第3章 员工纪律与奖惩

第1节 员工考勤管理

考勤管理是人力资源管理的一个重要方面，这是确定员工的工作情况，尤其是工作时间的一个主要方法。而考勤又关系到员工的工资核算、奖金发放等事宜，因此，人力资源部经理在进行这方面管理工作时必须认真仔细。

1.1 考勤管理的内容

1.制定考勤管理规定

为了加强考勤管理，准确记录员工上下班时间，人力资源部经理应为企业制定考勤制度，规范企业的考勤管理工作。

2.了解常见缺勤事项

缺勤主要是指违反企业劳动纪律的行为，如迟到、早退、旷工以及正常的请假而不上班的现象，具体如范本3-1所示。

【范本3-1】常见缺勤事项

3.做好缺勤统计工作

对于员工的缺勤行为，人力资源部经理要督促部门负责人准确掌握并统计，记录在“员工考勤表”（见范本3-2）中。这关系到企业的管理，也关系到员工的工资。因此如果把握不好尺度，就有可能影响考勤工作的实际效果，也有可能影响员工的积极性。

【范本3-2】员工考勤表

4.了解缺勤管理的作用

在企业的人力资源管理活动中，企业总对薪酬管理、绩效管理和培训管理等工作相对重视，而忽视了一些基础管理，比如企业的缺勤管理。

因为缺勤，在短期内，管理者是察觉不到具体损失的。试想员工迟到半个小时，很难量化出他所造成的损失，甚至在当时几乎不产生任何损失。但长此以往，就会产生水滴石穿的严重后果。比如因员工心中的积怨而产生的效率损失，企业文化受到破坏以及对企业不利的一些习惯的形成等。事实上，缺勤管理是非常重要的，它涉及员工的导入教育、组织化过程、报酬及福利等。当然，它还直接影响着员工的工作士气和忠诚度，并可能带来工作中的冲突。企业缺勤管理的作用见表3-1。

5.了解缺勤管理过程模型

关于缺勤管理，胡克塞斯基（Huczynski）和费茨帕特里克（Fitzpatrick）早在1989年就提出了ALIEDIM模型。具体内容见表3-2。

6.缺勤管理的实施流程

事实上，ALIEDIM模型可以简化为一个缺勤管理周期模型，它包括三个步骤，分别是：确定缺勤需求、实施缺勤管理和效果评估，如图3-1所示。人力资源经理要熟练掌握该流程，做好缺勤管理工作。

（1）确定缺勤需求

实施这种管理模型，首先必须识别缺勤需求。缺勤需求识别指的是一种过程，该过程是从个人与组织层面上发现和确认缺勤原因。它一般存在于工作要求与当前水平之间的差距中。在进行缺勤管理时，这是第一步。

（2）实施缺勤管理

了解缺勤需求后，企业就要开始规划和设计方案并加以实施。为了有效解决缺勤问题，企业必须利用好原先建立的信息系统。如果是员工普遍存在的缺勤原因，企业应充分反映到员工考勤制度里，采取一视同仁的管理手段，必要时可采取相应的惩罚措施。

（3）评估缺勤管理效果

最后，企业还要对管理结果进行评估。缺勤管理的效果的好坏以及管理过程中的经验与教训，可以通过出勤结果的评估来体现。出勤评估就是努力收集有关方案实施效果的反馈信息，然后根据这些信息对缺勤管理的价值作出评价。

1.2 员工加班管理

正常上班8小时后，仍需继续工作而延长工作时间的称之为加班。加班在许多企业是很常见的。加班不可随意，因为加班也是要付出成本的，如加班人员的工资、水费、电费、设备损耗费等，尤其是晚上加班有许多安全隐患。

1.设置加班条件

企业一般都会对加班加以控制，具备以下条件时可以申请加班。

（1）业务旺季，产品供不应求时。

（2）工作性质特殊，工作具有持续性，不能中途停顿时。

（3）处理紧急任务时。

企业的加班工作不能违反国家法律规定，如《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称《劳动合同法》）第三十一条规定，用人企业应当严格执行劳动定额标准，不得强迫或者变相强迫劳动者加班。用人企业安排加班的，应当按照国家有关规定向劳动者支付加班费。

2.明确不受加班规定限制的情况

《中华人民共和国劳动法》（以下简称《劳动法》）第四十二条的规定，有下列情形之一的，延长工作时间不受第四十一条的限制。

（1）发生自然灾害、事故或者因其他原因，威胁劳动者生命健康和财产安全，需要紧急处理的。

（2）生产设备、交通运输线路、公共设施发生故障，影响生产和公众利益，必须及时抢修的。

（3）法律、行政法规规定的其他情形。如必须利用法定节日或公休假日的停产期间进行设备检修、保养的；为完成国防紧急任务，或者完成上级在国家计划外安排的其他紧急生产任务，以及商业、供销企业在旺季时的生产任务。

加班是建立在用人企业与劳动者协商一致基础上的，用人企业不得强迫员工加班，员工也无权单方面决定加班。

3.加班的日常管理

（1）加班申请。加班应事先申请。一般而言，加班必须由直接主管填写“加班申请单”，经上级主管核准后，于下班前30分钟送人力资源部门。

（2）加班汇总。人力资源部每日将各部门加班申请单汇总，计算出人均加班时数，并呈人力资源部经理和企业最高主管审核。

（3）加班打卡（刷卡）。加班的上下班都要打卡（刷卡）。一般正常班与加班要间隔30分钟，供加班员工用餐及休息。

（4）核对实际加班。人力资源部应于次日上午，将各部门的加班申请单和出勤卡（或出勤资料）进行核对。企业员工多的，则先由各部门助理核对，经部门主管核认无误后，统一交人力资源部统筹，了解实际加班情形。

若有申请加班而未加班者，应了解原因；若有未申请加班而加班者，应由其主管签名核认后方可加班。加班期间，人力资源部应该根据申请单进行抽检，以免有虚报加班的现象。

【范本3-3】加班申请单

1.3 员工出差管理

不少企业经常会安排员工出差。如遇这种情况，企业应根据出差的流程制定出一套完善的员工出差管理制度，便于进行员工管理。员工出差管理的基本程序如图3-2所示。

1.出差申请

在出差之前，出差者应填写“出差申请单”，出差的期限由出差人员所在部门主管视出差任务的需要，事先予以核定。出差者填写完出差申请单后应上交部门主管。

出差申请单上通常要注明以下几点内容：出差人姓名、出差时间、出差地点、出差任务、出差费用等。

【范本3-4】出差申请单

2.出差审批

出差审批关键在于对出差审批权限的管理，出差的审批权限视出差人员的职位大小和出差时间长短而定。一般而言，企业部门经理或副经理以下的人员出差，时间若在1天以内（包括1天），由所在部门经理或副经理批准；时间若在1天以上，由总经理或副总经理批准。部门经理或副经理出差，一律由总经理批准。

出差申请单经审查批准后，可凭其填写借款（预支）单，到财务处办理借款（预支）手续。

3.销差

出差结束后回到企业，出差人员应立即到人力资源部报到销差，并尽快写出详细的出差汇报，送有关领导审阅。

4.差旅费

出差回来后在规定期限内，出差人员应到财务部办理报销手续。逾期不报者，若无特殊理由，财务部有责任检查，并按相关规定予以处理。

5.报销制度

各企业情况不同，其出差费用管理的形式往往也有所不同。

（1）正常工作时间内出差，按平时薪金的标准报销。

（2）正常工作时间外出差，按加班费的标准报销。

（3）节假日出差，视具体情况计酬。

（4）出差行程中出现伤病情况，医诊费用可以报销。

（5）没有正当原因却耽误出差行程，额外时间的费用一般不予报销。

第2节 奖励的方式

为了充分调动全体员工的积极性，表彰和激励先进，激发员工潜能，以达到节约和降低成本，提高工作效率和经济效益的目的，同时可以弘扬正气，企业应该对优秀员工实施奖励。对员工的奖励可以分为精神奖励和物质奖励两大类。企业可以根据自身情况设置口头表扬、通报表彰、记功、记大功、奖金、提薪、升职等奖励方式。

2.1 月度奖项

1.最快进步奖

最快进步奖通常在新进员工中产生。这些员工在试用期内，熟练掌握本岗位工作程度最佳、服从管理、无违章违纪行为，受到所在企业的一致好评。

2.业务开拓奖

业务开拓奖通常授予为公司经营发展、市场开拓、市场竞争方面作出较大贡献，产生经济效益明显的个人或部门。

3.合理化建议奖

合理化建议奖通常授予能够根据工作实践，对公司的各项管理和生产经营工作提出建议，并经证明具有可行性、可操作性，能为企业创造效益或改善工作的员工。要求建议以书面方式提交行政管理部企管科，凡被公司采纳的建议，无论作用大小，一律予以物质奖励。

4.优质服务奖

工作一丝不苟，业务技术娴熟，严格遵守企业管理制度，尊重和理解内外部客户，在不违背原则的前提下能为客户解决实际问题，有典型事例，受到其他员工或顾客普遍赞誉的，可授予优质服务奖。

5.见义勇为奖

关键时刻能够挺身而出，敢于同不良行为、作风作斗争，保卫国家、集体及他人的财产、生命安全，事迹突出，为企业赢得声誉的员工，可授予见义勇为奖。

6.拾金不昧奖

不为利益所动，拾金不昧，为公司的精神文明建设做出突出贡献，受到员工及社会普遍赞誉的，可授予拾金不昧奖。

7.勇挑重担奖

在急难险重任务中，敢挑重担并能克服困难，表现突出，超额超时完成任务的员工，可授予勇挑重担奖。

8.举报奖

敢于揭露企业或分支企业重大违纪违章行为，经查属实的，可授予举报奖。

2.2 半年奖项（1～6月、7～12月）

1.创意发明奖

员工自主创新，开创发明新的工具或改善工艺流程，经投入使用后，在生产环节及日常工作上能够节能降耗或提高产品质量效果明显，给公司带来实际经济利益的，可授予创意发明奖。对有特殊价值的创意发明，另参与年终“突出贡献奖”评比。

2.闪亮之星奖

以半年获得公司表彰和社会荣誉次数最多的为闪亮之星奖获得者，如两人以上获奖次数相同，以综合评审决定。如半年无明显胜出者，则取消此奖项。

3.未来之星奖

在半年工作中业绩成绩突出，“德、智、美、劳”全面发展，追求进步，具有可塑性的员工，公司给予鼓励性奖励。此奖项只针对基层员工。

4.岗位状元奖

在本岗位、本专业工作认真负责，不断上进，并取得显著成绩，半年内每月在同类型工作、同等岗位评比、考核中总是名列前茅的基层员工，可授予岗位状元奖。

2.3 年度奖项

1.辛勤付出奖

在工作中一贯兢兢业业、任劳任怨，努力完成本职工作，自觉加班加点，不计较个人得失，长期默默奉献，工作无明显失误的员工，可授予辛勤付出奖。

2.自强不息奖

在生活中遭遇灾难、灾害等重大打击，仍能保持良好心态，自给自足，未求助社会和他人，思想端正，积极投身工作并且表现优异，有较突出典型事例的员工，可授予自强不息奖。

3.优秀通讯员奖

根据投稿数量、质量以及参与企业宣传活动的表现，每年度由企业内刊编辑部或部门管理员评审产生两名以上优秀通讯员予以奖励。

第3节 纪律处分

员工关系管理的一个重要的相关职能是员工的纪律管理，当员工触犯了企业纪律时，企业的有关部门就要遵照一定的程序对其实行处罚。

3.1 纪律处分的流程

企业可以参考以下流程建立员工纪律处分制度，如图3-3所示。

1.设立企业目标

组织目标就是企业在当前和未来想要实现的目标。它包括企业认可员工什么样的行为，什么样的表现符合企业的要求，也包括企业要往哪方面发展这样的长远目标。

目标是行动的先导，因此，企业管理者在制定规章制度之前首先要设立符合组织实际、明确、清晰的组织目标。

2.建立规章制度

企业管理者在建立规章制度之前要让员工了解为什么要建立这样的规章制度，让员工认同这些规章制度。具体的规章制度包括员工手册、员工行为规范、纪律处罚条例等成文的制度。

3.向员工说明规章制度

“向员工说明规章制度”是纪律处罚程序中最重要的一步，无论是在新员工培训的时候，还是在部门经理会议上，规章制度的具体内容和要求要不断地告知新老员工。只有在大家完全知情、不断被提醒的时候，企业才可以用这些制度去处罚员工。

4.观察员工的表现并反馈

向员工说明了规章制度以后，接下来要做的就是不断观察员工的表现，并且经常给予反馈。经理要告知员工：“你这么做是不对的，那么做是对的；这么做可能违反了哪一条规定……”在经理不断提醒、不断反馈的情况下，如果员工依然犯错误，才可能对其实施惩罚。

这种提醒非常重要，企业中层管理者的执行权力中包含这样一条规定：你指导员工不断的反馈，如果员工依然做不到，你才能惩罚他或辞退他。

5.表现与规章制度相比较

在实施惩罚前，还要将犯错员工的表现和成文的规章制度作对比，比较二者是否相差很多，差距表现在什么地方，这样可以为下一个步骤的实施提供有力的依据。

6.实施恰当的处分

如果员工的行为背离规章制度很远，企业就要遵照规章制度对其实施恰当的处分。

3.2 纪律处分的方式

1.热炉原则

所谓热炉原则，是指员工一旦犯错，最好能在30秒的时间内快速给予反馈，也就是要趁着炉火没灭，还在燃烧的时候提出警告并给予惩罚，这种惩罚不能受个人情感左右，强调的就是趁热打铁。

这种处分方式的最大好处就在于能令员工记忆深刻。一般来说，员工都比较繁忙，在他做错事情的时候，如果管理者仅仅是偷偷记在小本子上，准备等到绩效考核的时候再对其实施处分，那就为时已晚。所以，热炉原则强调的是批评的即时性。但是这种处分方式也有缺点，就是处罚人当时太过着急，有可能采取并不恰当的处分方式，不过这个缺点能够有效克服。

2.渐进的纪律处分

渐进的纪律处分强调的是一点一点渗透、一点比一点厉害，它的目的在于确保对员工所犯的错误施以最轻的惩罚。也就是能轻惩罚的时候，绝不采取更重的惩罚措施。

3.无惩罚的纪律处分

无惩罚的纪律处分是指当员工犯错误的时候，企业采取的策略是对其既不警告也不处罚，而是给其一段时间无薪休假，比如三天或者一个星期，让员工在家里自我反省“我还愿意遵守规章制度吗？我还愿意继续为这家企业工作吗？”如果不愿意，休假结束后他就会主动辞职了；如果愿意，他就要自己向公司承诺以后不再犯类似的错误。

这种惩罚方式的高明之处，就在于一旦员工自己作出承诺，其实比管理者盯着的效果要好得多，从而也就变相达到了惩戒的目的。

学 习 笔 记

通过学习本章内容，相信您已经有了不少学习心得，请仔细记录下来，以便巩固学习成果。如果您在学习中遇到了一些难点，也请如实写下来，方便今后重复学习，彻底解决这些学习难点。

同时，本章列举了大量实用范本，与具体的理论内容互为参照和补充，方便您边学边用。请如实填写您的运用计划，以使工作与学习能够更好地结合。

我的学习心得：

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我的学习难点：

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我的运用计划：

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