第三章 怎样写好行政公文

什么是行政公文

行政公文又称“公务文书”“公务文件”简称“公文”，因为眉首中的“发文单位+文件”通常用红色标识，所以，常称“红头文件”。

行政公文种类多样，有多种多样的分类方法。目前比较一致的分类方法有以下六种。

按文种可分为：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

按行文关系可分为：上行文，如报告、请示、部分意见等；平行文，如部分议案、通知、函、会议纪要等；下行文，如命令、决定、通知、通告、通报、批复等。

有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情况下有不同的归属，如通知、函、会议纪要等。

按来源可分为：收文，如领导机关发来的通知、通报、决定，下级机关送来的请示、报告、部分意见，平行机关送来的函等；发文，如向领导机关报送的请示、报告、部分意见；向下级机关发出的通知、通报、决定、批复；向平行机关发出的函等。

按保密程度可分为：绝密、机密、秘密公文。

按办理时限可分为：特急公文、紧急公文。

按性质和作用可分为：指挥性公文，如命令、决定、批复等；报请性公文，如请示、报告、议案等；知照性公文，如公文、通告、通报、通知；记录性公文，如会议纪要。

按内外形式可分为：内部公文，如内部的通知、通报等；外部公文，即向人民群众公开传达或通过报纸、电台、电视台以及网络形式向国内外公开发布的文件，如公告、公报、布告、通告、命令等。

行政公文的格式有哪些讲究

行政公文的格式有严格要求，不能随意而定，也不能随意而变。行政公文的格式依据是由国务院颁发的，于2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》和由国家技术监督局制定，于2000年1月1日起施行的《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》（以下简称《国家行政机关公文格式》）。秘书在写作行政公文时，应当事先阅读和了解《国家行政机关公文格式》中的相关规定，做到心中有数，以写出体例完整、格式规范的公文。最好是购买一份最新更新的《国家行政机关公文格式》文本，放在办公桌案头，以便随时查阅对照。

行政公文的格式主要包括眉首、主体、版记三部分。置于首页红色反线以上的各要素统称为眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

行政公文眉首是指什么

行政公文眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等构成。

1．公文份数序号

公文份数序号又简称“份号”，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。“绝密”“机密”级公文才需要编制份数序号，其目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。《国家行政机关公文格式》规定用7位阿拉伯数字标识，在首页版心左上角第一行。如0000012标识为本文件的第12份。一般的公文，不需要标识公文份数序号。

2．秘密等级和保密期限

秘密等级又称“密级”。凡涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。用三号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如二者同时标识，则用“☆”隔开。秘密等级分为：秘密、机密、绝密；保密期限，按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）的第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定。”

3．紧急程度

紧急程度即公文处理的时间要求，分特急、紧急两种。在电报中分为特急、加急、平急。用三号黑体字顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。秘密等级、保密期限与紧急程度同时都要标识，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

4．发文机关标识

发文机关标识又称“版头”，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，少数民族地区的行政公文可用少数民族文字和汉字两种文字印制，少数民族文字居汉字之上。联合行文时，主办机构应排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。字体推荐用小标宋体字，初号，红色标识。如联合机关过多，则必须保证公文首页显示正文。

5．发文字号

发文字号又称“文号”。由发文机关代字、年份、序号组成。在发文机关标识下空两行，用三号宋体字标识。年份、序号用阿拉伯数字标识，年份用全称，并用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文机关代字是用最简单、最有特色、最能代表发文机关名称的字或词表示。如中共中央的发文机关代字为“中”、国务院的发文机关代字为“国”、重庆市人民政府的发文机关代字为“渝府”。

6．签发人

上报的公文须标识签发人姓名。签发人一般是指本单位或本机关的负责人或主持工作的负责人。其位置平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用三号仿宋字体，其后标注冒号，签发人姓名用三号楷体字标识。如有多个签发人，则主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起按发文机关顺序依次排列，最后一个签发人姓名与发文字号同处一行并距红色反线4毫米。

眉首在首页的位置。

行政公文主体由哪些要素构成

行政公文的主体部分由公文的标题、主送机关、正文、附件、成文日期和公文生效标识等构成。

1．公文标题

公文标题中发文机关名称应用全称或规范化简称。事由应当准确、简要地概括公文的主要内容。通常在事由前加上介词“关于”。文种要选择准确，应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

公文标题在红色反线下空两行，用二号小标宋体字，居中排列，排法应视字数多少而定，可排一行、二行，最多不超过三行。每行不要两头顶格，最好不超过正文一行的3/5。回行时，要做到词义完整，以醒目、对称、美观为宜。

2．主送机关

主送机关即收受、办理公文的机关，在标题下空一行顶格标识。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如果主送机关较多，则可以将主送机关移至版记中标识。上行文一般只写一个主送机关；下行文则分专发性和普发性，专发性下行文的主送机关必须标明，普发性发行文的主送机关，在排列机关名称时，必须确定一个合理的排列顺序，用分类或统称标识，同类之间用顿号，不同类之间用逗号隔开。有的普发性公文也可以省略此项目。

3．正文

正文即文件的主要内容。一般由开头、主体和结尾三部分构成。在主送机关下一行，每自然段左空两行，回行顶格，数字、年份不能回行。

开头：主要说明行文的原因、依据和目的等。

主体：即公文的核心内容。内容复杂的公文应采取分条列项结构，内容简单的公文可以不分段，一段贯通。

结尾：根据文种和行文关系，写出不同的结语。

4．附件

附件即随文附上的要件，是对公文内容起补充说明的文字材料，是公文的有机组成部分。包括转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及公文中涉及的数据、人员名单等资料。附件说明是在正文下空一行左空两字用三号仿宋体字，标识关于附件信息的说明性的文字。如果附件较多，则可以用阿拉伯数码编号（如附件：1.××××××），附件的序号名称前后标识应一致。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”（或带序号）字样。

5．成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”。

6．公文生效标识（印章）

印章是公文生效的重要标识。《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。”

当主办单位加盖印章时，联合下发的公文、发文机关都应加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，要通过调整行距、字距加以解决，使印章与正文同处一面，不得采用“此页无正文”来解决。

7．附注

附注即需要说明的其他事项。主要说明公文的发放范围或解释名词术语等，不是对公文的内容做出解释和注释。

对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决。如“此件发至县团级”“此件可见报”等，表达时应加括号标注。

行政公文版记

行政公文的版记部分由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等构成。版记一般应置于公文最后一页，最后一个要素置于最后一行。

1．主题词

主题词主要用于揭示正文内容，便于检索公文的规范化名词或名词性词组。《国家行政机关公文处理办法》规定，“上行文必须标注主题词。”主题词分为类别词、类属词、文种三部分。“主题词”三个字用三号黑体字，居左顶格，后标全角冒号。主题词应选择《公文主题词表》中规范化的词。一份公文一般标识3-5个主题词，最多不超过7个，词与词之间空一字，不用标点，用三号小标宋体字标识。

2．抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。应使用全称或规范化简称、统称标识。其位置在主题词下一行，左空一字用三号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后用句号，如主送机关移至主题词下，标识方法同抄送机关。

3．印发机关和印发日期

印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占一行位置，无抄送机关则在主题词之下，用三号仿宋体字标识。印发机关即公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门，没有专门的办公室或文秘部门，则可用发文机关标识。

位置居左空一字，印发日期居右空一字，印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标示。印制日期与成文日期可同时、可延后，但不能提前。

另外，行政公文的版式也有特殊要求，基本要求如下。

（1）版面尺寸

行政公文版面（指文字区）尺寸为156mm×225mm。在A4纸面幅上分布，即在上白边（天头）空37mm，订口（左白边）空28mm的右边区域内。

（2）行间距

“行”则与过去的行概念不同。过去称一行字是指一行黑体字。这里“行”是指字体间距离加上过去的行间距，二者之和才称“行”。

三号仿宋体字的行的概念即为三号仿宋体字距再加上3号仿宋体字的7/8倍的间距。每行距离为，一般简称每行为10mm。

行政公文制作要领

行政公文的制作来不得半点马虎，因而对行政公文制作者的要求也很高。对于制作行政公文的文秘人员来说，要记住：

吃透两头很重要，领导意图把握好。

选好文种宜慎重，规范准确效率高。

即要求做到以下几点。

（1）要吃透上级精神，掌握好相关理论知识和政策法规，也要吃透本部门及下级情况，使所制作的公文更具有针对性。

（2）要吃准本部门领导的意图，弄清本部门领导所制作的公文有何具体要求，通过这份公文去解决什么问题。

（3）要选择好恰当的文种，错用文体不仅会闹笑话，更会使公文失去相应的作用。

（4）对于所制作的公文要按照规范的程序去做，使用最规范的语言，而且要准确选用词语，这样才能保证公文的制作成功，不至于一而再、再而三地返工，以使公文能及时与受文者见面。

【例3-1】

国家行政机关公文格式：下行文

【例3-2】

国家行政机关公文格式：上行文

【即学即练】

参照以上行政公文范例，结合自身工作实际，撰写一份行政公文，字数500字左右。

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