有气派、发人深省、醒目、新颖。

四、“份号”和“发文号”有什么不同？

【解答】

“份号”与“发文号”均是公文中的格式项目，但不是同一概念。主要区别是：①内涵不同。份号即份数序号．是将同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号；发文号即发文字号，是按一定的顺序为不同的公文所编制的序号。②标识范围不同。份号不是每篇公文都需标识，它一般只适用于“机密”级公文，目的在于便于管理，以防遗失和泄密；但发文号适用于机关所有的正式公文，用以标明一个机关在一定时期内发文的数量和次序。③标识位置不同。份号需要顶格标识在公文版心左上角第1行；而发文字号则标识在发文机关标识下方。④标识方法不同。份号要用阿拉伯数码标识，而且可以编虚位（如“000015”）；而发文号则需要载明发文机关代字、年份和序号三个要素，其中“年份”、“序号”用阿持伯数码标识，“年份”应标全称，用六角括号“〔〕”括人，“序号”不能编虚位（即1不编为001）。

五、公文“用印”和“签署”有什么要求？

【解答】

“用印”就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。“签署”，是以机关领导人的名义发文，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。

六、什么是“印发传达范围（阅读范围）”？

【解答】

“印发传达范围（阅读范围）”是对公文发送范围和阅读对象的限定。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。标明阅读范围的位置一般在成文日期的左下方。对上行文不可标注阅读范围。

七、可否把签发人姓名标注在“版记”最后一条反线之下？

【解答】

不可以。版记的最后是一条反线，反线之下再无公文格式的任何要素。按照规定，上报的公文需标识签发人姓名。

八、怎样掌握“版头”的大小规格？

【解答】

版头规格是指公文版头的3尺寸。目前，按照规定，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

九、什么是“行文制度”？

【解答】

“行文制度”是指机关、团体、企事业单位之间的行文应当遵守一定的制度，这个制度包括两个基本内容，即行文关系与行文规则。

十、什么是“行文关系”？

【解答】

“行文关系”是指在行文时要正确反映与处理发文单位与受文单位之间的关系。目前这种关系主要有三种情形：一是上下级机关之间系领导与被领导的关系；二是上下级机关之间业务指导与被指导的关系；三是平级或不相隶属机关之间的关系。公文的行文必须依据上述不同的关系分别采取不同的方式与文种，以此保证行文的通畅、运转的合拍，有助于机关工作的正常运行，提高工作效率。

十一、公文行文包括哪几种方向与方式？

【解答】

公文行文一般有三种方向、六种方式。一是上行方向，即下级机关向上级机关行文。具体包括两种方式：第一，逐级向上行文，即下级机关直接向上一级机关行文，这是上行文的基本行文方式；第二，越级向上行文，即下级机关在特殊和必要的情况下，越过自己的直接上级领导机关向更高的上级机关直至中央行文。二是下行方向，即上级机关向下级机关行文。又具体包括三种行文方式：第一，逐级向下行文，即上级机关只行文给自己所属的下一级机关，或者一份文件，上级下发后，要求下级向下层层下发，一级行文一级，直到基层。第二，多级向下行文，即上级机关向下行文时，同时发所下属的几级机关，免得逐级转发费时费力，以减少发文层次，提高运转效率。第三，直达人民群众和社会的行文，即党和国家领导机关必要时采取直接传达到人民群众的行文方式，有时还采取登报、广播、电视等形式直接公布于社会。三是平行方向，即平级或不隶属机关之间的往来行文。凡互相没有隶属关系、业务指导关系或平级单位之间的行文均属平行文性质。

十二、什么是“行文规则”？

【解答】

“行文规则”主要有六点。

第一，一般不要越级行文。

具体包括：①向上级机关行文，一般要按照直接的隶属关系而不应越级。例如，县人民政府一般应直接向市人民政府行文，而不应越过市人民政府而直接向省人民政府行文；若遇有特殊情况需要越级行文时，也应抄送直接的上级机关，以便于其了解情况或协助办理，因为各级机关都是有一定的分工和管辖权限的。②上级机关或业务主管部门向下级行文，一般也要按照直接隶属关系而不应越级。

第二，严格控制行文的数量。

发文超过了实际需要的量度，将妨碍文件现行效用的发挥。

第三，切实注意行文的位度。

谁负有办理职责与权限，就报送给谁；谁需要知道或办理，就下发给谁。

第四，行文要选准文种。

要根据不同的行文方向、不同的行文目的、发文机关的级别以及与受文单位之间的关系准确地选择和使用文种。

第五，分清党与政、领导与指导的关系，注意行文常规，严格规范部门正式行文势在必行。

①上级党委可向政府机关和群众团体的党组、党委行文，政府机关不得对党组织作指示、交任务，但政府机关可将涉及路线、方针、政策的重要文件交同级党委审核。

②党委、政府的部门向上级主管部门请示重大问题，须经本级党委、政府同意或者授权。

③国务院各部、委在自己职权范围内，可以同各省、自治区、直辖市人民政府的业务部门互相行文，也可以根据国务院的授权和有关规定答复省、自治区、直辖市人民政府请示国务院的有关业务问题，但无权下命令、作指示；地方各级人民政府的业务部门同下级人民政府之间的行文关系，亦应照此原则办理。

④各机关内设的机构，除办公厅（室）外，不得对外正式行文。秘书部门是机关的综合办事机构；国务院办公厅为了传达国务院会议决议事项或领导指示事项，可以用办公厅名义向各省、自治区、直辖市人民政府行文。为了联系工作、解答问题和交换意见，可以向各省、自治区、直辖市人民政府办公厅行文。地方各级人民政府办公厅（室）同下级政府机关及其办公室之间，亦可按此精神处理相互之间的行文。

⑤向下行文，主送受理机关，抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

⑥党委、政府的部门在各自职权范围内可向下级党委、政府的相关部门行文。

第六，平行机关可以联合行文。

平级机关或部门之间不仅可以通过公文加强联系，而且可以联合行文。联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的，而且往往比通过上级机关并以机关名义行文的速度快得多，几个平行机关或部门联合行文与以上级机关名义行文，在效用上基本是一样的。属于联合行文的公文名称，多系“通知”“决定”和“报告”。联合行文的文稿需经各方的领导同志签署意见并签字。几个平行机关联合向上级机关或下级机关行文时，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便于共同处理或贯彻执行。联合行义的各机关或部门必须是同级的，级别低的机关不能与级别高的机关联合行文。

十三、为什么一般不得“越级行文”？

【解答】

“越级行文”是指下级机关越过直属上级机关向更高一级机关及其部门行文请示与报告，因为它打乱了正常的隶属关系，给工作带来混乱。所谓“一般”二字，是指除非遇有特殊情况非越级不可；这里讲的“特殊”主要包括下列一些情形：由于情况十分紧急（如战争、自然灾害等），逐级请示会延误时机，给工作带来损失；经多次请示直接上级长时期拖而不批的重大问题；直属上下级机关有所争议而无法办理的原则性事宜；上级机关指定越级上报的事项；对直属上级机关进行检举、揭发的违反政策和法纪的问题等。

十四、为什么文件只发组织，不发个人？

【解答】

文件除上级指定直接上报或下发领导同志个人的外，一般只发组织，不发个人。之所以要这样做，是因为它有利于文件的统一办理，体现了公文处理工作的集中统一原则。在向上级报送“请示”中，制文机关出于获准的急迫心情，往往行文给上级机关许多领导同志个人。如某县科委要求增拨今年的农业科研经费，这份“请示”在主送县政府的同时，又抄送给县财政局局长、两位副局长。像这样的文件，让县政府办公室如何处理？它干扰了县政府的公文处理工作，并给领导工作带来混乱。正确的做法是，这份文件只能主送县人民政府，同时抄送县财政局。

十五、为什么说规范部门行文是从整体上坚持正确行文规则的关键？

【解答】

新《条例》第十六条第（二）、第（三）、第（四）和第十七条都是规范机关各部门行文的，可见，解决机关部门行文，是从整体上坚持正确行文规则的关键。

上述诸条，突出强调了以下六点：

一是机关各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级机关的相关部门行文。

二是除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经党委、政府授权一般不得向下一级机关正式行文。

三是部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。“正式行文”是指以“文件格式”的行文。

四是同级政府各部门之间、上级政府部门与下级政府部门之间、政府部门与相应的党组织和军队机关之间、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位之间可以联合行文。

五是属机关审批的事项，经机关同意也可由部门行文，但文中应当注明经机关同意。

六是部门之间未经协商一致的问题，不得各自向下行文。

国务院《关于进一步精简会议和文件的通知》指出：当前“部门内设机构越权发文现象十分突出，成为文件过多的主要原因”。该《通知》中要求：“各部门要严格控制向地方政府发文，除与地方政府商洽工作、征求或回复意见外，未经国务院批准，各部门一般不得向地方政府正式发文。严格控制部门内设机构发文。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。”

2001年1月1日国务院办公厅国办函〔2000〕1号文件对此又进一步做了明确规定：“政府各部门（包括议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件；不得代替机关审批下达应当由机关审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系，确需行文时，只能以函的形式行文。‘函的形式’是指公文格式中区别于‘文件格式’的‘信函格式’。以‘函的形式’行文应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种。”

十六、什么是“文件头”？

【解答】

非法定文种中的“总结”“计划”等要上报或下发，就必须从法定文种中寻找合法的载体来载运着它行文。对上通常选用“报告”作载体，对下通常选用“通知”作载体，对平级要用“函”，我们将这种载体叫做“文件头”。“文件头”是一份文件的正件（亦叫“主件”），被载运着的非法定文种是这份文件的附件（但不能称“副件”），这是从公文的运转程式角度上讲的。如果从实际内容上说，而附件恰恰是这份文件的“主件”所在。

十七、以县发改委的名义向县委、以分公司的名义向集团总公司党委行文，可否用“请示”“报告”“意见”？

【解答】

不可以。党政行文应分开。前者应以发改委党组的名义向县委行文，后者应以分公司党委（总支）的名义向集团总公司党委行文。

十八、向上行文，直接报送领导者个人，这是当前许多单位的普遍做法，为什么说它不行？

【解答】

对于这类问题，不能因为很多人在做，就可以不顾科学与实际规律而承认它是正确的。正如同很多人去滥用“公告”一样，因为滥用就说它用得对。在公文处理上必须坚持科学化与规范化。关于这个问题，新《条例》第十五条第（五）款有明确的规定。

十九、什么是“请示”行文的专一性？

【解答】

这种专一性主要包括以下几个方面。

（1）“请示”的行文对象必须是自己的上级机关。

这里所讲的“上级机关”是指与自己具有领导或者指导关系的直属上级，比如，一个县的教育局，县政府对其存在领导关系，市教育局与它是领导与被领导的关系。但是在实际工作中我们常常看到以下两种情形：一是县里的某一个局，需要一笔经费，它在给县财政局行文时用了“请示”；二是某县的县委，就县委学习中心组领导成员调整一事行文给市委宣传部，也使用了“请示”。这就告诉我们在实际工作中，必须严格确定“请示”的行文对象，不可把“请示”与“申请函”“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。

（2）向上级机关报送“请示”，应当送上级机关的办公厅（审）按规定程序处理，不应送给领导者个人。

关于这个问题，目前在实践中已经到了司空见惯的地步，随便走到一个地方俯拾即是。例如，某市科委为追加农业科研经费，在将此文呈送市人民政府的同时，抄送一栏中出现了一连串领导个人“姓加头衔”的称号：“张市长、孙市长（分管科技副市长）、王市长（分管财政的副市长）、吕市长（分管农业的副市长）……”还见到一个县交通局写给县政府的一份“请示”，干脆主送给“恩铭县长”，连“县政府”几个字都没有。这是当前公文处理中一种“见怪不怪”的扭曲现象。为什么“请示”不能行义给领导者个人？原因有二：第一，它违背了依法行文的要求，不符合党和国家公文法规的规定精神，即本题开头的那段话；第二，它干扰了上级机关对文件的正常处理程序，对这样的来文，上级办公部门如直接分发给领导者个人，就打乱了自身的处理程序，如不分送给各位领导者个人，又怕“事出有因”，岂不人为地给上级制造麻烦。

（3）受双重领导的部门，在向上级机关报送“请示”“意见”时，一般只能主送给一个上级机关，可将另一上级机关列为“抄送”。

这样行文的好处是，便于上级及时做出审批，防止由于“多头行文请示”，造成几个上级机关都难以及时给予审批，或者虽然都作出批示，但几家批示的意见不统一等问题的发生。

综上所述，行文请示要“香烧一股，佛敬一尊”。所谓“香烧一股”，是比喻写“请示”要坚持一文一事，即一份“请示”只能向上级请示一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理。所谓“佛敬一尊”，是比喻“请示”的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办者与协办者之间相互推诿、扯皮，延误审批时间，或者由于两个上级机关的批示意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权批准这一问题就主送给谁的原则，可将另一个上级单位列为抄送，以便了解或支持。如果行政关系在中央、省、市，而党的关系在省市、地县的，不能把党政机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。

二十、某局党委直接向局属各公司的行政机构发指示，某县委向县直各行政部门发指示性通知（这些机关、部门的党组仍然存在），某县粮食局以局行政机构的名义向县委报送工作总结、某一农垦总场以行政机构名义向各分场党、政组织发紧急通知等。这些行文方式是否妥当？

【解答】

不妥。前两种情况应以向各公司及县政府和县直各单位的党组、党委行文为宜，第三种情况则应改为以粮食局党委的名义向县委报送为妥，最后一种情况则以改做农垦总场党、政联合行文为好。

二十一、某市人大常委会党组直接向市政府所属各局、委、办和市属各企业、事业单位的行政机构发指示性通知，要求认真宣传贯彻《中华人民共和国治安管理处罚法》，并要求这些单位将宣传贯彻的情况予以报告。这种做法是否妥当？

【解答】

不妥。由于市人大常委会党组与市直各行政、企事业单位并没有什么直接的隶属关系，所以这样行文是不合适的。正确的做法是或以市人大常委会党组名义就有关《中华人民共和国治安管理处罚法》的宣传贯彻问题提出具体意见上报市委，请求批转全市各单位的党组织，予以贯彻执行；或以市人大常委会的名义，直接行文给它的执行机关——市人民政府，再由市政府或采取转发的形式，或采取另行发文的办法，要求市直各单位认真贯彻执行市人大常委会的意见。

二十二、某市所属一个区的公安分局，在报送《关于我区当前治安主要情况及今后工作的意见》时，主送机关写的是“区委、市局”，这样行文是否可以？

【解答】

不可以。这不仅在行文上造成党政不分（因为公安分局用行政部门的名义向上级党组织行文），而且容易给工作带来一定的麻烦。要么造成区委、市局都不批复，要么造成双方都作出批复而批示的意见恰恰相反的现象，这就不便于下一步工作的顺利进行。

二十三、主送给上级机关某一职能部门的文件，可否又抄送给上级机关？

【解答】

不可以。但如果倒转过来则是可以的。

二十四、某市公安局拟制的一份针对同样内容的报告，需要分别呈送给市委、市政法委和市政府等几个不同的上级机关，在此种情形下，可否将其一并列为主送机关？

【解答】

不可以。作为上行文的报告，其主送机关一般只能是一个，而不宜多头主送。特别是请示，更应如此。就此例而言，应采取分别行文的方式，或以市公安局党委的名义行文，将市委作为主送机关，同时抄送市政法委；或以市公安局的名义，向市政府行文。但要注意的是，在以市公安局党委的名义行文时，不可主送市政法委，同时抄送给市委。那样不符合行文规则。

二十五、某县人民政府与该县安全生产监督局联合行文，标题是《关于加强煤矿安全生产管理工作的通知》。这一行文错在何处？

【解答】

这一行文的错误在于县政府与县安全生产监督局不是平行单位，后者是前者的下属局。以一个县的最高行政机关行文足可以解决问题，而偏偏挂上一个管理部门，这不但没有使县政府增加什么权威性，相反却有失行文的严肃性，显得多此一举。

二十六、某市煤炭生产管理局安全处，以处的名义行文给下属的32个煤矿生产单位，要求各单位吸取某煤矿发生的严重瓦斯爆炸事故教训，严防类似事故发生，并将各单位安全检查整顿的情况做出书面报告。这样行文是否妥当？

【解答】

不妥。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文，此事应以市煤炭生产管理局的名义行文为妥。

二十七、某县民政局给乡镇人民政府发出通知，内容是：“定于本月7日上午召集殡葬改革工作座谈会，望乡、镇政府主要负责同志及分管民政工作的副职务必参加，并按提纲要求准备好口头发言材料，届时在会上发言。”这样行文是否合适？

【解答】

不合适。按照行文关系原则，上级机关所属的主管部门，只能根据本级机关授权或已有规定，答复上级机关向本部门联系、商洽或申请批准的问题，但无权作指示、下命令。因为它们之间没有上下级的隶属关系，县民政局无权对乡、镇政府下指示、派任务。

二十八、某市教育局向市财政局发送《关于召开我市教育工作会议所需经费的请示》，市财政局不但安然受之，而且给对方发出《关于同意拨付我市教育工作会议所需经费的批复》。这样行文是否妥当？

【解答】

不妥。因为双方之间是平行单位，按照行文关系的原则，平行单位之间不能写请示或报告，同样平行单位之间也不能使用批复。正确的做法是向有关主管部门请求批准，只能使用“函”（即“申请函”）这个文种。

二十九、某市教育局给各区、县的卫生局、教育局行文，要求为具有30年教龄的中、小学教师开设“专门保健门诊”。这种做法是否妥当？

【解答】

不妥。市教育局与各区、县的卫生局没有业务上的指导关系，故这样行文是不妥的，它极易给工作带来指挥上的混乱。

三十、工会有权使用“命令”吗？

北京某出版社出版的一本公文书籍，书中有两篇例文，现抄录于下：

【例文1】

任免命令

经工会委员会会议研究决定，在工会行政班子换届后，原工会主席助理工作调动，特任命刘××担任工会主席助理，负责工会日常的管理辅助工作。

工会工作委员会

××××年××月××日

【例文2】

工会发布令

根据《中华人民共和国工会法》的有关规定，健全公司工会的规章制度，现经过公司工会委员会一届四次会议讨论并制定《工会文化建设管理规范》，并于××××年××月××日起实施。

工会委员会

××××年××月××日

【解答】

此两篇例文属“病文”，易误导读者，是不正确的，因为工会无权使用“命令”这个文种。

三十一、“会议纪要”行文有什么要求？

【解答】

通知型的“会议纪要”，由于有固定的“中共××市委第×次常委会议纪要”“××省人民政府第×次常务会议纪要”等红色版式，所以，它们大都是单体直接行文，且不加盖印章。

指示型的“会议纪要”，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”作为“文件头”, “会议纪要”则作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式；如系单体行文，国家行政机关应使用“会议纪要”的特定格式。

“会议纪要”在行文关系上，可采取转发（印发）或直接发出的多种形式，类似于通知，发给下级机关贯彻执行；也可报送给上级机关，类似于会议情况报告，向上级机关反映情况，而且行文方式是“单”“复”结合。

三十二、什么是“法随令出”的行文方式？

【解答】

“条例”“规定”“办法”等法规性文件，在内部行文时，要用公文文种中的“通知”做“文件头”来加以颁行。

向社会上公开发布，采取“法随令出”的原则，有的可使用“公布令”加以发布，如国家行政法规，国务院各部委制定的“部门规章”，省、自治区、直辖市人民政府等制定的“地方政府规章”；有的则不能用“令”，必须用“通知”，如“类规章性文件”。地方性法规应用“公告”予以发布。这种借助“令”“公告”与“通知”来发布法规、规章的做法，通常称为“法随令出”。

三十三、什么是“自己给自己行文”？这种做法正确吗？

【解答】

向外制发的文件，同时需要送给自己单位的领导以方便使用，从而把自己单位的领导同志的名字写入抄送一栏，这就叫“自己给自己行文”，它是一种不正确的做法。

公文的行文，要么表现为是一个机关对另一个机关法定作者相互之问的运行，要么表现为是在一个机关内部上层领导机构对所属非独立法人的处、科、室的运行。如果某一机关制发了一份通知，在向外单位及所属内部机构主送的同时，还抄送给自己机关的首长，这就是“自己给自己行文”。这位首长是这个机关的法人代表，代表着机关的法定作者，他代表机关签署发出的文件，然后自己又变成接受者，形成了自己给自己行文。

这种现象不仅在基层，就是在一些中、高级机关也时而出现。理由就是因为这样的文件需要发给领导同志个人一份。制发的文件，很多是需要同时发给机关领导的，这是毋庸置疑的，但是问题的关键是如何发送。通过“抄送”的形式来发是对“行文”这一基本概念的扭曲，正确的做法是通过划分文件“正本”“副本”与“存本”的方法来处理，即发文时留出副本若干份，单独造单子把这些副本文件分送给本机关的有关领导，到一定的时候再予以收回并在分送单上加以注销。

三十四、“批复”与“批示”两个文种在行文上有什么不同？

【解答】

“批复”的行文对象是来文请求的单位，中间转报的“请示”“批复”时应行文给转报的机关，不可越开转报机关将“批复”，主送给被转报的单位，也就是说“批复”不可越级行文。当“批复”的内容具有普遍指导意义拟发送给其他下属单位时，也只是抄送给直属下一级机关，一般不再扩大。

“批示”的行文对象不像“批复”那么严格，它可以是直属的下一级，也可以是把所属的几级单位一并列入主送。

三十五、文件的“发文机关标志”即“××××文件”的几个套红大字，可以叫做“报头”吗？“发文字号”可以简称“文号”吗？

【解答】

均不可以。只有简报才有“报头”的叫法，指的是简报的上端部分。“发文字号”可以简称“发文号”，不可简称为“文号”。因为“收文字号”“公文份数序号”，同样也可以这样简称，这就难免造成混乱。

三十六、“成文日期”方面有哪些常见的病误？

【解答】

成文日期错误主要是指文件在成文日期的确定上不正确。例如，一份文件，领导同志是2013年11月15日签发的，按规定本应将此日期打印在落款之下方，而此文却写做“2013年11月28日”，把文件打印成文后的发文日期当做成文日期，这是不对的。发文日期应当标注在文件最下端“印制版记”栏内。又如“2013年11月15日”，省略了“年、月、日”，写这些都是错误的。

三十七、“发文字号”拟制方面有哪些常见的病误？

【解答】

主要表现为：

（1）在发文字号的编排上，不符合规定。

例如：

①（13）×财字第017号

② ×电（13）第06号

③ 冀×发（2013）4号

党和国家公文处理法规都明确规定：发文字号，包括机关代字、年份（年度）、序号（顺序号）。上述几种发文字号都是不符合这一规定原则的。第一个发文字号，排列的次序前后颠倒，而且多一个“字”字及一个“第”字，年号被缩简，且用圆括号，在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是：×财〔2013〕17号。第二个发文字号，年号被缩简，且采用圆括号，顺序号前加了一个“第”字，也不符合规范要求。正确的写法应当是：×电〔2013〕6号。第三个发文字号，近似合乎规定，但年号使用圆括号是错误的，应当写做“冀×发〔2013〕4号”。

（2）一文多号错误。

即指在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的发文字号。例如，某市发改委、财委等六个单位联合行文，在版头“发文机关名称”之下，并列了六个发文字号，占去了首页一半多的位置，使得这份文件的首页变得很不匀称。新《条例》规定：联合行文时，只标明主办机关发文字号。因此，这份文件应按规定只标市发改委的发文字号即可，其余五个单位的发文字号均可省略。

（3）党政机关发文字号混在一起。

这是指在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。例如，某市土地规划局，不论是以局行政或党组名义发出的文件，在党组织中也不管是以机关党组名义还是以机关党委名义发出的文件，统统以“×土”为机关代字。这种做法实际起不到编制发文字号的真正作用，党政文件混编在一起，查找起来十分不便。

（4）机关代字重。

指发文字号中的“机关代字”在一个地区中出现重复的问题。比如，某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字，选择了与市政府相同的机关代字——“×政”，这就造成了一个地方上多家代字相重复，从而使“×政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的做法应该是避开出现重复，体现出各自的代表性，比如，市委政法委应选用“×党法”、市政府政法办公室应选用“×政法”、市政协应选用“×政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“×党思”等。

（5）发文字号不明确发文含义。

发文字号中看不到发文的含义，即在机关代字中未标明“发”字，如“北海农”，代表农业，但由于未标明“发”字，仅仅看这个机关代字“北京市海淀区”，判明不了它是一份发文还是一份收文的文号。因此，凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字，以示与收文字号相区别。

三十八、“发文机关”（落款）标注不准确有哪些表现？

【解答】

在文件发文机关（亦称落款）的写法上不准确、不规范的问题，主要表现为：例如，××港务监督局，在文件落款处写做“港监局”; × × ×油田管理局，将落款写做“××油田”，这都是不符合规范的。按照公文法规的规定，发文机关名称要求写全称或规范化的简称。例如，“中国兵器工业集团”“中国共产党山东省委员会”及“中共广州市委”“天津棉纺一厂”等。同时，发文机关的标注位置，要位于正文的下侧偏右处，力求与下面并排的成文日期相匀称，例如：

中国××石油总公司

××××年××月××日

切忌相互之间错落太大，例如：

①

中共中国××银行委员会

××××年××月××日

②

中共××市委组织部

2009年××月×日

三十九、“附件说明”标注有哪些不规范表现？

【解答】

文件格式中的“附件说明”部位标注不合规范，如“××”制盐研究所写给上级的《关于报送2013年工作总结的报告》或《关于上报2014年工作计划的报告》的“附件说明”，标注有“附件：《2013年工作总结》一份”，或“附件：《2014年工作计划》一份”，这种标注是不必要的。按照人们一般处理此类问题的做法，凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、报转、发布某某文件字样的，附件说明处不必再注明“附件”字样，以避免重复。又如××县委转发市委一份通知，在附件说明处写做“附件随后”，此外还看到有的文件在附件说明处写做“附件三份”“附件列后”等，这些都是不规范的写法。正确的写法是：要注明附件的顺序、标题及件数。

四十、公文如果有附件，必须在正文之后、成文日期之前做出标识吗？

【解答】

一般情况下是这样。但在批转性、转发性、发布性通知及“文件头”中，由于其附件已在正文中做了说明，故“附件说明”处不可再标出附件名称。

四十一、公文版记（文尾）方面有哪些常见的病误？

【解答】

“版记”亦称文尾，通常由抄送范围和印制记录（或称印刷机关和印发时间）组成，它同版头一样都是正式文件不可缺少的部分，位于文件末页下端。如果不符合上述情形，都属文尾错位。文尾错位的具体表现如下。

①文尾被错放在公文附件或被批转（转发、印发）件的前面，致使主件和附件、被批转件组成的统一整体被分割。

②在被批转文件中，有的主件的文尾不仅被错放在被批转件的前面，而且还继续保留被批转件的文尾。

③文尾位置被随意提高或降低，遇到文件末页上端空白地方大一些时，就将文尾部分提高，甚至提到文件版面的1/2处。按规定版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。

④无义尾版记。

四十二、“行文对象”标注上有哪些乱用标点的错误？

【解答】

“行文对象”标注中常见的错误是乱用标点，具体是指在公文的主送、抄送单位中使用标点不严肃、不认真，出现差误。例如，主送单位写成：“各县、市委宣传部、财政局、邮电局”。由于在“宣传部”的后面错用了两个顿号，造成财政局、邮电局都成了县、市委的所属机构了；又如某省工商局于2010年10月7日发出的一份文件，文尾的抄送单位写成：“各行署、自治州、市、县党委、政府、人大、体改委、编委、省直有关部门”，这里一顿到底，而且最后一个抄送单位后面无句号，概念模糊不清，令人费解。

四十三、什么是“数目字”标注不规范？

【解答】

在公文写作中，运用数目字表述数量时的不规范问题，具体表现如下。

（1）该用阿拉伯数字时甩了小写汉字。

公文中的发文编号，版头上角的份数序号，成文日期、印发记录处的印发日期与印发份数等，按规定均应使用阿拉伯数字表述，如用了小写汉字即属表述不当。

（2）该用小写汉字的而用了阿拉伯数字。

如数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略词或具有修辞色彩的语句，邻近的两个数字并列连用、表示概数时，应用小写汉字。假若把“二万五千里长征”“一把手”“五六天”，写成“2万5千里长征”“25000里长征”“1把手”“56天”即属表述有误。

（3）成文日期被简化。

如把成文日期“2012年3月8日”，写成“一二年三月八日”“一二．三·八”等都是错误的。正确的写法是年月日表述要用全称。

（4）数量语表述上有错误。

如“鹰厦铁路北段两列货车相撞，四辆车辆报废，六辆车辆破损……”中“车”是表示物件的名称，“辆”是车的计量单位，合成为“车辆”是一个表示不定量的名词，因此它就不能再受定量的修饰。“今年我厂上缴利税比去年增长了75%，而生产成本却下降了一倍……”中“倍”只有在增长上才能使用，在减少、下降方面是不能使用“倍”的，因为降低一倍即减少100%，而这显然是不可能的。“去年我厂产值为4000万元，今年是8000万元，前年是2000万元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番，比前年是翻了三番……”中“翻三番”，是指2000万元的8倍，即1.6亿元，而8000万元只是前年的3倍，把“倍”和“番”的概念混淆了。再如“参加厂长、经理学习班的185名学员，期末考试成绩在85分以上者有100名，85分以下者有85名……”这一表述也是不够恰当的。因为照约定俗成的惯例，当用“以上”或“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内；当“以上”与“以下”连用时，对本数包括在哪里应作出明确交代，否则，本数就被丢掉或重复出现。故这段话应写成：“成绩在85分及其以上者有100名，85分以下者有85名。”

四十四、公文标题拟制上有哪些病误？

【解答】

当前，在公文标题的拟制上存在不少问题，突出表现在以下几个方面。

（1）标题不合格。

这是指拟制的公文标题违背公文法规的有关规定。公文标题的拟制格式，在《党政机关公文处理工作条例》中有明确规定：文件标题应当由发文机关、事由和文种三部分组成。

如果一份文件的标题违背了上述的格式要求，应视为不合格。例如：

①一份通知的标题是：《通知》或《通知如文》。这个标题，既无“发文机关”，也无“内容”（事由），是极不合格的，特别是《通知如文》的写法，早在1954年10月中共中央办公厅就已明令禁用。在一份文件的标题中，只标文种的做法，不论什么文件都是不允许的。

②一份决定的标题是：《××市人民政府决定》。这个标题有“发文机关”与“文种”，而无“内容”（事由），作为这份决定来讲，这个标题是不合格的。

“发文机关”+“文种”的标题，名为“双项式”标题。这种标题可以应用于公布性文件，诸如“公布令”“公告”“布告”“通告”“公报”等，而不能用于内部运行的公文。决定、决议、通知、通报、函、纪要、请示、报告等文种都是在机关内部运行的文种，故不可使用“双项式”公文标题。

③一份通报的标题是：《××钢铁公司授予王××同志“钢铁战士”荣誉称号通报》。这个标题在“授予”的前面丢掉了“关于”二字，在“通报”的前面缺少“的”字，不符合公文标题拟制的语法结构要求。

（2）标题不准确。

这是指在公文标题的拟制上，出现的事由概括不准、文种确定不准等问题。例如，某市食品工业公司对司机××私自开车去北戴河游玩的情况发一通报，而标题却写成《关于司机××开车去北戴河的通报》。这个标题，对事由概括得不准确，因为开车去北戴河与私自开车去北戴河游玩是性质不同的两码事，该标题没有准确地反映出通报真正的内容，故应改为《关于司机××私自开车去北戴河游玩的通报》。

（3）标题不简要。

这是指在公文标题的拟制上过长和烦琐，主要表现为：①公文标题的“事由”概括得不简要。例如，《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》，这个标题长达57个字，并且重叠使用两个“关于”，显得很不简要。应改做《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神，搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。

②转发文件时，标题十分烦琐冗杂。例如，有这样一份文件标题：《××县财委转发市财委转发市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知》。这个标题过于烦琐。正确的做法是，按照惯例，可改为《××县财委转发市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知》，这就删去了中间（即市财委）的转发层次，将被删掉的这个中间层次的内容写进公文的开头，并把连续重复的三个“通知”减去了两个，只保留文件发源处的一个文种。

③对批转会议文件时，标题非常臃肿。例如，《中共××区委、××区人民政府批转〈××同志在全区第五次商贸工作会议上的总结发言〉及区委〈关于第五次商贸工作会议的情况报告〉和〈××同志关于加强我区商贸工作的几点意见的报告〉的通知》，这个标题包括三个被批转文件的标题，先后使用四个文种名称，长达90多个字，显得过于冗长，给人一种臃肿的感觉。正确的应为：《中共××区委、××区人民政府批转全区第五次商贸工作会议三个文件的通知》，文字省去50多个字，且内容简要，标题醒目。

（4）标题不清楚。

这是指在文件标题的拟制上，模糊不清，引起歧义和误解。例如，《××建筑公司关于水泥的请示》和《××商场关于小汽车问题的请示》，均属表意不清。因为看了这样的标题，并不知道发文机关行文请示的真正意图是什么，究竟是想增拨水泥还是减拨水泥，是想购置还是报废、调换小汽车，而小汽车究竟是货车还是小客车，这一切均不清楚。规范的做法是，应写成《关于增拨（或减拨）水泥的请示》和《关于购置（或报废、调换）小货车（或小客车等）的请示》。

（5）滥行省略。

与一般文章的标题相比，公文标题的一个突出特色是它的要素化。依国家有关公文法规的规定，公文标题必须由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，每个要素均有独特的作用，一般不得随意省略。但在实践中有些公文标题却未循此而为，表现为过于追求标题的简洁而滥用省略，以致使公文标题“缺肢少腿”，令人费解。例如，有一份标题为《关于增加职工福利待遇问题》，该公文究竟是由哪一单位制发，属何类文种，均不清楚。正确的做法是，应当在介词“关于”前冠以发文机关名称，在“问题”之后添加文种，即《××关于增加职工福利待遇问题的××》。又如某工厂向主管局所写的一篇关于机修车间设备大修情况的报告，标题是《机修车间大修情况》，随意省略，显得不伦不类。仅就文种而言，究竟是“报告”还是“请示”，令人难以捉摸。规范的写法应是：《××厂关于机修车间大修情况的报告》。

（6）文种混用。

文种是公文标题中不可缺少的一个构成要素，对于它的确定，应当根据公文所涉及内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行，具有特定性和单一性，不能混淆使用。但在实践中出现文种混用问题的较为多见，主要表现为请示与报告不分、决定和决议相混、公告与通告滥用以及把决议和会议纪要等同等。例如，某一上行文标题为《××厂关于扩建职工娱乐室的报告》，即属混淆了“请示”与“报告”‘两个文种的界限。因为从行文要求上看，请示需要上级机关明确作出批复，而报告则未必如此。鉴于该文所述内容是需要领导批准解决扩建职工娱乐室所需经费问题，故用“报告”文种显然是不正确的，应当改为《××厂关于扩建职工娱乐室的请示》。至于使用《××厂关于扩建职工娱乐室的请示报告》，将“请示”与“报告”合二为一，就更属错误。

（7）叠床架屋。

这主要有三种情况：一是公文标题中的“发文机关”要素因简省不当而造成重叠。例如，《中共××乡党委关于加强秋粮收购工作的通知》，且不说此“通知”以党委名义发布是否合适，仅就“中共××乡党委”这一名称表述而言，即存在重复累赘的问题。因为“中共”是“中国共产党”的简称，再在后面出现“党”字，显属不当。尽管这种表述在实践中比较普遍，但却不符合规范。正确的写法是：“中共××乡委”。二是公文标题中的“文种”要素因转发或批转环节过多而造成重叠。这类标题往往流于冗长杂乱，读起来拗口，繁冗枯燥，令人生厌。例如，《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发〈财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知〉的通知的通知》，其中介词“关于”重复出现三次，实属不妥，而且在“转发”之前加介词“关于”也不符合语法习惯；文种“通知”也重复表述。依转发性通知标题拟制的惯例，应只保留公文发源处的一个文种即可。此外，该通知转发的中间环节即××省财政厅亦无保留的必要。因此，可将整个标题改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知》。三是公文标题中的“事由”部分因强调表述而造成重叠。例如，《××厂关于申请扩建浴室的请示》。其中“请示”文种即已明显蕴涵向上级单位“申请”之意，“事由”部分再用“申请”一词纯属不必，故应删掉。

（8）简而不明。

此种“病误”指因为过分追求标题表意的简练而造成语意不清，含混模糊，令人费解。例如，《××市工商局关于摆设摊点的决定》一题，究竟是“禁止”，还是准许？由于随意苟简，致使表意不明，令人迷惑。如果将其改为《××市工商局关于禁止在市区繁华地带随意摆设摊点的决定》，语意就显得明确具体了。

（9）题不对文。

这是指公文标题对正文部分所述内容的概括有失准确，或过宽或过严，使标题与正文出现“分离”的状况。例如，有一标题为《××市公安局关于二〇一三年上半年厂矿企业内部治安案件情况和问题的报告》，依题推断其正文部分应当只涉及“厂矿企业内部”这一空间范围、“治安案件情况和问题”这一内容范围、“二〇一三年上半年”这一时间范围，但阅读全文后却发现其在内容上不仅反映了“治安案件情况”，而且也反映了有关“刑事案件情况”；尽是一些“情况”的陈述，却没有对“问题”的罗列与分析；有些内容表述甚至超越了“厂矿企业内部”的范围。由此可见，该报告的标题与正文不符，标题概括过严，有悖公文法规中有关标题拟制必须做到准确的规定要求。

（10）生造文种。

这是指使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如“汇报”“批转”“转发”等。其中“汇报”是公文处理中的常用术语，不能作为文种；“批转”和“转发”只是两种重要的公文发布形式，仍旧不能作为文种使用。实践中，有些单位对此注意得不够，往往自拟文种，例如，有一标题为《××市××区计划经济委员会关于电子乐器厂整顿工作情况的汇报》，将“汇报”作为公文文种使用，显失规范，应当改为“报告”。

（11）乱用标点。

依据公文法规的规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。但在有些特定情况下，公文标题中仍然需要使用诸如引号、括号、顿号、破折号等标点符号，以使表意更加清晰严密。实践中，不少公文标题中的标点符号的使用不够规范，随意性强，主要表现在：联合行文的标题，在并列的发文机关名称之间不加顿号；出现缩略语和具有特殊含义的词语时不加引号；批转法规性文件不加书名号，而使用引号，或者不是法规性文件却加书名号；对公文内容成熟程度的限制性词语置于书名号之外等。例如，《××公司批转〈××地区种子管理站关于加强种子科学管理的规定〉（讨论稿）的通知》，其中“讨论稿”是对该项工作内容成熟程度的限定，表明其内容尚不十分成熟，有待于进一步酝酿和磋商，以便使之趋于完善和合理。它与规定标题同为一个整体，是不可分割的，因此在书写时必须注意将其置于书名号之内，即写成《××公司批转〈××地区种子管理站关于加强种子科学管理的规定（讨论稿）〉的通知》。再如《××省人民政府关于转批转省税务厅“关于增收企业所得税的规定”的通知》，此标题中，被批转对象《关于增收企业所得税的规定》是法规性文件，故应按规定使用书名号，而不能用引号，即应改为《××省人民政府批转省税务厅〈关于增收企业所得税的规定〉的通知》。

（12）排列不美。

公文标题在文面上的排列应当做到醒目、美观、得体，或采用单行排列，或采用双行或多行排列，要统筹考虑，合理布局，能给人以形式上的美感。实践中，不少公文标题的排列都忽视这一问题，往往随意而设，既不美观，也不够规范。

（13）位置不当。

公文标题应当位于文面上的什么区域？应位于公文版头红色反线下空2行处，而且标题与主送机关之间的距离亦应空出1行。这样排列出来的公文标题，才显得醒目突出，美观得体。但在实践中很多机关的公文标题在排列时颇为随意，很不讲究，不是离横隔线太近，就是过于疏远，显欠规范。

（14）字体字号混乱。

这是指公文标题中对字体、字号的使用不合规范，随意乱用。公文标题应当使用何种字体，用几号字？按规定，即应使用二号小标宋体字。但在实践中有些机关的公文标题却不如此，或用初号宋体字，或用三号宋体字；还有的不用宋体字，而是用黑变体、楷书体、隶书体或者魏碑体等，很不规范，给人以纷乱之感。标题是公文的“眼睛”，拟制时必须精心对待，审慎为之，切不可草率造次。这里所列诸种“病症”，仅就常见现象略作分析，以期引起公文工作者注意，从而使公文标题的拟制不断臻于规范。

四十五、公文“称谓”有哪些病误？

【解答】

主要有以下几个方面。

（1）称谓过简。

例如，在一个省内，有的文件称呼省政府为“省府”、省检察院为“省院”，这是不准确的。按照人们约定俗成的称谓，省人民政府应简称为“省政府”;“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”“省冶金设计院”“省医院”“省理工学院”等，这个称呼即使在省检察系统内部也是不可使用的，容易与在业务上有着密切联系的“省法院”相混淆，正确的简称应是“省检察院”。涉及省外的问题还应加注省名。

（2）称谓过繁。

称谓过繁的表现主要是该简化的却不简化，给人以一种臃肿累赘之感。例如，××油田公司党委写给直属上级组织——××石油管理总局党委的一份报告，按照习惯，主送单位本可写做“总局党委”即可，而却写成全称——中国共产党××石油管理局委员会，实际很不必要。

（3）称谓不明确。

不明确的称谓，大都是由于随意生造而形成的，使人不好理解。比如，把“五讲四美三热爱工作办公室”叫做“五四三办公室”；把“清理‘三乱’办公室”叫做“清三办”；把“海洋水产集团总公司”叫做“海水总”。

（4）称谓不统一。

指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，以致造成称谓上的混乱。例如，有一份《中共××市委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，文中对“政法部门”就使用了多种称呼：“政法单位”“政法机关”“政法各部门”“公检法司”“公安、检察、审判、司法单位”“政法治安管理部门”“政法、公安机关”等。正确的做法是，同一名称在同一文稿中不止一次出现时，应力求名称划一，防止前后不统一。

（5）文件中称谓因循守旧。

称谓因循守旧，是指没有根据客观实际情况的变化而改变，仍在沿用一些旧有称谓。比如，把“星期几”写做“礼拜几”，把“乡镇企业”写做“社队企业”，称“水泥”“铁锨”“火柴”为“洋灰”“洋锨”“洋火”，将“俄国”称为“苏联”，将“韩国”写做“南朝鲜”，将“首尔”写做“汉城”，将“国有企业”写成“国营企业”等。公文中的称谓，要注意根据形势的发展变化而不断更新，不可因循旧名不变。

四十六、什么是拿“请示”当“函”用？

【解答】

即该用“函”申请批准的却错误地使用了“请示”。例如，某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要；再如，中国重工船舶总公司所属一个造船厂给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“海晶大厦”的建设用地；又如，某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在滨湖垦区增建一所小学。这些都是拿着“请示”当“函”用。按照党和国家公文法规的规定精神，向有关主管部门请求批准事项应当使用“函”。财政局、土地规划局、文教局都是地方行政主管部门。市科委与市财政局是平级单位；造船厂与市土地规划局相互之间无隶属关系；区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，都是市政府领导下的平级单位。它们之间都不是上下级领导关系，也不存在上下级的业务指导关系，因此，根本不存在使用请示的问题（请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的文种）。

为什么会出现上述情况？有的是出于对“函”与“请示”的使用规范掌握不准造成的，但也有的是明知不对，不得已而为之。因为这样有利于申请事项开“绿灯”，完全是出于无奈。比如，前述三例，对方回复时都使用的是“答复下级机关请示事项”的“批复”，由此可见对方是如何偏爱“请示”了。在实践中，确有不少类似事项因为使用了“函”而被收文单位“退回”的现象，而一旦改用了“请示”，就会马上得到对方的“恩准”。由此可见，“请示”与“函”文种使用的规范化问题，任重而道远。

四十七、什么是拿“公告”“通告”当广告、启事用？

【解答】

翻看中央及省市一级的报纸（省市级以下的报纸尤甚），广告栏中数不尽的“公告”“通告”令人眼花缭乱。从使用者看，大都是一些企事业单位；从告知的内容看，除“征婚”的尚未发现外，其他的是应有尽有。我们不能把“公告”简单地理解为“公开告知”，也不能把“通告”说成是“普遍的告知”。“公告”“通告”这两个名称，无论是在国外还是在国内，也无论是在我国的上古时代还是今天，“告”（“诰”）始终是当权者用以向社会民众宣告自己的主张、要求时使用的公文专用名称。在“告”的基础上划分而出的“公告”“布告”与“通告”更是如此，具有它的专任性。这种专任性在当前表现为：它的使用者应当是行使党和国家管理权力的机关，在这当中又要求公告的使用者必须是党和国家的高级机关，布告必须是国家行政机关，通告的使用者基本上是国家行政机关下属的行政主管部门。这种专任性还表现为：它所负载的信息和发布的内容，限于传达贯彻党和国家的方针、政策，发布重要或应当普遍遵守和需要周知的事项，我们从这些内容中可以体会到它的权威性。而那些诸如“招聘通告”“招生公告”“更名通告”“迁址通告”“分红公告”“开业公告”“销售通告”“租赁通告”等，从使用者看均不是党和国家管理机关，从内容上看充其量不过是一份商业广告和启事。广告、启事对阅者不具有任何约束力，阅者可以接受采纳，也可以置若罔闻，不予理睬，而“公告”“通告”是有国法、党纪做它们的后盾的，要求人们必须按其执行和办理。由此可见，它们之间的本质差别多么不同，距离又多么遥远，现在却被一些人胡乱扯到一起，这对党和国家的管理工作不能说不是一种干扰。

四十八、什么是拿“报告”当“请示”用？

【解答】

报告是由若干子报告组成的一个群体性的文种。对于子报告，人们通常在“报告”二字的前面加注性质限制词，例如，《关于××××的情况报告》《2011年上半年工作情况综合报告》《2011年财务收支状况分析报告》《大兴安岭恢复生产重建家园工作总结报告》。

目前，我们在实际工作中却经常看到这样的一个合并使用的文种，即《关于××××的请示报告》。按前面讲的道理，它给人们这样一种认识，即报告中还有一个名叫“请示报告”的子报告。实际上它根本不是什么报告，而是彻头彻尾的“请示”。由于作者在“请示”的后面又加了“报告”二字，结果把一个独立的请示文种贬为报告的从属，拿“报告”当请示用，这就给公文正式文种的使用带来混乱。由此可见，在“请示”后面加“报告”，纯属画蛇添足，弄巧成拙。

这种拿着“报告”当“请示”使用的现象，可以说屡禁不止，可见问题的严重性。这个问题不单单是个文种如何使用的事情，因为它给上级机关受文后的处理带来一定困难。按照行文规则，上级机关对“报告”一般可以不作批示，更不存在什么批复，但这类行文实际上是“请示”，是要求上级机关做出“批复”的，岂不人为地给领导机关的工作造成不必要的误会和矛盾吗？

四十九、什么是拿非正式文种当正式文种用？

【解答】

正式文种与非正式文种，由于地位的不同，决定了非正式文种在行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。按照人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种做它的载体，载运着它行文，我们通常称这一载体为“文件头”。“文件头”大都由命令（令）、“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。

假若非正式文种在行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，并“天马行空，独来独往”，那就犯了拿非正式文种当正式文种使用的错误。