第一章 秘书工作概述

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第一节 秘书的含义和分类

一、秘书的含义

据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的含义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料，东汉后期设置管理这些秘藏图书的官府“秘书监”。主管官员称“秘书令”或“秘书监”（地位相当于卿），副职为“秘书丞”，分管官员为“秘书郎”。唐代魏征任过秘书监。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词含义基本相同的古代秘书官职。古代相当于现代秘书职位的有“史官”、“御史”、“尚书”、“掌书记”或“中书舍人”、“翰林学士”等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。

秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。

（1）行政职位。在现代中国，秘书被当作一种行政职位，是行政人员核心的一部分。党中央第一任行政秘书是毛泽东。我国规定政府秘书属于国家公务员，秘书长是政务类公务员，一般秘书是事务类公务员。

（2）社会职业。属于第三产业，以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务，也服务于私人。

国外的现代秘书设置源于1 8世纪资产阶级革命时期。英文中秘书一词“secretary”是由拉丁文“sec-retaries”演化而来的。其中“secret”是秘密之意，西方人认为“secretary”有三种含义：一是指职位与职业（job）；二是指具有这种职位，从事这一职业的职员（officer）或人员（person）；三是指一种官员（officer），这一含义也可以翻译为书记、干事、大臣、部长等。

国际秘书联合会给秘书下了这样的定义：秘书应是主管人员的一位特殊的助手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。

二、秘书的分类

由于时代的进步和科学的发展，社会上各行各业的分工越来越细，也越来越规范，秘书的职业也应社会的需求被分成各种类型。

（一）按服务对象划分

按秘书的服务对象来分，可分为公务秘书与私人秘书。

公务秘书是指服务于各级机关、企事业单位和社会团体的秘书人员。我国某些高级领导的专职秘书也属于公务秘书，这是国家因工作需要特别配备的秘书，与一般的私人秘书不同。为著名的作家、科学家配备的秘书人员，也属公务秘书，因为在本质上这些秘书人员是为机关单位服务的，而且由机关单位支付工资。私人企业虽然其资本为个人所有，但该企业的秘书如以企业的名义聘用，为企业服务，并由企业支付工资，那么，这些秘书人员仍可归属公务秘书范围。

私人秘书是指由个人出资雇聘，服务于个人的秘书人员。私人秘书主要指律师、自由撰稿人、私人开业的医生等所聘用的秘书人员。我国在改革开放前基本上没有私人秘书，随着改革开放的不断深入，私人秘书涉及的领域越来越多，人数也不断增加，成为秘书队伍的一支新军。

（二）按工作岗位和职责划分

按秘书的工作岗位和职责来分，主要分为机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书等。

（1）机要秘书：从事保密和重要事务的秘书人员。包括领导人的专职秘书以及在机关、单位中负责秘密文电收发、印章密码管理、承办领导交办的机密事项的人员。要求有较高的政治素养和很强的保密意识。

（2）行政秘书：协助领导做好行政事务与提供综合性服务的人员。要求既能发挥参谋作用又具有高效办事的能力。

（3）文字秘书：承担撰拟文稿及文稿审核把关任务的秘书人员。要求具有较高的理论政策水平、分析综合能力及文字表达能力。

（4）信访秘书：接待与处理群众来信来访的秘书人员。要求熟悉政策法令、耐心细致、踏实负责，且有较强的协调能力和沟通能力。

（5）事务秘书：主要负责单位总务后勤等工作的秘书人员。他们的工作范围较宽，涵盖通信、车辆、用房、环境管理等多个方面。要求组织能力强、勤勤恳恳、任劳任怨。

（6）外事秘书：从事外事服务工作的秘书人员，包括翻译人员及负责外事往来的人员。要求有较高的政策水平，熟悉外事政策和外事沟通技巧，待人热情大方、处事老练沉稳、仪态大方，有相当的外语口译和笔译水平。

此外，在某些政府部门、社会团体和企事业单位还设有与行业性质密切相关的专业性很强的秘书岗位，如教育科研系统设有教学秘书、科研秘书等。

（三）按职位等级划分

目前，我国已开始逐步推行秘书职位评定制度，将秘书人员分为初级秘书、中级秘书和高级秘书三个等级，不同等级的秘书将承担不同的职责，并享受不同的待遇。学历、理论水平和实践经验是评定职位的三个基本要素，并需要进行一定的考核。评定秘书职位是我国秘书制度的一项重大改革，这将有利于形成合理的竞争机制，调动秘书人员的积极性，吸引更多优秀人才加入秘书队伍，提高秘书人员的素质，提升秘书工作的水平。

（四）按能力类型划分

按秘书的个性特征与能力划分，可分为参谋型秘书、专项型秘书、公关型秘书、办事型秘书。

（1）参谋型秘书：指那些思维活跃，具有创新精神，善于分析与综合处理信息，调研能力强，能够为领导提供参谋性服务，辅助领导决策的智囊型秘书人才。

（2）专项型秘书：指在某一方面具有较强的理论基础与政策水平，写作水平高，决策能力强的秘书人才。

（3）公关型秘书：指具有公关知识与公关能力的秘书人才。他们擅长沟通协调，能充分运用公共关系的一些手段，搞好本单位与公众的关系，从而树立本单位良好的形象。

（4）办事型秘书：指精明干练、办事能力强、热心服务的秘书人才。他们“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，能任劳任怨、有条不紊地处理繁杂的事务性工作，犹如单位的“管家”。

第二节 秘书工作的内容和作用

由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显；而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。

本节将全方位介绍我国党政机关秘书工作的基本内容和作用。

一、秘书工作的内容

（一）秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

1．机关办公厅（室）的基本任务

办公厅（室）属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。

办公厅（室）的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作；二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。

2．秘书长、办公厅（室）主任的基本任务

秘书长和办公厅（室）主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作；第二，协助首长密切各方面的工作关系；第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作；第四，协助首长掌管保密工作；第五，协助首长掌管机要工作；第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项）；第七，掌管机关事务工作。

因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质；而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。

（二）秘书工作的主要内容

1．拟定、办理公文

拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。

拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责任心对待。

办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。

办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节；收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。

2．办理组织会务

办理组织会务简称办会，是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论；二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等；三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等；四是会议期间的各项服务；五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

3．调查研究工作

调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。

每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲；实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料；总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。

4．信息处理工作

秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。

开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础；其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍；最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

5．沟通协调工作

对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调（即对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

6．信访接待工作

信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。

7．监督检查工作

监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查；对领导人批办事件承办情况的督促检查；对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。

8．公务接洽工作

公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。

除上述之外，秘书工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，秘书工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。

二、秘书工作的作用

秘书工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：

（一）建议参谋作用

这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，秘书工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据。其次，在进行实施方案的选择过程中，秘书人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案。最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，秘书人员也可提供参考意见或反馈信息。除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，秘书人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。

（二）事务助手作用

秘书人员所起的事务助手作用更多的是指秘书人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。秘书工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作；二是做好文件信息的加工筛选工作；三是做好领导临时交办的工作；四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作；五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，秘书人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。

（三）中心枢纽作用

每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而秘书工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过秘书工作传递给实施单位。因此，秘书工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好秘书工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。

（四）统筹协调作用

统筹协调工作是秘书工作中的一项重要内容，也是秘书工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策前，领导者大都责成秘书人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证；决策后，秘书人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，秘书人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要秘书人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。

（五）形象窗口作用

在日常工作和各种交往中，秘书人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由秘书出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是秘书形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与秘书工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，秘书人员在日常工作和生活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作风和习气。

秘书工作的性质和地位决定了秘书工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，秘书工作成为方便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，秘书人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。

第三节 秘书工作的性质和职能

一、秘书工作的性质

秘书工作是因领导工作的需要而存在的，属于机关工作的一部分。要想准确理解秘书工作的性质，需要将其放在领导工作和机关工作的领域来观察和认识。

（一）秘书工作的辅助性

秘书工作的辅助性是指秘书工作在领导工作中所具有的辅助性。秘书工作的产生具有必然性，它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。这就决定了秘书人员在处理解决任何问题的时候，都需要根据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出决定。即使秘书人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也需要经过领导机关权衡确定后才能执行。秘书工作机构或秘书人员只能站在辅助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。秘书工作人员需要对自身进行准确定位，努力发挥好秘书工作在领导工作中的参谋辅助作用。

（二）秘书工作的枢纽性

秘书工作的枢纽性是指秘书工作在机关工作中具有枢纽性作用。由于秘书工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有秘书工作井然有序，高质量、高效率地运转，才能够实现整个机关工作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一，并带动职能部门同步运转。这种枢纽与核心地位决定了秘书工作的重要性。

（三）秘书工作的机要性

秘书工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对秘书工作的具体内容而言的。汉语中“秘书”一词，包含有“秘密”的意思，而英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，意思也是“秘密”。因此，单从“秘书”一词的字面意思就可以反映出秘书工作的机要性。由于秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的秘书，由于掌握更多的重要情况，其机要性更强。

（四）秘书工作的政治性

秘书工作的政治性是针对秘书工作人员本身而格外强调的。这是因为秘书部门处于核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会很多。这就需要在对秘书工作人员的选拔和任用上要格外慎重，要求其能够做到政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对秘书人员的选用条件还专门制定颁发了机要秘书工作的规定，其中，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观现实需要。

二、秘书工作的职能

（一）事务性助手职能——协助领导处理各种事务

秘书部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上使用的大量文稿需要有人撰写和处理；工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决；推进工作的过程中有许多环节出现矛盾，需要有人进行协调处理；还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，但是这又属于秘书部门的基础性工作，也是秘书部门最频繁的工作内容，因此，秘书部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究解决重大政策性问题。

（二）智能性参谋职能——帮助领导制定正确决策

在新时期下，秘书工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化提供有效的服务。秘书工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息处理、公务督查、综合协调等工作过程中，秘书人员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出工作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活动提供信息服务。

秘书工作的参谋和助手职能是从秘书工作的整体性而言的，渗透并体现在秘书人员为领导办文、办会、办事这“三办”的大量具体事务性的工作过程中。脱离具体的工作，秘书工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，秘书工作需要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。

第四节 秘书工作的特征与规律

一、秘书工作的特征

（一）秘书工作的本质特征

秘书工作与其他工作的本质区别在于秘书工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是秘书工作的本质属性。其具体体现为：（1）所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里。（2）能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。（3）秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。

（二）秘书工作的一般特征

秘书工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点，这些特征是由其本质特征所决定的、为各类秘书工作所共有的特征，具体体现为：（1）政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，因此，秘书工作具有强烈的政治色彩。（2）被动性。主要体现为两点：一是秘书的工作根据领导的需要来安排；二是凡是无法分解到具体部门的工作都由秘书工作来承担。（3）综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。（4）事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。（5）灵活性。这是因为秘书工作经常会遇到突发情况，要求秘书能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。

二、秘书工作的规律

（一）秘书工作的基本规律

1．领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础

秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”，即秘书工作赖以存在的客观基础。

2．秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件

由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，需要秘书人员辅助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，秘书人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。

3．不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进秘书工作的根本动力

设立秘书部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对秘书部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推动秘书工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满足领导工作的需求是推进秘书工作的根本动力。

4．领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志

领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好，只有更好”。而从秘书工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对秘书人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，秘书工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满意程度是检验秘书工作水平的主要标志。

秘书人员要深刻认识秘书工作的普遍规律，正视秘书工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确秘书工作的重要价值，更好地为领导做好综合辅助性服务。

（二）秘书工作的具体规律

秘书工作具体规律实质上是秘书工作基本规律的具体表现，其主要体现为下述三点：

1．秘书参谋活动的规律

所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段，以辅助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识：（1）将秘书参谋职能寓于具体工作中。（2）秘书参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。（3）秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致。（4）秘书参谋方法必须与领导决策特征相适应。

2．办公室日常运转的规律

办公室作为秘书工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意以下规律：（1）区分办公室工作的轻重缓急。（2）增强办公室工作的质量和效率意识。（3）优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。

3．秘书写作活动的规律

写作作为秘书人员的一项经常性工作，体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的认识：（1）秘书人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。（2）秘书人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。（3）秘书写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。（4）秘书起草文稿的风格，要与领导者风格、个性相协调。（5）秘书起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。

秘书的写作行为和文稿质量，必须以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对于推动领导工作，实现领导职能起着举足轻重的作用。

此外，在秘书调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等秘书专项活动中，均包含着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁复杂的工作内容，不断摸索和掌握秘书工作的内在规律，并自觉用于指导实践活动。

第五节 秘书工作的基本原则与要求

一、秘书工作的基本原则

秘书工作的基本原则是指秘书人员在工作中必须遵循的规范和准则。这既是由秘书工作的特点决定的，也是由长期实践积累所形成的。只有遵循秘书工作的基本原则，才能使秘书工作沿着正确的方向健康发展。

（一）准确周密原则

准确周密是对秘书工作的质量要求。因为秘书工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位、社会团体的领导工作服务的，它与领导工作活动有着密切的联系。所以，秘书人员必须以高度负责的精神，尽最大努力高质量地完成工作任务。

要保证秘书工作质量，最根本的就是要使秘书工作的各项内容及工作过程始终保持最佳状态，避免产生紊乱现象。比如，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进行调研工作，准备掌握第一手资料，摸清相关情况，认真领会领导意图，把必要的准备工作做得扎实细致；正式起草阶段，则要准确体现党的方针政策，准确领会领导意图，准确反映实际情况，准确揭示问题的本质，不与党的方针政策和国家法律规范及领导意图相违背、相矛盾，更不捏造事实。在行文语言方面，更要做到概念准确，符合语法和逻辑准则，准确表达时间、空间、数字、机关名称，规范使用标点符号等。草稿完成后，还应认真做好加工修改工作，确保文件的准确性和严密性。同时，在文件的处理过程中，收发、登记、分文、拟办、缮印、审核等工作，都应该做到小心谨慎，避免错漏和失误。秘书人员在办理调研、信息、协调、信访、接待、值班、电话等各项具体工作时，应该秉持严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风，最大限度地减少差误，保证工作质量。

要确保秘书工作质量的全面优化。首先，要树立预防为主的思想，重视平时协调、事先预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次，要实行全面质量控制，从秘书部门领导至一般秘书人员，都应注重质量控制，对秘书工作的全过程和秘书工作各个方面要进行全过程质量控制，同时也应对秘书人员的自身素质进行全方位控制。最后，要严格实行岗位责任制，强化树立秘书人员的质量责任意识，制定并严格执行秘书工作的各项规章制度。只有这样才能创造出全面优质的秘书工作。

（二）迅速及时原则

迅速及时是对秘书工作的时效性要求。秘书人员在现实工作中，必须讲求时效，力求以最小的投入、最少的时间，取得最好的效果。

迅速及时的原则应体现在秘书工作的各个方面。从公文起草工作来看，秘书人员在接到任务后，应抓紧时间进行承办。如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时，应优先办理，以免耽误工作。对于没有明确时间要求的文件，也不应随意延缓，公文文件都具有现行效用，在优先办理紧急文件的前提下，对普通文件也应该及时进行处理，防止积压。总之，办文工作应该统筹安排，区别轻重缓急，尽量缩短文件在机关内的运转周期。

由于秘书工作处于从属地位，其工作往往呈现被动性的特点，因此这就需要秘书人员在解决问题或处理工作时，更要注重时效性。例如，从领导决策的要求来看，秘书人员应在决策之前提供有关信息；待决策形成之后，根据领导要求立即着手公布实施，及时发挥决策的作用；若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时，秘书部门应当及时进行沟通协调。而在实际工作中遇到突发事件时，领导者需要迅速作出反应，此时则需要秘书部门及时提出处理建议，直接办理一些具体事务，避免造成更大的损失。

在工作中坚持迅速及时的原则，需要秘书人员准确掌握以下几点：第一，切实全面提高政治和业务素质，增强事业心和责任感，牢固树立服务观念，时刻以领导工作的需要为先，强化时效观念，以敏捷迅速的工作作风对待工作中的各项任务。第二，加大科学管理力度，健全并严格执行秘书工作中的规章制度，加强工作的条理性和计划性，区分工作事项的轻重缓急，实现秘书工作的科学化、制度化和规范化管理；第三，加大秘书机关机构体制改革力度，精简办公机构，简化办公手续，改善办公人员结构，提高秘书人员素质；第四，讲求科学的工作方法，努力推进秘书工作的现代化、标准化进程。

（三）安全保密原则

安全保密原则既是对秘书人员的工作要求，也是秘书工作必须坚持的重要原则。我们党和国家历来十分重视安全保密工作。1951年《中共中央关于加强保守党和国家机密的补充决定》中明确指出：保守党与国家的机密，乃是关系全党、全军、全国人民的重大利益问题。各级党委必须重视保密工作，并将这项工作作为自己经常注意的工作之一。1986年我国正式颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法》，既从法律上严格规范了保密工作，也为秘书部门做好保密工作提供了法律依据。

由于秘书部门属于机关的核心要害部门，其职责范围和工作职能决定了秘书人员涉密最频繁、知密最广泛、懂密最深刻。这也意味着秘书部门的人员比其他部门的工作人员更加需要重视保密工作。如果秘书人员因为思想意识方面的疏忽导致重大机密泄露，势必严重危害党和国家的安全，危害人民的利益，给我国社会主义现代化建设事业造成重大损失。即使是对于单位内部或社会生活管理方面的文件、资料，秘书工作人员也不能放松思想戒备，要时刻牢记保密原则对于秘书工作的重要性和必要性。

坚持秘书工作的安全保密原则需要深刻把握以下几点：第一，毫不放松对于秘书人员的保密思想教育工作，增强秘书人员树立保密意识的观念，使其在日常工作中切实做到守口如瓶，知密不泄密。第二，建立健全秘书工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的机密文件，经手办理的秘书人员，不得与无关人员谈论；绝密文件应有专人负责和专门设备保管；不得擅自将秘密文件携带外出或带回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密；此外还要保证机密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，应该采取一系列有效措施，保证文件在印制、校核、传递等工作环节手续严格健全，按照规章办事，堵塞一切可能出现的漏洞，防止党和国家机密受到损失。

（四）实事求是原则

实事求是是一切工作必须遵守的基本原则，而对于直接为领导工作服务，为领导提供决策依据的秘书工作来说，更应当严格坚守。这一原则在秘书工作中的具体体现就是要坚持原则、说真话、说实话、为领导和人民办实事，一切从实际出发，按照实事求是的思想路线来开展工作，思考和处理问题。这是因为，我们的党和人民政府是代表广大人民利益，为人民服务的，而作为直接为各级领导机关服务的整个秘书队伍，要通过为领导工作的顺利运转服务，来实现为人民服务的宗旨。

贯彻实施秘书工作中的实事求是原则，我们需要牢记以下几点：第一，简政放权，简化行政机构层次，规范机关管理职能。同时加强法制建设，严格依法办事，减少工作中的任意性。第二，倡导深入实际、求真务实的工作作风，反对官僚主义、文牍主义作风。第三，汇报调研结果或具体工作时，应坚持原则，实事求是，提供真实可靠的材料。第四，建立正确的信息观，了解自身工作与其他机关或部门的合理信息需求，学习并掌握多种信息沟通手段，严格控制文件和会议的数量与质量，努力改进文风、会风，同时扩展秘书部门的信息资源共享功能。

二、秘书工作的基本要求

（一）坚持秘书工作的“三服务”指导思想

中共十一届三中全会之后，党和国家工作的重心转向改革和社会主义现代化建设。在全面推进经济体制改革的同时，政治体制改革也提到了全党工作的重要地位。而我国秘书工作的改革与发展也随之如火如荼地展开，其重要标志就是1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（简称“85·1”座谈会）上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。在此次座谈会上，时任中共中央办公厅主任的王兆国同志，明确指出：中央办公厅的指导思想是围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民服务。随后，根据这一指导思想，我国秘书工作的指导思想确立为：围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，一是为领导和领导机关服务；二是为与本机关相关的各个部门机关服务；三是为人民服务。“三服务”是对上述这种指导思想的简称。

1．为领导和领导机关服务

所谓为领导和领导机关服务，是因为我国秘书工作的领导体制规定了各个层次的秘书部门和秘书人员都直接对本机关领导负责，是本机关领导人或领导群体的直接办事机构和工作助手。因此，秘书部门最直接、最主要的工作就是为领导和领导机关服务，这集中体现了秘书部门的从属地位。比如，为直接领导撰写讲话文稿；安排领导活动；根据领导工作要求展开对内外、上下的各种综合协调工作等。这些方面的工作均体现着秘书工作为领导和领导机关的服务，其服务的质量和成效直接影响着本机关领导者和领导群体的工作运转状况。

2．为与本机关相关的各个部门和机关服务

为与本机关相关的各个部门机关服务是由秘书部门的服务对象所决定。因为秘书部门所服务的各个机关之间分别存在着隶属关系、业务指导关系、平行关系等，其之间必然存在相互沟通、交流信息、彼此协作配合的需求，秘书部门自然要承担为与本机关相关的各个部门机关服务的职能，如贯彻落实上级机关下达的指示、决定，及时反馈信息；为下级机关、平级机关及其领导者提供大量信息和资料方面的服务等。

3．为人民服务

为人民群众服务是由我党和各级机关的宗旨决定的。我们党和各级机关工作的根本目标和长远规划都是为人民群众谋利益，为人民服务，而为党和各级机关工作提供服务的秘书部门自然而然要将其作为自身指导工作的宗旨和原则，承担和负责直接与人民群众具体利益息息相关的工作。如耐心接待上访群众，倾听群众的呼声；对人民群众普遍关心的问题进行调查研究，为领导机关处理这些问题提供科学依据。

总之，“三服务”的指导思想揭示了我国社会主义新时期秘书工作，特别是党政秘书工作的根本宗旨，体现了党和国家对秘书工作的根本要求，也为我国秘书工作的改革与发展提供了根本动力，同时也为我国秘书工作的健康发展指明了根本方向。“三服务”指导思想的确立，是我国秘书工作发展史上的里程碑。

（二）实现秘书工作的“四个转变”

“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”“四个转变”的要求，着眼于新时期领导工作的实际需要，从我国秘书工作的新形势、新任务的需要出发，具有不可低估的理论和实践意义。

“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求；其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到最佳状态，按照规定的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。

“四个转变”有利于改变长期以来对于秘书部门和秘书人员的思想和手脚的过度束缚，有利于秘书部门和秘书人员发挥“智囊团”、“思想库”的作用。在新时期下，秘书部门和秘书人员要处理好继承与创新的关系，既要重视以往的好经验和好传统，又要勇于探索，提炼新的经验和做法。

（三）实现秘书工作的“三化”

秘书工作的“三化”要求是指“要形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法，保证每个环节和每项工作都有章可循。”这是基于在改革开放的新形势和新任务下，秘书工作所面临的新问题和新特点而提出的。

首先，实现秘书工作的规范化，从根本上就是要求秘书部门和秘书人员，本着对事业负责，对人民利益负责的态度，在完成各项任务的过程中，实践为人民服务的根本宗旨。这是秘书工作规范化的基本出发点，也是实现秘书工作业务规范化的根本保证。在具体的实践工作中，则是要求秘书工作要全面提升质量标准，让每项工作和每个环节均符合所指定的标准和操作规范，避免人为因素和不良作风的影响。

其次，实现秘书工作的制度化，是要使秘书工作符合党和国家民主集中制的根本组织原则。明确党政机关的秘书工作不是仅仅为领导者个人服务，而是建立在为领导集体服务的基础上的；不是按照纯粹的个人意志实现工作运转，而是为了保证党内生活秩序和国家机关正常工作秩序而实现工作运转的。在具体的实践工作中，则是要建立规范的秘书工作制度流程，实行岗位职责分工，落实责任制，做到人有专职，事有专管，严格按照有关制度和程序办事。

最后，实现秘书工作的科学化，是指秘书部门在为领导服务的过程中，要注重认识事物的本质，按照客观规律处理和解决实践中发生的各种问题，善于摸索并遵循秘书工作的内在规律性要求，运用科学有效的工作方法促进自身的建设和发展。

实现秘书工作的规范化、制度化和科学化，是一项系统且长期的工作，是一个不断追求、自我完善的过程，更是一项需要不断学习、积累、实践和总结的过程。

三、秘书工作的高层次要求

（一）超前性

不能把秘书工作的超前性理解成就是把工作做在前头，的确，要体现超前性，必须把工作做在前头，但是把工作做在前头，未必都算是超前。比如，临近年终，要搞年度工作总结了，领导尚未交代，秘书人员便提前收集有关情况，这只能说是主动，不能说是超前。再如，领导要出差，秘书为领导准备好有关的文件材料和买好车票或机票，这更不是什么超前，这本来就是秘书分内的工作。秘书工作的超前性，主要体现在以下几点。

1．辅助决策的超前性

进行决策和采取对策是领导工作的核心内容，为了更好地辅助领导决策，秘书人员不能等到领导提出要求时，才去收集有关信息。秘书人员虽然很难确定领导将会在什么时候进行决策或采取对策，但完全可以提前做好信息准备，使领导进行决策和采取对策时所需的大量信息处于备用状态，一旦需要，立刻提供。事实上，秘书人员不一定要等到领导要作决策的时候，才将这些信息材料提供给领导，而是要及时地提供某些有着较高价值的信息，这样就会尽早给领导以启发，使领导能赢得有利的时机，作出更为合理的判断和决策。如果秘书人员在提供这些信息的同时，能够提供富有创意而又切实可行的建议，对领导进行决策或采取对策就更有意义。

2．参与协调的超前性

秘书参与协调的超前性要求秘书人员在矛盾还处于萌芽状态时就能及时化解；或者在某项工作开展之前，能做好各方面的工作，避免不协调现象的出现；或者能协助领导在机关中构建起良好的人际关系，从源头上防止矛盾的发生。在具体的工作中，秘书人员可以从这几方面着手：首先，秘书人员应该在人际关系的处理上做到既要讲原则，又要宽容大度，同各个职能部门的工作人员建立起和谐的关系；其次，秘书部门有不少事务性的工作是面向全单位的，如果在工作中能够为大家提供优质的服务，必然会赢得大家的好评；再次，秘书人员，特别是秘书部门的负责人，应协助领导分析单位内部的人员状况，发现潜在的矛盾，通过思想教育或其他手段来解决这些问题；最后，秘书部门可以在领导的支持下，配合有关部门，开展一些活动，促进人与人之间的交往，从而逐步形成一个和谐的人际环境。这种超前性的协调，不仅可以起到防患于未然的积极效果，而且能够增强整个单位职工的凝聚力。

3．管理事务的超前性

满足领导和各部门的需求，是秘书部门搞好事务性工作的基本标准，但在“满足”上却有高、中、低三种不同的水平。滞后满足是低水平的满足，反映了秘书部门工作的被动状态；及时满足是一般水平的满足，说明秘书部门的工作能跟上需求；而超前满足则是高水平的满足，表明秘书部门能够注意领导和各部门潜在的需求，并提前给予满足，这无疑将对工作产生积极的推动力。要提供超前服务，必须善于发现潜在的需求，这种潜在的需求可能是有些人暂时还没有意识到某些事物的价值，所以没有表现出需求的欲望，也可能是有些人存在这种需求的欲望，但因各种原因，如顾虑需求不会被接受，或不希望给秘书部门添加麻烦等，因此不作公开的诉求。秘书部门应经常、主动地听取各方面的意见，了解他们的需求，并尽最大可能予以满足，甚至有时一旦确定对方应该有某种需要的时候，无需对方开口，便给予满足，这就是超前服务，要做到超前服务并不那么容易，不仅要有对事务性工作的热爱和热情，而且还要有较强的判断能力和办事能力。

在工作中，秘书人员不可能做到事事超前，但如果只满足于秘书工作的基本要求而缺乏一定的超前意识，那么，他也许能够较好地完成任务，但不可能创造出一流的业绩。

（二）深入性

秘书工作的质量与工作的深入程度密切相关，工作越是深入，获得的效果就越好。秘书工作的深入性主要表现在以下几个方面。

1．深层挖掘

秘书人员在协助领导了解情况和处理问题的过程中，可以有两种认识和做法。一种是秘书人员对情况进行调查，将了解到的基本事实报告领导，领导据此作出判断并予以处理。这样做，问题是解决了，矛盾也平息了，但并没有从源头上切断问题再度发生的可能，也可以说，这是就事论事的简单处置。另一种是秘书人员在调查情况的过程中，注意去挖掘问题产生的深层次的原因，因为任何矛盾的产生都有其深刻的思想根源、社会根源或历史根源，如果秘书人员能够把事实的真相连同引发矛盾的根源一并报告领导，那么领导将会采取更为策略的解决手段，不仅平息矛盾还力求从根本上解决问题。显而易见，后一种认识和做法优于前一种。

2．深入研究

所谓深入研究，对秘书人员来说，主要表现为对经验的深入研究、对规律的深入研究和对理论的深入研究。经验是极其宝贵的，借鉴经验可以使我们少走许多弯路，并取得较好的工作效果。秘书部门与职能部门不同，不仅要善于总结自己的工作经验和借鉴他人的秘书工作经验，而且还有责任帮助其他部门和下级机关单位总结经验和向它们推荐有关的成功经验，这就是综合部门的一项重要工作。对规律的研究要比对经验的研究更困难，但意义更大。任何违背客观规律的做法，必然是要碰钉子的。毫无疑问，秘书人员必须研究秘书工作的规律，否则不可能把工作做好。同时，秘书人员还要研究本机关、本单位工作的规律，否则就当不了领导的参谋和助手。此外，秘书人员还必须研究和掌握管理学及有关科学理论，缺乏理论的指导，秘书人员只能永远停留在靠经验办事的水平上。

3．深度加工

深度加工的目的在于提高工作的质量。比如，起草公文，如果能够做到主题鲜明、结构清晰、语句通顺，那么也就符合基本要求了。但如果能够再做一些深度加工，使主题不仅鲜明而且具有针对性或创造性，使结构不仅清晰而且重点突出、要点醒目，使语句不仅通顺而且用词精当、语势强劲，这样，文章的质量便会有明显的提高。又如，为领导提供文字信息，如果能够做到材料真实、提供及时，也就基本符合要求了，但如果能够对这些材料做一下分类，并且标出其中的重点内容，这样，就可以减轻领导的负担。在事务性工作方面，也有一个深度加工的问题。比如机关各部门办公用品的配置，如果秘书部门的有关人员能考虑得更周全一些，就能做到价廉物美，使各种用品既美观又实用。深度加工需要投入一定的时间和精力，有时还需要投入一定的财力和物力，因此，深度加工应该考虑实际的需要，并不是每件事都要精雕细刻，一般性的工作只要能符合基本要求就可以了，应把重要的工作或工作中的重要环节作为深度加工的主要对象。

（三）拓展性

所谓拓展性，是指秘书部门在恪守基本职责的前提下，尽可能地为领导以及各职能部门提供更多的服务。

1．服务项目的拓展

按秘书工作的一般要求，秘书人员只要做好常规的工作和领导交办的事项，也就算是尽职了，但秘书部门应该对自己有更高的要求，在原有工作的基础上，逐步推出一些新的服务项目，使工作进入一个更高的水平。比如，在信息工作方面，秘书部门可以通过各种形式向领导和机关各部门及时提供信息，如有些机关的秘书部门将近期有关文件和一些重要文章的要点进行汇编，送至机关各位领导和各个部门，这样就可以使他们对情况有较为全面的了解，并有利于他们查询，同时也使秘书部门所占有的信息得到充分的利用。再如，有些机关秘书部门将新出的火车时刻表和飞机航班时刻表发到各部门，这就为大家出行提供了方便。类似这样一些工作都是秘书部门的工作人员根据实际需要主动开展的，这些服务项目的拓展余地很大，关键在于秘书人员是否具有强烈的主观愿望和工作热情。领导让干什么，就干什么，这固然不错，但这只是一般的工作水平，而千方百计把工作做好，不断给领导和各部门提供新的服务，这才是高水准的秘书工作。

2．对外关系的拓展

在当今这个竞争日趋激烈的时代，对外拓展、横向联系显得越来越重要，各单位都希望发展横向联系，拓展自己的空间，以求得更多的发展条件和机遇。秘书部门作为领导的参谋和助手，不能仅仅满足于当好“管家婆”，不能满足于上情下达、下情上达的纵向联系，也不能满足于单位内部的联络、协调好各部门的工作，而应当顺应发展的潮流，实现思维的转换，利用秘书部门作为综合部门的特殊地位，努力发展横向联系、拓展对外空间。此外，秘书部门还可以配合各职能部门共同做好外联工作。总之，秘书部门拓展对外关系的成果具有长效的作用，这种作用必然在今后的工作里得以体现。

（四）创新性

在知识经济时代，各种信息千变万化，新情况、新问题层出不穷，各方面的现状千差万别，因而要求秘书人员在实际工作中勇于探索、改革创新。所谓创新，就是无论工作内容还是工作方式都不断有新意，有新内容，有新办法。秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养，激励自己尽快增长理论知识和实践才干，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力以适应知识经济时代对人才的要求。

第六节 秘书工作的运行与管理

一、秘书工作的组织形式与工作方式

（一）秘书工作的组织形式

根据机关的性质和规模的不同，秘书工作的组织形式主要分为集中形式与分工形式两种类型。所谓集中形式是指将秘书工作的全部内容集中到办公室来进行。此种工作形式适合于规模较小的机关或基层组织。而分工形式则是将秘书工作的内容根据工作环节和工作性质的不同划分为若干部分，并将其分别交给相关部门完成。此种形式适合于层次高、规模大、秘书工作任务繁重、人员编制充足、分工细致的大机关。当然，这两种工作形式并不是绝对独立的，有时会根据具体的工作需要而交叉进行。

（二）秘书工作的方式

常规的秘书工作方式主要分为以下四种：

1．值班制

所谓值班制就是把每天的时间划分为若干个阶段，将秘书人员分成若干班轮流进行值班，确保秘书工作全天的正常运转。通常党政机关基本采用这种工作方式。

2．专项分工制

专项分工制是将秘书工作根据业务性质的不同分成若干个项目或专业，秘书人员各司其职。一般大机关采用这种方式。

3．专项分工与值班混合制

这种工作方式是将业务分工和时间分工结合起来的工作方式。因为党政高层领导机关的秘书工作任务较为繁重，因此需要按照专项分工，循环轮流值班，确保机关工作和谐稳定地运转。通常我国县级以上党政机关的秘书工作基本上采用这种工作方式。

4．临时交办制度

这种工作方式是指由于突发性的工作使得领导人将秘书工作采用临时现场分配的方法交给秘书人员办理，并保证在不影响正常工作秩序的前提下，使得各项工作正常运转。

二、秘书工作的管理措施与制度要求

（一）秘书工作的管理措施

由于秘书工作事关领导工作活动的正常开展，对领导工作影响很大，并且在新时期下各级领导机关面临着日渐繁重的工作任务，因此对秘书人员提出了更高的要求，所以机关领导人必须从宏观和微观两方面加强对秘书工作的领导与指导，确保秘书工作真正按照领导工作的目标运行，并采取必要的管理措施，以便秘书人员能高质量、高效率地为领导工作服务。

对秘书工作的宏观方面的领导，首先是确保秘书人员坚持正确的政治方向，在思想上、政治上确保其与党中央保持高度的一致。加强其对马克思主义的基本原理，党的路线、方针和政策，文化科学和业务知识的学习，使其不断提高自己的思想政治水平和业务能力，学会用正确的立场、观点、方法，研究改革过程中出现的新情况、新问题，努力做好领导机关与领导人的参谋和助手。其次是要严格要求秘书人员遵守工作纪律，全心全意为人民服务，使其做到行为端正、廉洁奉公，不假借领导机关和领导人的名义，徇私舞弊，谋取私利，能及时地、实事求是地为领导人提供信息和建议。最后要树立秘书工作人员谦虚谨慎的优良作风。由于秘书工作代表着领导机关的工作形象，其工作作风能直接影响到党的威信。所以秘书工作人员必须严格要求自己，做到处理问题时态度诚恳，耐心细致，和蔼谦虚，讲究礼貌，以优良的思想作风和工作作风，保证各项工作的完成。

对秘书工作的微观方面的领导，首先要实行严格的岗位责任制。即将秘书工作任务以及完成任务的有关规定、要求和注意事项等具体落实到每一个岗位和工作人员，做到人人有事做，事事有人管，确保激发秘书人员工作的积极性，以便于操作、监督、考核和管理。其次要严格实行交接班制度。要求秘书人员做好值班日记，交接班时前一班要向后一班交代工作情况、已办和未办事项等，避免秘书工作运转过程中出现前后脱节的情况。

（二）秘书工作的管理制度

所谓秘书工作的管理制度，是对秘书人员应当遵守的所有的行为规范和工作准则的统称。这是确保秘书工作正常进行不可缺少的条件。新中国成立后，随着我国秘书工作制度的逐步规范化和科学化，我国秘书工作的管理制度可以划分为以下几类：

（1）具有强制执行性质的法规。具体如《党政机关公文处理工作条例》《中华人民共和国档案法》等以及信访、印章管理方面的规章制度。

（2）岗位责任制度。如：《秘书处处长职责》《保密室工作守则》等。

（3）工作标准类的规章制度。如：《打字员工作标准》等。

（4）工作程序性质的规章制度。如：《打字员工作程序》等。

（5）工作环节操作规范。如：《收发文登记制度》《文件校对制度》《传阅登记制度》等。

（6）奖惩类的制度。如：省委办公厅的《机要通信人员奖惩制度》等。

秘书工作的管理规章制度是确保秘书工作正常运转和科学化管理的前提条件，有助于提高秘书工作质量和效率，减少工作的随意性和盲目性。

总之，秘书工作的组织与领导决定了秘书工作自身的运转机制，关系到秘书工作的稳定运行。因此，必须从系统科学的角度加强对秘书工作的领导和管理，不断改进和完善秘书工作系统，最大限度地发挥秘书工作在领导活动中的辅助服务功能，实现秘书工作的价值。

经典真题回顾

真题1 （单选题）秘书，是一种职务名称，指处于（ ）地位，主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导人员的人员，是领导的参谋和助手。

A．中心

B．枢纽

C．中介

D．中枢

【答案】B

【解析】略

真题2 （单选题）对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，其中不属于业务工作的协调的是（ ）。

A．会议协调

B．事项协调

C．同属部门的协调

D．公文活动协调

【答案】C

【解析】对秘书工作而言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调（即对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等。而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。因此，选项C不正确。

真题3 （单选题）在我国，“秘书”一词最早出现在汉代，但最初的含义是指物，即带有神秘色彩的图书。到东汉后期，“秘书”既指物，也指机构和人员。古代对秘书工作者的称谓有很多，下列除了（ ）之外，都是“秘书工作者”的旧称。

A．主簿

B．太尉

C．御史

D．尚书

【答案】B

【解析】曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。古代相当于现代秘书职位称“史官”“长史”“主簿”“御史”“尚书”“掌书记”或“中书舍人”“翰林学士”等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书若干。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。太尉是中国秦代至元代的官职，是掌管军事的最高官员。故本题选B。

真题4 （单选题）要做好秘书工作，首先必须认识秘书工作的性质。下列对秘书工作性质的认识，不正确的是（ ）。

A．秘书工作从属于领导或部门的工作，围绕着领导与部门工作而展开，服务于领导与部门工作，因此，秘书工作在社会工作中处于辅助性地位

B．秘书要为领导的决策提供文件资料、情报以及建议和意见，为领导的组织和管理起到承上启下、内外协调的作用，因此，秘书工作具有决策性

C．秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事，因此，秘书工作具有服从性

D．为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，因此，秘书工作具有服务性

【答案】B

【解析】秘书机构的基本职能是辅助决策、服务领导。秘书机构不同于决策机构，也不同于机关内的其他业务性机构，它既无权做出决策，也不是某方面的业务主管，其活动方式是向上辅助，而不是向下指挥或执行监督，基本上是围绕领导班子的工作而从事一些辅助性活动。故选B。

真题5 （单选题）（ ）秘书沟通协调的内容不包括（ ）。

A．临时性工作协调

B．内部关系的协调

C．业务协调

D．事务协调

【答案】B

【解析】沟通协调的内容包括：（1）决策协调：决策实施中的协调式辅佐。（2）业务协调：主要是依据决策，对本单位的人力、物力、财力进行统一支配，平衡安排。（3）事务协调：主要是根据领导意图，平衡各部门的会议安排、资料提供、生活保障等日常事务的协调。（4）临时性工作的协调：主要是协调领导临时交办的工作或突发性工作中出现的矛盾。故选B。

过关强化训练

单项选择题

1． 秘书真正成为现代意义上的秘书职务是从（ ）开始的。

A．东汉后期设置“秘书监”

B．唐代魏征出任秘书监

C．曹操设置秘书令

D．孙中山临时政府设置秘书处

2． 根据秘书工作的基本规律，（ ）是秘书工作存在的客观基础。

A．领导工作对综合辅助性服务的需求

B．秘书工作高质量的综合辅助性服务

C．不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求

D．领导者对综合辅助性服务的满意程度

3． 秘书事务工作的“三办”是指（ ）。

A．办文、办事、办信

B．办文、办事、办信息

C．办文、办事、办会

D．办文、办事、办协调

4． 秘书工作“四个转变”的实质突出了（ ）。

A．参谋作用

B．管理作用

C．服务作用

D．信息作用

5． 秘书工作不能脱离领导而独立存在，这说明了秘书工作具有（ ）的特征。

A．辅助性

B．服务性

C．综合性

D．机密性

6． 秘书应树立的最基本的观念是（ ）。

A．政策观念

B．服务观念

C．创新观念

D．领导观念

参考答案及详解

1. D [解析]本题考查秘书职务的起源，正确答案为D。

2. A [解析]根据秘书工作的基本规律，领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础；秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件；不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推动秘书工作的根本动力；领导者对综合辅助性服务的满意程度，是检验秘书工作水平的主要标志。

3. C [解析]“办文”、“办事”、“办会”是对秘书事务工作的精练概括。研究三者之间的关系，实际上是为了认识秘书工作的逻辑关系和事理，明确和突出不同的秘书工作的重心，增强对秘书工作的全盘认识，以便更好地贯彻秘书工作的原则，将秘书工作做好。

4. A [解析]我国秘书工作的改革与发展的重要标志是：1985年1月，在中共中央办公厅召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会（简称“85·1”座谈会）上，确立了新时期秘书工作的指导思想和具有重大实践意义的改革方针。“85·1”座谈会在确立秘书工作“三服务”指导思想的同时，也提出了实现我国秘书部门“四个转变”的改革要求，明确了我国秘书工作加快改革发展的新方向，即“第一，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。第二，从收发传递信息转变为综合处理信息。第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。第四，从被动服务转变为主动服务。”“四个转变”首先强化了秘书工作的参谋职能，其要实现的目标是“出谋划策”、“综合处理信息”、“实行科学化管理”、“主动服务”等，充分发挥秘书工作的参谋助手作用，以适应新时期、新形势、新任务的要求。其次强调了对秘书工作要实现“科学化管理”的目标，其基本内容体现在实现规范化、制度化和科学化，使秘书工作的工作方式和方法达到最佳状态，按照规定的程序办事。“四个转变”的内容前后相连，强调后者，并非否定前者，而是在前者的基础上加以改革创新，实现新的标准的跨越。

5. A [解析]本题考查秘书工作的性质，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而展开的，这说明了秘书工作具有辅助性的特征。

6. B [解析]由于秘书工作的指导思想是“三服务”，即为领导和领导机关服务、为与本机关相关的各个部门机关服务、为人民服务，因此秘书应树立的最基本的观念是服务观念。