第二章 大手笔不是天生的，是训练出来的

秘书不仅是通才，还应是专才

秘书由于自身工作的特殊性，平时要撰写各类体裁的实用文，文体类型不同，其内容形式及写作方法也各不相同。这就要求秘书具有较高的文化素养和丰富的知识结构，不仅要熟悉自己所在行业的专业知识，成为“专才”，还要掌握其他领域的知识，做到博览群书，博闻广识，成为“通才”。

1．广博的知识视野

秘书的思想深度和理论水平对写作具有特殊的意义。秘书思想深度和理论水平的高低对实用写作具有直接而决定性的影响。思想深度的核心部分是世界观和方法论，它影响和制约着人的信仰、观点、品德、节操等。而理论水平则体现为对客观事物进行鉴别、分析的能力，对思想观念进行概括、抽象的能力。秘书的思想深度和理论水平直接决定着实用文的立意，立意是实用文的灵魂，是一篇文章的纲，所以，秘书实用文主旨的深刻、新颖与否，主要来自于秘书的思想深度和理论水平，这对文书写作是至关重要的。

秘书要提高思想深度和理论水平，必须加强学习各种知识，广泛涉猎各类领域知识，举凡哲学、历史、文学、艺术、音乐、绘画、法律等方面的知识都可以拓宽自己的知识面，开阔自己的视野，提升自己的思想境界和对人生、社会的认识。每一种知识都有助于熏陶个人的情操，提高个人的修养，正如培根所说的：“读史使人明智，读诗使人灵秀，数学使人周密，科学使人深刻，伦理学使人庄重，逻辑修辞使人善辩，凡有所学，皆成性格。”

秘书应当在平时努力学习各学科知识，不仅学习人文科学知识，还要学习自然科学知识，做到博览群书，博闻广识，这样才可能提高自己的综合素养，为以后的写作打下良好的基础。

2．专业的知识结构

许多门类的实用文专业性强，常常与相关专业、相关业务有密切联系。所以，秘书从事某个方面的实用文写作，必须懂得乃至精通那个方面的专业知识，专业知识是写好实用文的重要条件之一。例如经济类写作必须具备经济学方面的知识，司法类写作必须具备法律方面的知识。签订合同，撰写广告词，也必须熟悉有关的业务。如果撰写有关股份制方面的文书，秘书对股份制方面的专业知识缺乏研究，尽管有很高的写作水平，要写好股份制方面的文书也是非常困难的。

打好写作基本功

实用文写作本质上是一种写作行为，它要求秘书必须具备相当的写作能力。美国社会预测学家约翰·奈斯比特在其《大趋势——改变我们生活的十个方面》一书中指出，在由工业社会向信息社会过渡中，有五件最重要的事，其中第三件事是：“在这个文字密集社会里，我们比以往更需要具备基本的读写技巧。”这些话都强调了写作能力的重要性。对于秘书人员而言，提高写作能力可从以下三方面入手。

1．掌握写作理论知识

秘书应当比较系统地学习写作基本理论和写作知识，懂得写作基本原理，掌握写作的方法和技巧，这样在写作中，就能少走弯路，减少盲目性，增强主动性，变被动为主动，比较自觉地运用写作理论来指导写作。

2．坚持写作实践

鲁迅说：“文章应该怎样做，我说不出来，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得或方法的。”叶圣陶也说：“要把写作的手腕训练到熟练，必须常常去写，规规矩矩去写。”提高写作能力，掌握写作方法与技巧，一个很重要的途径，便是坚持写作实践、写作训练，只有多读、多写，持之以恒，写作能力才能得以提高。有人认为实用文写作似乎很容易，只是格式问题，这种看法显然是不对的。作为一个秘书，要写好实用文，必须下苦功夫，训练出熟练的“手腕”。

3．重视文章的修改

好文章都是改出来的，实用文也是如此，不能期望一次成功，如行政公文、法律法规类文体、契约类文体等都需要经过反复修改、字斟句酌才能定稿。

4．提高现代化书写技术能力

随着现代科学技术的迅速发展，对秘书也提出了愈来愈高的要求。首先是电脑与人们的工作、生活的关系越来越密切，政府机关，企业、事业单位，乃至于家庭，电脑可以说无处不在。电脑的出现，无疑是写作活动的一场空前革命。当今，电子计算机已进入第六代，它把写作行为推向了一个崭新阶段。为实现办公的现代化、自动化，秘书必须能熟练地操作电脑，适应书写技术现代化的要求，适应时代提出的要求，用电脑书写、修改、处理、存储实用文，不但加快了书写速度，而且增强了其准确性、规范性，大大提高了工作效率。其次，秘书还应当掌握多功能全自动复印机、缩微机、图文传真机的操作与使用技术。

语言练到家，妙笔自生花

写作是秘书的事业，可以说，秘书每天都要从事写作工作，而写作质量的高低，不仅决定着文体的成败，关乎能否顺利完成领导交办的任务，也影响着秘书自身职业的升迁。因此，秘书必须努力提高自己的写作水平，而提高写作水平的重要途径就是加强语言学习，提高语言素养，并持之以恒地进行语言写作练习。

对于秘书来说，提高语言素养需做到以下三点。

1．要从现实生活中学习语言

学习语言必须深入到现实生活中，深入到人民群众中，向人民群众学习，从人民群众中汲取营养。因为，人民群众的语言来自于人民群众之中，通俗、明白，又为大众所接受、所理解，是书面语言生动、丰富的源泉。

2．要阅读古今优秀范文

古今优秀范文都是他人运用语言的成功范例，这些范文本身就阐述了文章该怎么作，语言应该如何使用。自觉而认真地阅读这些名篇佳作，对提高语言素养大有裨益。古人“文选烂，秀才半”这种说法是有道理的。我国古代留下许多著名的实用文，如李斯的《谏逐客书》、李密的《陈情表》、魏征的《谏太宗十思疏》、欧阳修的《朋党论》等都堪称千古名篇，值得认真学习。近现代革命导师如马克思、恩格斯、列宁、毛泽东等人的论著，以及一些杰出的科学家、作家的有关论著都值得认真研究，从中汲取营养。

3．要丰富语言储备

语言是创作成品的载体，是文章的构成要素。要想提高语言素养，就要掌握一定数量的词语，掌握词语数量的多少，直接关系到文章的质量。掌握词语少，没有挑选的余地，自然会影响文章的表情达意。

4．要精心炼字炼词

就是根据文章表达的需要，从丰富的词汇中精心挑选最为准确恰当的字、词，把它放在最合适的位置上，以确切表情达意。我国古代有“两句三年得，一吟双泪流”“为求一字稳，耐得半宵寒”的美谈，贾岛“推敲”的故事更是家喻户晓。有人以为，只有文学创作才讲究炼字炼词，实用文似乎不必那么认真，这种看法显然是不对的，写实用文同样要精心锤炼词语，做到“字字珠玑”。

5．要善于遣词造句

提高语言素养，还要从语法、修辞、逻辑三方面下功夫，语法使句子通顺，没有语病；修辞使句子生动而不呆板，富于表现力；而逻辑使句子通达理顺，有说服力。遣词造句的能力要从上述几方面综合努力。

6．要多练多写

写作是一门行为科学，离不开实践。学习写作理论无疑是必需的，除此之外还应坚持写作实践，勤于练笔。俄国作家列夫·托尔斯泰说过：“天才的十分之一是灵感，十分之九是血汗。”在平时的工作和生活中要从多方面锻炼自己的文字表达能力，如写日记、读书笔记、书评影评、调查报告、总结、简报等，写得多了，驾驭语言文字的能力也就提高了。

文章不厌千回改

作家巴金说：“写到死，改到死；用辛勤的修改来弥补自己作品的漏洞。”大凡有写作经验的人都知道，修改是文章写作中一个必不可少的重要环节。两千多年前的荀子说：“人之于文学也，犹玉之于琢磨也。”白居易每一首诗写成之后，都要读给邻居的老妪听，然后认真听取她的意见，反复修改，直至通俗易懂才罢手。曹雪芹写《红楼梦》，披阅十载，增删五次，“字字看来皆是血，十年辛苦不寻常”。鲁迅先生的小说《肥皂》，不过7000字左右，竟修改了一百四五十处。丹麦物理学家玻尔写《光与生命》，反复修改9遍，一直到他认为每个字句都完全表达了自己的本意才正式发表。美国作家海明威把《老人与海》的手稿反复读过近200遍才最后付印。

由此可见，对成文后的文本进行修改，是秘书完善写作意图、提高写作水平的一种重要途径。“文章不厌千回改”，这是秘书在写作中应当要把握的一个原则。那么，秘书在修改文章时应（该）从哪里入手呢？

1．着眼全局，从大到小，从整体到局部

文本的初稿完成以后，首先要通读数遍，每一次阅读都要用一种新的观点加以审视。根据文本的立意、材料、结构、语言的表达方式和趣味性，尽可能客观地进行分析。先不必担心表面的失误和拼写错误，相反，要集中注意大的问题。考虑所用的材料是否恰当公允地表现了写作的意图，文中所写细节是否应该重新排序。然后考虑局部问题，检查可否用更好的表达方式和技巧，以及得体准确的语言。修改文章，要反复研究，善于发现“改之未尽”之处，统观全局来修改全文。

2．不同文体，各有侧重

文章是一个大的范畴，不同的文体由于作者的表达意图不一样，对材料、结构、语言的要求也是不同的。文学作品注重文本的情意性和形象的个性特点，而应用文则更注重文本的规范性和情感表达的共性。秘书在修改文章时，要根据不同文体的特点进行修改。例如，在修改公文时，要注意文本是否采用了规范的格式，书写的内容是否符合现实的政策和法律，表达是否具体明白，语言是否庄重、严谨。

修改什么，怎样修改

为了弄清文本什么地方需要修改，秘书需要从尽可能多的角度来读自己的文章。从总体来看，文章的修改主要从立意是否正确，布局是否合理，材料是否充分、新颖、典型，词语和文面是否适合具体的语境，是否与领导的审美情趣、文化层次、计划要求相适应等方面入手。

下面以美国哈佛大学的入学申请的修改项目为例，探究修改的整个思维操作过程。这一修改项目，对于秘书修改自己所写作的文本是有很大启发意义的，它甚至提醒秘书，对任何文本进行分析和研究时，都可借鉴这一思维方式，分析文本构成的要素，尽可能摆脱模糊和无序的原始状态。修改项目如下。

1．内容

内容指文本的内容，其中主要指你发出的信息。关于文章内容，你可问自己以下几个问题：

（1）是否说明了所有的问题？

（2）是否清晰表达了要点？

（3）内容是否能够详细具体？（把概括性的语言改为详细说明。）

（4）别人有没有可能已经写过这篇文本？

（5）该文本听起来是否像我所写？是否有个性、随意，而不是过分简洁或语气生硬？

（6）文章中的哪些成分能给人以深刻印象？

2．结构

如果你的想法没有加以适当的排列，文本的意思就可能模糊不清。你的文本应该像一张交通图那样明了，提示领导得出必然的结论。

（1）全面检查文本的结构。按顺序写下每一段的第一个句子并一个一个地读下去，然后问：要是有人只读这几个句子，他们是否还能准确了解我想要说的，所有段落的第一个句子是否表达我的所有观点，我的想法是否自然流畅，或它们是否有条理或与自己的专业有关。

（2）现在再回到整篇文本，然后问：每一段是否紧扣第一句所引出的思想，每一个证据是否支持每一个论点，证据是否有力。

（3）每一段是否长度相当。（如果某一段比其他段落明显长，那你可以试图把多个想法塞进同一段。）

（4）你的结论是否从前面的段落自然地得出。

（5）句子长度和结构是否有变化。

3．趣味性

不少秘书在修改和重写自己的文本时只考虑技术性细节，但是，趣味性是让读者能继续读你的文本并能记得它的因素。你可参考这样一个“趣味性等式”：

个性化+细节=趣味性

看一看你的文本，并回答以下问题：

（1）开头段是否个性化？

（2）是告知领导还是向领导说明？

（3）用的词汇是否属于我的词汇的一部分？（如果不是，把它们删掉。）

（4）是否滥用形容词和副词？

（5）是否删除陈腐用语？

（6）是否删除赘词？

（7）在我听来，文章是否有趣？（如果你觉得乏味，想象一下它对其他人又会是如何。）

（8）结尾是否能给人完整的感觉？最后一句是否具有结论性？

4．校对

在对自己文本的结构和内容感到满意之后，就该检查一下语法、拼写、打印之类的问题。你能立即找出明显的问题，如错拼或错用的词、看起来好像没结束的句子、用得不当的标点符号等。继续改写，直到你的用词表达你想要说的。问一问这些问题：

（1）标点符号是否用的正确？

（2）是否消除了感叹号（除了对话外）？

（3）大写是否清楚、一致？

（4）主语与动词在“数”方面是否一致？

（5）句号和逗号是否放在引号里边？

（6）是否尽量少用缩略语，撇号是否撇得是地方？

（7）是否找出所有的打印错误？（可以用“拼写检查”，但务必每改一次就检查并复查一次，电脑毕竟是电脑。）

5．大声朗读自己的文本

为了有助于进一步对你的文本进行润色，要大声朗读。你会发觉那些语法错误和拗口的语言，这也将使你发现文本的流畅程度，使你注意任何不连贯或不协调的地方。好的作品和好的音乐一样都有一定的节奏。你自己的文本听起来如何，是否有趣味性，是否有变化，或者是冗长乏味、枯燥单调。

秘书修改文章的常用方法

好文章是修改出来的。修改也是讲究一定方法的，秘书人员在修改文稿时可参照以下方法。

1．求助法

求助法就是在初稿完成后，请他人帮助修改的方法。俗话说：“当局者迷，旁观者清。”自己写的文章，总认为“文章自己的好”，看不出毛病，而别人站在比较超脱的地位，容易发现文章中的不足之处。一个人写文章，难免有考虑不周之处，文章写好后请别人看一看，听听别人的意见，这是一个很好的方法。当然，在听了别人的意见后，要进一步消化、分析、取长补短，集思广益，进而通盘考虑，摒弃自己的成见，吸收他人的真知灼见，使文章达到比较理想的水平。

2．诵读法

诵读法就是在初稿完成后，诵读几遍，发现问题，然后修改的方法。这种修改方法，对文本中存在的一些毛病，如语句不通、衔接不紧、缺词漏字、情感不相称等语言表达方面的问题，光看不容易发现，但一诵读就读出来了，甚至有时仅凭“语感”也能发现不妥之处。古代一些诗人写诗读文，总是反复吟唱，一直改到顺口为止。杜甫就是“新诗改罢自长吟”的。他写完诗，要反复长吟诵读，在诵读中发现问题，然后再改。写诗如此，作文也需如此。一些有经验的作家很重视这种修改文章的方法。老舍说：“文章写完之后，可以念给别人听听。念一念，那些不恰当的字句，不顺口的地方，就显露出来了，才可以一一修改，文章叫人念着舒服顺口，要花很多心思和工夫。”初学写作的秘书，语言运用还不太熟练，运用这种方法发现问题，更是应该提倡。

3．热改法与冷改法交替使用

热改法就是指初稿完成后，趁热打铁，立即进行修改的方法。这种方法的优点是：记忆清晰，印象鲜明，改动及时，避免遗忘。缺点是：由于作者处于写作兴奋状态，对需要删改的部分不易看出，往往难以割爱。

冷改法就是初稿完成后，放上一段时间再修改的方法。这种方法可以避免热改法不够冷静、清醒的缺点。因为大脑的思维具有滞后性，初稿一写成，秘书的思想和情绪还难以从文本中超脱出来，按原来的固定思路，难以发现初稿中的问题，也难以判断写作的得失、成败。只有把稿子搁上一段时间，头脑冷静了，原来的偏爱和偏见也淡薄了，重读初稿，就容易摆脱原来固定思路的束缚。特别是经过阅读有关资料和思索有关问题，产生新的感受、新的认识，再看初稿就容易发现不完善、不妥当之处，通过删除多余、增补不足，使写作水平有新的提高。

4．使用恰当的修改符号

正确使用修改符号，能够明白无误地标示修改的情况，避免造成文字混乱。同时，还可以使修改的稿子保持整洁，理清头绪。秘书在写作文稿的过程中，应当重视每一个标点符号的用法，以免用错导致歧义，而产生负面效果。

“咬文嚼字”是秘书的日常功课

自古至今，人们都十分重视语言在文章中的作用。《礼记·表记》里说过：“情欲信，辞欲巧。”语言是组成文章的“细胞”，是文章最基本的“建筑材料”，一篇文章的思想内容、组织结构都必须通过语言文字表达出来，成为有形的东西。语言是内容、结构的外在表现形式，赖以存在的物质外壳。秘书在写作中应当注重语言的运用，以准确得当、精练扼要的语言组织文章，表述观点，传递领导所要表达的内容决策等。

实用文语言的要求，总体来说必须准确、恰当，不能使记载与传递的信息变异、失真或导致接受者产生歧义而贻误工作。

1．严谨、庄重

实用文有很多文种，如公文，是处理公务的，具有法定的权威性，其用语应该严谨、庄重，以体现其严肃性。具体要求如下：

（1）使用规范的书面语言。规范的书面语言词义严谨周密，能保证领导正确理解，不产生歧义。不能使用口语，如用“商榷”“面洽”而不用“商量”；用“不日”而不用“不几天”；不能使用晦涩难懂的词语和不规范的行话、方言和简称，否则会影响传递功能，影响发文机关的尊严与文件的权威性。

（2）选用含义明确而限定的词。如果一个词语的信息量太大，就会使人对词语所含内容认识模糊，从而影响对内容的理解，因此，要避免使用词义不确定的词语，如“最近”，这样的词就缺乏明确具体的标准。行文时表述事物的状态要使用含义单一、确定的数量词、名词、动词和代词，尽量不用或少用副词和形容词，如“基本完成”可以说成“完成80%”，更加确定。表述事物的性质，也必须选用词义确定的词语，如果无确切的词语表示，可以增加附加词语做必要的修饰和限定。

（3）使用专用词语。长期以来，人们在实用文写作中沿用一些使用频率较高的专用词语，这些词语有助于使文章表述简练。

2．准确

准确，指选用的词语要能如实地反映客观事物，确切地表达作者的意图，概念明确，判断正确，褒贬分明，轻重适度，不产生歧义。语言准确是实用文写作最基本的要求。如何做到语言准确呢？

（1）要字斟句酌，精心辨析词语。要想字字用得恰到好处，就要精心挑选词语，特别要注意辨析同义词、近义词，辨析它们的细微差别。马克思写作时一丝不苟，运用语言常常到了“咬文嚼字”的程度，据威廉·李卜克内西回忆：“没有人具有比他更高明的明确表达自己思想的才能，语言的明确是由于思想的明确，而明确的思想必然决定明确的表达方式。”

（2）必须得体、合体。用语得体是指实用文的语言要适合现实社会中的各种公共关系，并能体现出各种人际关系。而合体是指语言要合乎特定文体的要求，合乎特定的语境、特定的场合。国家行政公文用语必须庄重、严肃，法规类文体用语必须肯定、明确。在行政公文、法规类、契约类文体中不能滥用文学手法，使用诗意的语言。

3．简洁

简洁，指实用文的语言要简洁明快、言简意赅、不枝不蔓，即用尽可能少的语言表达尽可能丰富的内容。刘勰在《文心雕龙》中指出：“随事立体，贵乎精要，意少一字则义阙，句长一言则辞妨。”这句话强调了文贵精要，同时要服从于表意的需要。语言简洁很重要的一点是删繁就简，这就是鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中所说的：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”其次，不必面面俱到，事无巨细，什么都写进文章中。古代有“博士（古代学官名）买驴，书券三张，未有驴字”的故事，是说这个博士要买一头驴，写了一纸契约，用了三张纸，还不见一个“驴”字。这个故事告诉我们，写实用文不能文辞烦琐、废话连篇，一定要简明扼要、文字精练。

专门用语的专门用法

秘书实用文写作通常要使用一些规范化的固定词语，表意明确而精练。

1．称谓语

称谓语，是表示称谓关系的词。

第一人称：“本”“我”，后面加上本单位的简称，如部、办、局、公司等。

第二人称：“贵”“你”，后面加上对方单位的简称。“贵”表示尊敬和礼貌，一般用于平行文和涉外公文。

第三人称：“该”，用于指代人、单位或事物，如该厂、该同志等，可使语言简明、语气庄重。

2．开头词

开头词，又称“领叙词”。用于引出实用文撰写的根据、理由或具体内容，可使文章写得开宗明义。常用的开头词有近查、根据、遵照、为了、按照、敬悉等。

3．追叙词

追叙词，是用以引出被迫叙述事实的词，如业经、前经、复经等。

4．承转词

承转词，又称“过渡语”，承接上文转入下文时使用的关联、过渡词语，可以起到文辞简明、前后照应的作用，如为此、据此、综上所述、总而言之、总之等。

5．请示词

请示词，又称“期请词”“祈请词”，用于向受文者表示请求与希望，如拟请、恳请、特请、希望、敬希、敬请等。

6．商洽词

商洽词，又称“询问词”，用于征询对方意见和反应，一般在上行文和平行文中使用，如当否、妥否、是否可行、意见如何、是否同意、是否妥当等。

7．受事词

受事词，是向对方表示感激、感谢时使用的词，如蒙、承蒙等。

8．命令词

命令词，是表示命令或告诫语气的词语，用于增强严肃性与权威性，引起受文者注意，如表示命令有着、着令、特令、责成、令其等，表示告诫有切切、毋违、切实执行、不得有误、严格办理等。

9．目的词

目的词，是直接交代行文目的的词语，如请批复、函复、批示、转发、查照办理、参照执行、周知、知照等。

10．表态词

表态词，又称“复用语”，是表示明确意见时使用的词语，如迅即处理、遵照执行、准予备案、特此批准、同意、应当、可行等。

11．结束词

结束词，是正文后面表示正文结束的词语，如特此报告、通知、批复、特予公告、此致、此令、谨此、此布、为要、为盼、是荷、为荷、敬礼、致以敬意、谨致谢忱等。