第四部分 行政办公管理篇

企业的行政办公管理工作是企业的中枢神经，是以总经理为最高领导，由行政副总领导分工负责、由专门的部门组织实施、操作，其触角伸入企业的各个部门和各个层面的一个完整的系统。行政办公管理担负着企业的管理工作，而企业中除行政办公管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。

第十五章 行政办公管理制度概述

一、公司行政办公管理概述

公司的行政办公管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。行政办公管理体系担负着公司的管理工作，而公司中除行政办公管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。行政办公管理体系推动和保证着公司的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

公司行政办公管理工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系企业之间形成密切配合的关系，使整个企业在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率，完成企业目标和发展任务。

二、行政办公管理工作的重要性

行政办公管理推动和保证着企业的技术、生产、财务、销售、开发几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业的行政工作涉及企业内部管理的各个层面。行政办公管理的广度，涉及企业的全部运作过程；行政办公管理的深度，又涉及企业许多局外人难以想象的细枝末节。行政办公管理的重要，是因为它是领导和各部门、员工之间的桥梁；行政办公管理的敏感，是因为它涉及企业每个人的切身利益。

三、行政办公管理工作的主要功能

行政办公管理工作繁杂、琐碎，大多是些不起眼的事务。概括起来说，行政办公管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。总而言之，行政办公管理的实质就是服务。

1．管理功能

行政办公管理部门不能只做领导的“参谋”和“助手”，还必须在企业的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人原则等重大问题上有自己的思考，并且在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的臂膀。要有思想，懂战略，敢创新，这样才能把行政工作做得更好。

2．协调功能

行政办公管理部门不能简单地满足于“传话筒”式的机械任务，也不能凭借自己在企业的独特地位对各部门颐指气使，以权压人。行政办公管理部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调工作。

3．服务功能

行政工作属于幕后工作，因此，作为行政管理者要有甘当幕后英雄的心理准备。行政办公管理工作是服务于企业经营业务的。这些部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的中心。如果一个企业的关注点集中在了行政办公管理部门，那只能说明其工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，以至于引起大家的关注。行政办公管理的最高境界应该是润物细无声。

四、行政办公管理人员应该具备的素质

行政办公管理部门拥有优秀的有素质的人才是企业健康发展的需要，是企业提高竞争能力的基石。企业中的行政办公管理人员一定要具备较高的素质和熟练的业务水平，因此，企业应当完善行政办公管理人员的招聘机制，尽可能地选拔一批优秀的行政办公管理人才来企业工作。企业还要加大对现有行政办公管理人员的培训力度，以提升行政办公管理人员的整体素质。

1．良好的政治思想道德素质

（1）具备良好的政治素质。行政办公管理人员是各种制度的制定者、执行者或上传下达者，因此必须有良好的政治素质。

（2）具备高尚的道德品质。作为企业意志的执行者，行政办公管理人员的道德品质状况直接反映着企业的文化状况，对企业的威信产生直接的影响。因此企业行政办公管理人员必须具有高尚的道德情操和人格魅力，凡事想着员工，工作依靠员工，一切为了员工；求真务实，公道正派，严守机密，真正为员工谋福利。

（3）具备较强的服务意识。行政办公管理工作的宗旨是服务。比如，领导思想的上情下达、员工要求的下情上达、填写报表、汇总相关资料和信息，保证相关数据的完整和不断更新。这些工作非常繁杂琐碎，要做好这些工作不仅需要耐心，更需要付出艰苦的努力。因此，行政办公管理人员要有强烈的服务意识，高度的责任心和敬业精神，无论大事小事都要认真细致，一丝不苟，杜绝粗心大意，敷衍塞责，推诿扯皮，要以服务为天职，乐于服务，甘于奉献。

2．扎实的业务素质

（1）要有一定的科学文化知识。包括各种文化常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和掌握其他的知识。还具有基本政治理论知识。

（2）要有专业知识和熟练的技能。行政办公管理也是一门科学。行政办公管理人员需要掌握相应的管理知识，探索本单位行政工作的内在规律，熟悉所管部门的业务，通过具体的管理工作实践，总结出一套行之有效的专业管理方法。作为行政办公管理人员，必须熟悉管理的计划、组织、协调、控制等基础知识，了解生产、质量、财务、人力资源、信息化建设等其他业务管理知识。

3．过硬的能力素质

（1）具备较强的表达能力。表达能力是指运用语言文字阐明自己的观点、意见或抒发思想、感情的能力，主要包括文字表达能力和口头表达能力。行政办公管理人员在工作中常常要主持会议，拟制政策文件、上传下达、接待来访、参加社交活动等，良好的文字和口头表达能力对行政办公管理人员在实际工作中阐明观点，加强沟通，促进交流，营造气氛，塑造形象，提升行政办公管理工作的影响力，具有不可或缺的作用。

（2）具备较强的创新能力。行政办公管理人员要创造性地开展工作。在工作中既要贯彻上级部门和领导的决策，又要超前思考，想领导之未想。在工作方式上大胆创新，提出更多新思路、新办法。以员工喜闻乐见、新颖独特的形式推动决策的贯彻和落实，使行政办公管理工作达到更好的效果。

（3）具备较强的协调能力。行政办公管理工作点多、面广，千头万绪，在工作过程中必然会出现这样那样的矛盾，因此，行政办公管理人员必须具备较强的协调能力，达到相互理解，相互支持，通力合作的目的。

4．良好的心理素质和身体素质

良好的心理素质包括敢于创新，富有远见，灵活应变，包容性强，镇静自若，条理性好等。良好的身体素质是指身体健康，精力充沛。行政办公管理人员要服务于领导和员工，工作量有时会超负荷，这时就要求工作人员要有好的身体，具有充足的时间与精力服务领导，服务职工群众。