第九章 怎样写好信息

什么是信息

信息作为一种客观存在，可以说无时不在，无处不有。从广义上说，信息是对事物存在方式或运动状态的直接或间接的表述。从狭义上说，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息能够通过文字、符号、图像、数据、报表、声波、电磁波等载体反映出来，并通过载体进行传递和存储；信息不是过时的东西，而必须是具有新内容的新知识，能够作用于信息接受者。

信息的具体作用如下。

1．领导科学决策的参谋咨询作用

决策是否正确，是否符合客观事物本身的规律性，关键就是看能否及时准确地获取足够的信息。一个闭目塞听、孤陋寡闻的领导，绝不可能有效地开展工作，更不可能做出正确的决策。一项政策制定之后，进入执行阶段和结果评价阶段，同样需要和依赖信息反馈，据此做出新的判断和决策。

2．指导工作、解决问题的推动作用

领导和上级机关通过信息，了解情况，发现问题，同时，通过信息发布指示，揭露矛盾，对布置的工作进行督查督办，推动各项任务的完成。

3．部门、地区之间相互学习、交流作用

运用纵横交错的信息网络，可以加强系统内部各地区、各单位和系统外部各部门之间的联系和交流，互通情况，相互学习，推动工作。

4．促进机关转变作用和提高工作效率的作用

信息快捷、便利、通达、及时等特点，为领导和机关了解情况、发现问题、获得情报、指导工作节省了大量时间，加快了机关工作运转速度，从而提高了办事效率。

信息由哪几部分构成

信息结构由标题、导语、主题、背景、结尾等构成。并不是每一篇信息都具有这几部分要素，有的可能有，有的可能只有其中的若干件。

1．标题

信息的标题就是表明信息内容的短语。标题是信息的眼睛，在一篇信息中占据着首要位置。一篇信息是否有分量，价值是大还是小，首先是从标题上做出估量。

写好信息标题要注意四点：

一是观点要鲜明；二是与信息内容吻合，准确地体现信息的主题；三是要醒目、新颖使人耳目一新；四是要简洁干脆，高度概括。

2．导语

信息的导语就是信息的开头。导语不是信息的必需要素，题文承接型信息，就没有导语。但不能说导语在信息中就没有用。事实上，有些信息的导语以精练的笔墨反映信息的要点和轮廓，可以使读者得到信息主题的总概念，有利于读者理解信息主题。导语还具有提示主题、引出信息主题等作用。

3．主体

信息的主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。主体是信息的中间部分或称主要部分，它在导语之后，用充分的事实材料和典型事例把导语中所概括的内容、提出的问题或得出的结论加以展开阐述。

主体的结构方法主要有三种：

（1）顺理成章法。即在整体布局上沿着一条线索一气写下去，气势流畅，中间没有线索的间断，这种结构显得畅达，眉目清楚。

（2）并列表现法。就是将反映一个事物的不同侧面，或几件事并列起来表现一个主题思想。这种方法能够把一些表面看来互不联系的事物、现象联系在一起，在一个主题思想的统帅下，多方面、多层次地表现客观事物，增大信息的容量。这种方法对综合信息、组合信息尤为适合。

（3）逐层排列法。具体方法是，首先从丰富的信息事实中提炼出总观点，这就是一篇信息的主题思想；其次按总观点再设立若干分观点，使总观点和分观点之间具有较为紧密的从属关系；再次再按分观点的轻重排列次序，形成一个有机的整体；最后选择最典型的信息事实叙述各个分观点，使材料充分体现观点。

主体是信息中叙述和展开事实的主干部分，也是决定信息质量和价值的关键部分。

4．背景

信息不一定都要交代背景，背景为主题服务，突出主题，起衬托作用。所谓背景，就是一件事情的来龙去脉，一个事物和周围事物的联系。有些信息，通过交代背景，确实可以起到增加信息深度和力度的作用。

在信息中交代背景要注意几点：

（1）背景一定要为主题服务。

（2）交代背景要适当。

（3）不是任何一篇信息都要写出背景。

（4）交代背景时，一定要考虑读者的实际需要。

5．结尾

信息的结尾也不是信息必需的部分。一些信息因要表现事实的完整性和逻辑的严密性，会安排一个结尾。有些信息的结尾是小结性的，对全文加以概括、总结，起到画龙点睛加深读者印象的作用。

从哪里获取信息

有的秘书人员反映，身边眼前都是平平常常的业务工作，哪有那么多具有价值的信息呢？信息从哪里来呢？其实，只要细心观察、及时总结记录，信息是可以随时获得的。以下的方法可供参考。

1．定期报送法

定期报送法就是对一些相对固定的题材定期向上级部门反馈报送。比如扫黄打非、市场监管信息，就多次被省委和省政府采用。

2．横向沟通法

横向沟通法就是经常与业务部门领导和工作人员进行沟通交流，了解掌握信息线索。各个业务部门是上报信息的基本来源。尽管各处室也设置了兼职信息员，但由于有的科室对信息工作不够重视，有的兼职信息员责任心不强，更重要的是兼职信息员受部门的局限，对全局工作不了解，往往搞不清哪些信息重要，哪些信息不重要，致使许多有价值的信息反映不上来。所以，秘书人员要经常走访各科室，主动和科室领导、职员座谈了解近一个时期的工作情况，共同探讨一些政策执行中容易出现的问题，从中发现搜集有价值的信息。

3．重点调研法

重点调研法就是围绕中心工作和局领导关心的问题，确定调研重点，深入基层进行调查研究。

4．文件提炼法

文件提炼法就是从本单位所发文件中寻找出有价值的信息。各科室的文件是信息线索的重要来源。一个单位无论是下发还是上报的文件，一般情况下，不是对全局和业务部门的工作做出部署、提出要求，就是作概括性总结。这里面有很多有价值的信息。信息人员利用办公室管收发文的便利条件，经常查阅各部门的发文记录，从中发现信息线索后，再顺藤摸瓜，看看这项工作落实到什么程度，贯彻执行中存在什么问题，从中挖掘出有关信息。

5．由点到面法

由点到面法就是发现点上有价值的信息后，进一步了解面上的情况。在编发下级的信息过程中会发现，有些点上的信息很典型，也很有代表性，但是缺乏说服力。这就需要信息人员围绕点上反映的问题，去了解面上的情况，对这一类的信息进行综合，归纳出共同特点。

6．及时反馈法

及时反馈法就是对比较有影响的、重大的突发事故、上级挂号的重要事件进行不间断的连续反馈。不仅要反馈初始的情况，而且也反馈各个阶段具体进展情况和最后的结果。

7．政策跟踪法

政策跟踪法就是一项新的政策出台后，及时将政策实际执行情况及时反馈上去。这些信息的反馈有利于上级对新政策进行调整和完善，也容易被采用。

8．借鉴参考法

借鉴参考法就是每月根据上级部门的信息通报，并参考信息反馈要点，借鉴其他兄弟省市上报信息的经验，从中受到启发，得到灵感。

信息的写作技巧

一篇好的信息，要用精练的文字将其表达出来，表述清楚，主题突出，信息价值才能体现出来，信息作用才能发挥出来。信息写作有其自身的特点和规律，在实际工作中，秘书人员要多细心体会，用心积累，才能运笔自如。

1．注重时效

信息就像山里的药材，适时是宝，过时是草。要勤写快报，准确性中求快，新中求活，

实中求深，是提高信息产出率的高招实招。同样一件事，你抢先一步，可能被录用，如果滞缓半拍，很可能被打入冷宫。因此，信息写作要注重时效，一旦有重要的信息就及时整理拟写上报。

2．把握总体规律和要求

在总体把握上，要做到以下三点：

（1）吃透上情，摸清下情。宣传工作有一句行话，叫作“紧跟上头，摸清下头，握紧拳头，快打快收”。信息是写给领导和领导机关看的，作为信息写作人员就要把领导的需要作为第一信号、第一选择，深刻学习和领会上级部门重要文件和会议精神，熟知上级部门的年度工作安排以及上级部门刊发的各种信息载体和特点等。同时，写信息也要反映基层贯彻落实上级部门工作整体部署情况、反映基层呼声的过程等，如果不注意了解基层的情况，写信息时就会“手中无粮，心里发慌”或“失之毫厘，差之千里。”

3．实事求是，尊重客观规律

信息是为领导决策和指导工作服务的。因此，编写信息时一定要真实、准确。尊重客观事实，实事求是地编写信息。对一些关系重大的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，办法要切实可行，在这里虚假不行，模棱两可、似是而非也不行。

4．要体现特色

条条块块承担的职能不同，信息的产生势必各有侧重。只有注重挖掘工作中的亮点，聚焦工作中的难点，采集领导关注的热点，信息工作才能源头活水滚滚来。

5．文字讲究，条理清楚

信息的编写要中心突出，有主有次，言简意赅，语言文字要规范。

几种常见信息的写作要领

信息总体上写法是相似的，但具体到不同的信息时，写作要求是有区别的。秘书人员在写作各类信息时，可参照以下的事项。

1．经验性信息

经验性信息一个是指已经取得显著成效的经验，其写作要领一是简单交代背景和目的；二是具体介绍主要做法；三是介绍成效。

另一个是指暂无显著成效的做法，其写作要领一是选择有创新意义，能给人一定启示的做法来写；二是简单交代背景和目的；三是具体介绍做法。

2．问题性信息

问题性信息一是指对上级正在着手重点整治的问题。这种信息采用率较高，其写作要领是把相关问题来龙去脉交代清楚，找出问题的根源和实质，并点明造成问题的责任对象。

二是指对上级正在酝酿有一定参考价值的问题性信息，其写作要领是：①指出问题；②分析问题产生的原因；③只对发展的趋势作出预测；④提出具体建议。

三是指重大事件信息，其写作要领是：①把事件基本情况介绍清楚；②按照法律、法规作出定性；③本部门采取措施。对难以定性和处理的重大案件，还可以提出请求上级予以帮助的具体内容。

3．建议性信息

建议性信息是为领导提供决策服务最直接的一类信息，很受领导欢迎。它一般包括提出问题、分析问题、解决问题三个部分。提出的问题不宜太大，应当是比较具体的问题；分析问题要力求条理清楚，理由充足，切中要害，为提出建议做好铺垫；解决问题要提出具有可操作性的建议，力戒原则笼统。

4．跟踪反馈性信息

跟踪反馈性信息一个是指贯彻落实上级重要会议精神的信息，其写作要领一是开头交代清楚是贯彻落实什么会议精神。二是针对会议要求解决的主要问题，把本部门的安排部署逐一交代清楚就可以了。

另一个是指反映上级重大政策举措出台后的信息，其写作要领一是及时收集情况，做到快速反应；二是在开头简要交代对什么举措的反映和所反映情况的来源；三是把正面或负面的反映以及涉及的政策条款和产生这种反映的主要原因交代清楚；四是尽可能提出具体建议。

5．领导言论性信息

领导言论性信息是指各级领导对组织工作及管理的肯定性讲话和指导性言论。由于领导人的特殊身份，其言论对组织工作的开展具有重要的影响。

秘书人员在撰写信息时，要坚持强化质量意识、责任意识、服务意识和超前意识，撰写时注意集中精力唱好地方戏、打好优势仗，少些“大路货”、多些“土特产”，努力争取做到人无我有、人有我快、人快我新、人新我深，就能写出写好高质量的信息。

最后要谈的就是，信息只能一文一事，不要一文几事。

不要把信息与消息搞混淆了

信息与消息乍一看并无多大区别，但仔细分析，它们之间却有一些明显的差异。消息比较复杂一些，而信息则相对简单一些。秘书人员在写作时要注意区分这两种文体形式，不要搞混淆了。

大家对于信息都比较熟悉，乡镇、县直属单位都要向本级、上级党委政府报写信息，这个叫政务信息，它是用较短的篇幅、最简洁的文字，及时准确反映政府、单位工作运转情况，以及与政务活动有关的新情况、新问题，供领导决策和管理的信息形式。而消息则是新闻的主体，是传播新近发生事件的报道。消息比较复杂一些，而信息则相对简单一些。

从形式上看，消息的标题完整而全面，消息可以有引题、主题和副题，而信息却只有主题，一般没有副题，只有在特殊人物的身份需要说明和对科技信息需要补充说明这两种特殊情况之时，才有副题，但绝对不能有引题。因此，信息要采用单标题，即只有一个主题，特殊情况可以有副题。另外，任何消息都有讯头，新闻消息的讯头用来标明消息的来源，而信息不需要讯头，不需要刻意标明作者获取信息的具体地方。

从内容上看，虽然信息与新闻消息都有导语，且导语的形式大多采用“倒金字塔式”结构，即在文章开头的那一段，把最重要、最新鲜的事实放在最前面，其他内容按照事实的重要性与新鲜度的大小依次排列。在信息化社会的今天，人们要求用最短的时间得到最大和最多的信息。但是一般新闻消息的导语或主体部分可以有新闻背景，甚至有一些细节，而信息则要求直接切入正题，不做过多的展开，直来直去，言简意赅。

从语言风格上看，信息语言要求朴实、简洁、明快，不需要过多的修饰用语，信息讲求一个“短”字，行文有一说一，有二说二，不求说得多深多透，只告诉受众是什么不是什么，只求点到为止，在“短”字上见真功夫。因此，对信息的基本要求是：信息字数虽少，但内涵要丰富，要求不摆“龙门阵”，只登“豆腐块”。信息短而实，不在乎有多长，三言两语，直截了当，把事情说清楚，抓住主要矛盾，给人以一清二楚的印象即可。而消息则可以多做渲染和铺垫，还有对背景材料的灵活应用。

【例9-1】

江西九江市印刷行业协会成立

2008年7月22日，江西省九江市印刷行业协会成立，91家成员单位成为该协会会员。九江地处江西北大门，近年来九江市印刷产业越来越显示出强大的生命力和稳健的发展势头。目前，全市印刷企业138家，打字复印社258家，年销售收入2.1亿元，利税超过千万元。该市印刷行业协会的成立，为广大企业搭建了一个沟通交流的平台。

【即学即练】

参照以上信息范例，结合自身工作实际，撰写一份信息，自拟题目，字数200字左右。

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