第1章 Excel 2010基本操作

Excel 2010是一款专业的电子表格制作软件，主要用于处理和分析数据，还可以创建报表和图表。本章主要介绍了安装与卸载、启动与退出以及Excel 2010的基本设置等知识，通过本章的学习可以帮助读者初步认识Excel 2010。

1.1 安装与卸载Excel 2010

例1 怎样安装Excel 2010

Excel是Office中的一个组件，采用默认设置安装Office 2010就意味着安装了Excel 2010。不同版本的Office 2010的安装方法大体相同，通常将Office 2010的安装盘放入光驱后，会自动弹出安装向导，然后根据提示进行安装即可。

如果已经在电脑上拷贝了安装文件，找到该文件并双击文件图标，在接下来弹出的安装向导对话框中根据提示进行安装即可。

下面以安装Office 2010专业增强版为例，讲解安装的具体操作方法。

【第1步】进入Office 2010安装文件所在路径，然后双击安装文件。

【第2步】启动安装向导，在打开的“输入您的产品密钥”界面中输入软件的序列号，单击“继续”按钮。

【第3步】打开“阅读Microsoft软件许可证条款”界面，勾选“我接受此协议的条款”复选框，单击“继续”按钮。

【第4步】在打开的“选择所需的安装”界面中选择安装方式，本例单击“自定义”按钮。

【第5步】在弹出对话框的“安装选项”选项卡中，单击某个选项左侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“不可用”命令，表示不安装该组件，此时取消安装的组件左侧将出现 标记。

【第6步】开始安装Office 2010程序，并显示安装进度提示条。

【第7步】程序安装完毕后会弹出对话框告知安装完成，单击“关闭”按钮，关闭对话框即可。

例2 Excel 2010无法正常使用怎么办

当Excel 2010出现异常，而导致不能正常启动或部分功能无法使用的情况时，可通过修复程序让Excel 2010恢复正常，具体操作如下。

【第1步】单击任务栏左下角的“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中单击“控制面板”命令。

【第2步】在打开的控制面板窗口中单击“卸载程序”链接。

【第3步】在打开的窗口列表中选中“Microsoft Office Professional Plus 2010”选项，单击列表上方的“更改”按钮。

【第4步】打开更改向导对话框，选中“修复”单选项，单击“继续”按钮。

【第5步】更改完成后，单击“关闭”按钮。

【第6步】弹出“安装”对话框，单击“是”按钮重新启动系统，设置即可生效。

例3 如何卸载Excel 2010

卸载Excel 2010是指将该程序从计算机中彻底删除，在控制面板可以直接卸载整个Office 2010组件，此时Office软件中的Excel也同时被删除了，具体操作如下。

【第1步】打开“程序和功能”窗口，选中“Microsoft Office Professional Plus 2010”选项，单击程序列表上方的“卸载”按钮。

【第2步】在弹出的“安装”提示对话框中单击“是”按钮。

【第3步】系统开始卸载Office 2010所有程序组件，并在弹出的对话框中显示卸载进度，卸载完成后，在弹出的对话框中告知用户卸载成功，单击“关闭”按钮即可。

例4 卸载Excel的同时可保留其他Office组件

安装Office 2010时，通常不止安装Excel 2010一个组件，如果需要保留Office 2010中的其他组件，而只需删除Excel 2010组件，可通过下面的方法实现。

【第1步】打开“程序和功能”窗口，选中“Microsoft Office Professional Plus 2010”选项，单击程序列表上方的“更改”按钮。

【第2步】在打开的对话框中选中“添加或删除功能”单选项，单击“继续”按钮。

【第3步】在对话框中单击“Microsoft Office Excel”选项前面的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中单击“不可用”命令。

【第4步】单击“继续”按钮后，系统将重新配置Office 2010，完成后单击“关闭”按钮即可。

1.2 启动与退出Excel 2010

例1 在桌面上创建Excel的快捷方式图标

当电脑中安装好Excel 2010程序后，通常是通过“开始”菜单启动程序，为了方便操作，用户可以在桌面上创建Excel 2010的快捷方式图标以快速启动程序，具体操作如下。

【第1步】单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，单击“所有程序”命令。

【第2步】在展开的程序列表中单击“Microsoft Office”命令，展开Office组件列表。

【第3步】使用鼠标右键单击“Microsoft Excel 2010”命令，在弹出的快捷菜单中单击“发送到”命令，在弹出的子菜单中单击“桌面快捷方式”命令即可。

例2 将Excel 2010程序图标锁定到任务栏

除了在桌面上创建Excel 2010的快捷方式图标，还可以将Excel 2010程序图标锁定到任务栏中，此时通过单击该程序图标，即可快速启动程序，具体操作如下。

【第1步】使用鼠标右键单击桌面上的Excel 2010快捷方式图标，在弹出的快捷菜单中单击“锁定到任务栏”命令。

【第2步】此时在任务栏左侧即可看到刚添加的 Excel 2010程序图标了，单击该图标即可快速启动Excel 2010程序。

例3 在启动Excel的同时打开Excel文件

通过“开始”菜单和桌面快捷方式图标等方式启动Excel 2010时，默认将自动新建一个空白表格文档，如果希望在启动Excel的同时打开Excel文件，可在“计算机”窗口中使用鼠标右键单击要打开的Excel文件，然后在打开的快捷菜单中单击“打开”命令，或者直接双击需要打开的Excel文件，即可启动Excel 2010并打开该文件。

此外，在“计算机”窗口中按住“Ctrl”键或“Shift”键，选中多个Excel文件，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“打开”命令，可同时打开选中的多个Excel文件。

例4 正确退出Excel 2010

在完成表格的编辑操作后，应将Excel 2010关闭并退出程序，以减少对系统内存的占用。正确退出Excel 2010的方法主要有以下几种。

在Excel窗口中，单击右上角的“关闭”按钮关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Excel文档，方可退出Excel 2010程序。

在Excel窗口中，单击左上角的控制菜单图标，在弹出的窗口控制菜单中单击“关闭”命令关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Excel文档，方可退出Excel 2010程序。

在Excel窗口中，切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格的“关闭”命令关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Excel文档，方可退出Excel 2010程序。

在Excel窗口中切换到“文件”选项卡，然后单击“退出”命令，可快速关闭所有打开的Excel文档，从而退出Excel 2010程序。

1.3 Excel 2010的基本设置

例1 更改Excel 2010的默认界面颜色

Excel 2010为用户提供了蓝色、银色和黑色3种风格的界面颜色，其中默认的操作界面为银色。根据个人喜好，用户可对界面颜色进行更改。下面以将Excel 2010操作界面更改为黑色为例，具体操作如下。

【第1步】在Excel窗口中切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“选项”命令。

【第2步】弹出“Excel选项”对话框，单击“配色方案”下拉列表框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“黑色”选项，单击“确定”按钮即可。

例2 怎样扩大表格的显示范围

编辑表格时，为了扩大表格编辑区的显示范围，可将功能区最小化。要将Excel 2010的功能区最小化，可通过以下几种方式实现。

单击功能区右侧的“功能区最小化”按钮。

双击除“文件”选项卡外的任意选项卡。

按下“Ctrl+F1”组合键。

使用鼠标右键单击功能区的任意位置，在弹出的快捷菜单中单击“功能区最小化”命令。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“功能区最小化”选项。

当需要显示功能区时，可通过以下几种方式将其还原。

单击功能区右侧的“展开功能区”按钮。

双击除“文件”选项卡外的任意选项卡。

按下“Ctrl+F1”组合键。

使用鼠标右键单击功能区的任意位置，在弹出的快捷菜单中取消“功能区最小化”命令的勾选状态。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中取消“功能区最小化”选项的勾选状态。

例3 将“剪切”按钮添加到快速访问工具栏

为了提高编辑速度，可将常用的一些操作按钮添加到快速访问工具栏中。下面以添加“剪切”按钮为例，具体操作步骤如下。

【第1步】在Excel窗口中切换到“文件”选项卡，在左侧窗格中单击“选项”命令。

【第2步】弹出“Excel选项”对话框，切换到“快速访问工具栏”选项卡，在对话框的列表框中选择“剪切”选项，单击“添加”按钮。

【第3步】单击“确定”按钮，然后在返回的Excel 2010操作界面的快速访问工具栏中即可看到添加的“剪切”按钮了。

例4 清除“Office”菜单中“最近使用的文档”

默认情况下，最近使用过的文档会自动记录在“文件”选项卡的“最近所用文件”界面中，以便用户能快速打开。

“最近所用文件”界面中显示了最近使用过的25个文档，如果需要更改显示的个数，可在“Excel选项”对话框中进行设置，具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中切换到“高级”选项卡，在“显示”选项组中，通过“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调框设置文档显示数目，若需要清除“Office”菜单中“最近使用的文档”，只需将其设置为“0”，单击“确定”按钮即可。

例5 可以设置文档自动保存的时间间隔吗

在编辑表格的过程中，为了防止停电、死机等意外情况导致当前编辑的内容丢失，可以使用Excel 2010的自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文档，从而最大限度地避免文档内容的丢失。

默认情况下，Excel会每隔10分钟自动保存一次文档，如果希望缩短间隔时间，可在“Excel选项”对话框中进行更改，具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中切换到“保存”选项卡，右侧对话框中的“保存自动恢复信息时间间隔”复选框默认为勾选状态，此时只需在右侧的微调框中设置自动保存的时间间隔，如设为“5”，然后单击“确定”按钮即可。

通过上述设置后，Excel会每隔5分钟自动保存一次文档，文档非正常关闭后再次启动Excel程序时，Excel窗口左侧将显示最近一次保存的文档，单击可打开文档，此时可对其进行保存操作，可把损失降低到最小。

例6 保存路径

Excel文档默认的保存路径是“C:\Users\yy\Documents”（其中“yy”为当前登录系统的用户名），为防止系统出错导致文档丢失，可将其默认保存路径设置为其他位置，具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏的“默认文件位置”文本框中输入常用存储路径（或者通过单击“浏览”按钮进行设置），单击“确定”按钮即可。