积累总结力，用诀窍积攒工作经验

想要做好秘书工作，总结力必不可少。一些优秀的秘书之所以能够得到领导的厚爱，正是因为领导知道他们在工作中积累了不少的经验。有些秘书因为初入机关，没有经历过事情而不知道如何做事；有些秘书则是因为不懂得积累经验，才造成了做事时领导不信任的结果。

 

一天，凯元被办公室主任通知：本机关要举办一次针对社会杰出人士进行的表彰会，届时会有媒体前来报道。一听有媒体前来，凯元就知道，这次的会议规模小不了。这下他有些心慌：虽然自己也曾经筹办过几次会议，但在那些会议中，自己都是给其他的秘书打打下手，自己作为主要置办者还是首次。

不得已之下，他只得前去请教主任，但主任当时就有些不满意了：“你已经参与了几次大型会议的筹办了，是时候锻炼一下了！”

 

凯元虽然经历了“会议”的过程，但是却依然没有“经验”，这种经验的缺乏并非没有经历，而是因为个人不擅长进行经验总结所导致的。

经历与经验不同，经历若不转化为经验，便无法为你的职业生涯加分；经历只有在经过了个人的观察、总结、思考与提炼以后，才能转化为经验，而这一总结、提炼的前提，需要建立在一定时间内，在秘书行业中连续工作经历的基础之上。也就是说，经验的积累必须要具备两个基本的要素：在一定时间内在机关内的连续工作经验，个人在从业秘书职业过程中，进行实践观察、学习与总结。简单来说，秘书必须要学会主动地进行经验的积累，才能够使自己成长为优秀的秘书。

立足本职工作，积极摸索与积累

秘书工作具体而复杂，从待人接物，到给领导安排工作日程，如何在面对这些事情时做得恰到好处，在很大程度上取决于秘书个人的经验深浅，而这种经验又极难从教科书上学习得到，因此，除了从事该职业已久的同事的言传身教与领导的指导以外，只有靠秘书自己在实际工作中去主动地摸索与积累。

1．做个有心人

秘书工作不仅涉及面宽，而且接触的人极多，从各个普通科室的同事，到各级领导，从机关内部到外来客人，再加上秘书身为领导的随从，往往会比其他同事更有机会接触到普通人群接触不到的权力层人士、精英人群。这种职业上的优势也给年轻、经验少、人生历练不足的秘书们积累经验创造了条件。相比于其他行业中的秘书而言，在机关日常工作中，只要处处能够做个有心人，学会观察周围的人与事，便会有不小的收获。

因此，在每做一件事情、每接触一个人以后，秘书都应细细想一下，在为人、做事的过程中，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进，使自己保持如同海绵一样的心态，通过职业过程中的日积月累，个人能力便会在无形之中获得极大的提高。

2．将本职工作做好的同时，“眼中有活”

秘书唯有脚踏实地地工作，才能够经历事件、积累经验、增长才干。若一个秘书总是认为自己是在打杂、工作毫无技术含量，习惯性敷衍自己的工作的话，那么，即使领导将一些重要的工作交给自己，他们也往往做不好——机关工作事事皆大事，一件事情上出现了错误，领导便不可能再给你“二次机会”。

此外，一心只想给领导当“参谋”，或者只想将“秘书”一职当跳板的人，也往往无法获得领导的重用：此类人往往会因为功利心过强，而导致领导不敢将重要的事情委托给他们去办。

因此，秘书必须要在脚踏实地的同时，将自己的本职工作做好，同时，要“眼中有活”，尽可能在不越界、不越权的范围内，尽可能多地接触不同类的工作：接触得越多，经历得越多，便有可能获得更多的经验。

3．不安于现状，积极学习

一些秘书之所以显得缺乏经验，大多是因他们自我设限导致的。由于给自己定下的目标只是“完成领导要求”即可，他们对自己的要求多半不高，也多不想过问自己工作以外的事情，平日里工作得过且过，只要工作中不出纰漏即可。久而久之，他们不但在工作中变得缺乏积极性，同时也相对显得经验不足。

其实，秘书工作的“熟练”程度都是相对的，只要你肯积极进取，就连为领导复印一份资料这样的小事，都有经验积累的空间。若你能够在工作过程中，为自己树立起“问题意识”的话，那么，经验积累的过程将会更加轻松。

秘书不管是在处理日常性工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应多问一下自己：“事情为什么会出现这种情况？”“用这种办法处理，一定可以完善吗？”不仅如此，个人还应拥有一些富有创造性的幻想：“若换一种方式进行处理，事情又当如何进行？”“除了这一种方法，其他就没有更好的办法了吗？”对于秘书而言，若对一些偶然性的事件多加留意，便可以从中悟出一些更规律性的东西来。

4．积极总结过往与他人工作经验

积极与总结是机关秘书提升自我的一项重要途径，可借鉴以下几种方法：

（1）在看到了办公室中有谁写出了优秀的、得到了领导称赞的公文后，你应主动将其收集起来，以备日后学习使用。

（2）在阅读过程中，遇到了有价值、对工作有帮助的观点、句子甚至是词语时，你都应将它们进行或剪贴、或摘抄的积累，以便日后在写作中加以利用与仿效。

办公室中有哪类表格需要常用？有哪些通知格式是通用型的？有哪些文书体制是需要常常用到的？将它们收集起来，下次领导再有吩咐时，你便可以在原文章基础上修改、创作成新的文章。

5．让自己的工作更有创造性

秘书工作主要是为领导收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令，因此，在一些秘书看来，秘书工作极难与“创造”一词联系在一起。但事实上，创造性地工作，不仅是做好本职工作的首要条件，同时也是总结经验的首要途径。

唯有熟练掌握了工作技巧的人才有机会创造，因为他们会在熟悉原本的做事程序的基础上，不断地思考这样的一个“一元一次议程”：“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”在这一思考的过程中，个人不仅能够回顾自我做事方法，同时还能够在回顾的过程中，发现那些新的、能够简化、合并或是创新性工作的步骤。

比如，秘书往往会需要协助上司处理各类文件，在浏览各部门送来的汇报资料时，秘书便可在心中琢磨：这些报告的内容是否足够充实？写作者是否有值得借鉴的地方？有哪些地方原本能够写得更简便一些？

积累总结力并非一朝一夕可以练就，出色的秘书往往能够在熟悉工作经验的过程中，不断地总结过程、积累诀窍，来让自己更好地“辅政”。