撰写工作简报的技巧

简报是一种比较常见的汇报方式，但它又是一种比较特殊的文体，它既不属于公文里的上行文，不能用它向上级请示问题，又不属于公文里的下行文，不能用它向下级发指示，可是它的使用却极为广泛。

简报可以分为思想动态简报、工作情况简报和会议摘要简报三大类。

简报的格式犹如小报，也是由报头、报核、报尾三部分组成。

1．报头部分。

中心是“简报名称”，位置居中，用大号字体，有直接标作“简报”的，也有标作“动态”“简讯”“情况反映”“工作通讯”“内部参考”的。期数在标题的正下方，属增刊的单独编期，有的在标上“第×期”后还要注上刊出的总期数，下用一横线隔开。

2．报核部分。

首先是标题，写法与消息标题相似，要求简括正文内容。然后是正文，正文前后无须再加收、发机关与发文日期，但在正文结束后要在右下角把供稿者括注出来，下面同样用横线隔开。

3．报尾部分。

在左端先注明发送范围，一方面以此表明收文者，一方面作为机密程度的补充说明。在右端写上共印份数备查。

成功的简报要在一开始就能吸引住听众或读者的注意力，并保持这种注意力，直至结束前都使他们保持热情与关注。

1．在前言中强调利益。

每个人都关心自己的切身利益，如果你能使他们确信，你的简报与此相关，那么就能自然地获得他们对简报内容的关注。

人们有过这样的经验：在自己发言时，突然有人站起来打断说：“对不起，××先生，我们为什么要听你的简报呢？我们可以从中获得什么呢？”消除这种可能性的方法，就是不要等别人去问这些问题，而是在简报一开始的时候就先回答这些问题。

简报内容给每个读者的利益可能是一般性的，例如较高的盈利或较低的成本——在这份简报中的多种提案可以帮助我们每年节约52000美元，并且增加我们的红利。也可能是与读者切身相关的事，例如“经济危机下的裁员方案，将以下列几种方式深深地影响我们每一个人”。

2．呈现线索和重点。

在简报中每个段落的开始，可以用25个以内的字陈述这一段落所要表达的重点。例如“下一个要说的重点是……”，或是“简报的第三个重点是……”这样可以让你的读者或听众有个清楚的概念：这个简报目前进行到哪里了。

3．使用例子、数字等确切的素材。

列出确切的论据、例子、统计数字、故事以及类似事物等任何可以支持论点的素材。在举出论据之前，可以用这样的句子开始：“让我给你们几个例子。”“这里有几个统计数字，或许你会感兴趣的。”

请比较下面两段简报文字：

“我们行业的主要竞争对手，都非常重视互联网销售渠道的开发，弥补了地面实体店面销售的下滑。”

“我们行业的主要竞争对手A企业，重视互联网销售渠道的开发，在天猫商城、京东商城开设了自营旗舰店，年销售额估计不少于5000万元，这一数额可以弥补其实体店面销售的下滑额。”

很明显，第二段话，更有吸引力、说服力和可信度。

4．综合和结论。

将你的主要论点再陈述一遍，这样读者、听众才知道你将确切的举证转化为一般性结论。你可以这样总结你的论点：“我将综合这些论点……”，或“结论是……”，用这样的陈述应用于结尾。

5．引导和转接。

用下面的句子将读者或听众从一个主题引向下一个重点：“现在我们来讨论下一个主题”，或是“让我们接着……”。

6．以积极的方式结束简报。

结语对简报非常重要，要在简报结束时建立积极的、建立团体精神的感受，可以考虑采取下面的方式：

（1）挑战、困难与努力。告诉读者你所提出的想法不是那么容易进行的，但无论如何请他们勇敢地接受这一挑战。

（2）积极。尽可能表达出诚意与信心，表示自己愿意接受挑战，然后预期可实现的成功。

（3）未来。谈及将要来临的时光，你甚至可以用“未来”这个词预期更光明的日子。

（4）人称代名词。让你的简报更感性化。使用“我”——当你提到承诺或抱负时，告诉他们你的感受是什么。用“你”——当提及你的读者时可以这样用。更进一步，用“我们”表示你与他们是同一群体的，以此可以增进认同感。

（5）用上升的语气结束简报。让你的简报在上升的语气中结束，而不是下降的语气。比较下面两种结语：

第一，让我们期待一个更光明的未来，而且避免犯下过去所犯的错误。

第二，我们将避免过去所犯的错误，并且期待一个更光明的未来。

显然，第二种结束方式更有鼓动性。因此，应该在积极气氛中结束简报，尽量避免下降语气。