第一章 中小企业海外参展基本认知

第一节 世界主要国家和地区的展会

世界各地的国际性展会非常多，有一年一届的、两年一届的、两年三届的，有行业性的，也有综合性的。中小企业究竟该选择哪个地区的展会，哪个类型的展会呢？要选好展会，就必须对与自身企业相关联的展会有充分的认知与了解。

要点01：按国家与地区划分的主要展会

（一）德国的主要展会

德国的主要展会如表1-1所示。

（二）美国的主要展会

美国的主要展会，具体如表1-2所示。

（三）法国的主要展会

法国的主要展会有：马赛国际博览会，里昂国际博览会，波尔多国际展览会，国际食品工业展览会，国际农业展览会，国际建筑及公共工程展览会，国际汽车工业展览会，国际玩具展览会，国际皮革展览会，法国巴黎国际服装及纺织品贸易展览会，法国巴黎国际餐饮、酒店设备展览会，法国巴黎国际建筑门窗、遮阳、屋顶、防护、装饰博览会。

（四）英国的主要展会

英国的主要展会有：皇家展览会，爱丁堡国际航空展览会，国际建筑展览会，国际食品饮料展览会，英国国际玩具与爱好博览会，英国家具展览会，国际装运及储存展览会，国际塑料及橡胶展览会，国际医药及化妆品制造展览会，英国国际汽车展览会，英国世界水果蔬菜展览会，英国塑料、橡胶工业展览会，英国国际工业分包展览会，英国伯明翰国际花园工具及五金工具与休闲用品展览会。

（五）意大利的主要展会

意大利的主要展会有：米兰服装展，米兰摩托车展览会，米兰国际供暖、制冷、空调、阀门及卫生洁具，浴室设备博览会，加芬国际鞋展，欧洲国际能源电力、电网展览会（米兰）。

（六）日本的主要展会

日本的主要展会有：日本国际消费品博览会，东京国际礼品博览会，日本东京国际文具和办公用品展览会，日本（大阪）中国纺织成衣展览会，日本国际家用及室内纺织品展览会，日本国际电子元器件展览会，日本DIY用品及五金工具展览会。

（七）中东的主要展会

中东的主要展会有：中东（迪拜）玩具博览会，阿联酋迪拜国际汽车零部件展览会，中东（迪拜）国际安保用品展览会，中东国际家用电器博览会，中东（迪拜）专业舞台灯光、音响及乐器制品展览会，中东（迪拜）石油、天然气、石油化工及其技术设备服务展览会（OGS），中东（迪拜）美容美发博览会，中东（迪拜）国际服装、纺织、鞋类及皮革制品博览会，中东国际电力、灯具、新能源博览会，中东（阿布扎比）国际美容美发博览会。

要点02：按行业划分的主要展会

（一）轨道交通行业展

轨道交通展如下所示。

（二）公路交通展

公路交通展如下所示。

（三）宠物水族展

宠物水族展如下所示。

（四）太阳能行业展

太阳能展如下所示。

（五）通信和消费电子展

通信和消费电子展如下所示。

（六）光学行业展

光学展如下所示。

（七）游艇和渔具展

1.游艇展如下所示。

2.渔具展如下所示。

2014-2015年全球国际铁路轨道交通展，具体如表1-3所示

第二节 参加海外展会的途径

怎样才能参加海外展会？相信这是众多想参加海外展会的企业的疑问。其实，企业可以联系当地贸促会、行业协会、具有专业资质的组织机构，也可向国外客户咨询，获得展会的名称、地点、联系方式等。目前，我国外贸参展企业主要是进出口公司、贸易公司、工贸结合公司、大型集团公司、外贸出口企业等。

要点01：展会组织者

在我国，一般企业要参加海外展会，必须经由国家批准的有出展权的主办单位来组织。这样的主办单位在全国有200多家，如贸促会系统（地方分会与行业协会）、各地经贸委、大型外贸、工贸总公司、大型商会等。中小企业可以根据组展单位的全年组展计划，了解可参加哪些国际展会，然后通过这些组展单位申请展位、缴纳参展费用参加展会。

要点02：合作参展

中小企业可以考虑和其他关联的贸易公司、工厂合作，一起申请参展，如共同出资、部分出资、合租展位、工厂出展品、外贸公司负责展销等。

要点03：联合参展

对新参展的中小企业而言，与另一家企业联合参展是低成本、高收益的参展方式。特别是在海外展会上，两个或两个以上的企业共同租用一个展台参展或联合参加政府展台，都是进入新的海外市场的有价值的选择。

要点04：组团参展

组团参展是指由贸促会、行业协会、企业组成，也可以是国家、地区、省市组成一个展团参展。组团参展通常会开设专馆，以展示品牌，壮大声势，扩大影响。这是中国企业出国参展的主要途径之一。

要点05：委托参展

中小企业可委托所在国家或地区的代理商、分销商、合作伙伴代表公司参加当地的国际展，接触客户，了解行业发展趋势。利用这类模式参展可以为企业节省开拓市场的成本，但前提必须与相关的代理商有明确的代理和参展合同约束。

要点06：组展单位展会服务项目

（一）展览咨询

经验丰富的组展单位根据其办展组团经验，以及与国内机关政府办事机构、国内外合作伙伴的长期、良好的合作，会为企业提供国际贸易展览会的最新资讯。同时，其还会根据参展企业产品的经营特点及要求，推荐最适合企业参展的国际贸易展览会，以帮助参展企业结识新的贸易客商，开拓新的国际市场。

（二）展位服务

（1）向国外申请展位并按外方要求提前支付展位费及其他相关费用。

（2）对外方确认的展位进行分配与协调，如根据参展单位交费先后顺序确认摊位位置，并通知其他有关参展事宜。依据组委会分配摊位的规格对企业申请的面积作相应调整。

（3）按照外方对展馆的技术要求安排展位的基本搭建（一般每个9m2展位包括地毯、背板墙、射灯两只、谈判桌一张、椅子三把、电源插座和废纸篓、楣板文字）。

（4）根据参展商特性化要求提供特搭，配置层板、挂钩。

（5）摊位设计与搭建：各种国际大型展会的摊位装修与搭建及相应的组织工作。从展会开始前的装修设计、展示效果规划评估到展会期间的展场整体布置与摊位搭建装修，提供全套的优质服务。

（6）展览布、撤展及展览期间垃圾处理。

（7）为展商提供照明、动力用电的申请服务。

（8）为展商提供展览期间网线、电话、展具、工人等租赁服务。

（三）中小企业项目资金申请

有资质的组展单位会遵循国家关于中小企业开拓国际市场补贴资金的政策法规要求，为参加其组团的境外专业贸易性展会的企业提供团体申请补贴资金的服务，以促进中小企业健康持续发展，降低企业经营风险，促进国民经济有序发展。

（四）人员服务

（1）展览会参展人员的邀请函申请服务。

（2）协助参展人员办理签证：组展单位负责协助参展人员办理展会期间在国外逗留所需的签证；提供邀请函，准备齐全完备的签证材料及预约面谈、通过与展会当局及各国驻华使馆及领事馆的多方面联系，全程跟踪观察每位展商的签证状况，协助参展人员顺利获得签证。

（3）展会停车证、参展证提前办理；展会期间翻译服务。

（4）参展及参观人员在外的旅行和特殊行程安排。

（5）机票预订：信誉良好的组展公司同世界各大航空公司保持着密切的合作关系，结合航班、舱位的具体情况可为参展公司量身订制一套最佳的航线计划。

（6）酒店住房预订：信誉良好的组展公司通常会与权威旅游机构合作，为参展公司在境外参展提供舒适的商务型酒店，为参展公司度假和商务旅行提供便捷周到的服务。

（五）运输服务

（1）展品国内集中通知、集货；展品商检、报关、展品衡量单及其他单证制作及展品从集货地至展场展位的门到门全程服务。

（2）空箱的回运、展品的回运及现场铲车、吊车租用服务。

（六）境外保险

组展单位可帮助参展人员办理境外保险，以提供全面保障，使其安心出行。

（七）展馆内服务

在展会期间，组展单位应为各参展企业做好后勤工作，为参展商解决后顾之忧，以便参展企业可以顺利地进行贸易谈判等商务活动。

（八）展会多媒体宣传

展会期间，与展会当局大力合作，将参展企业的相关信息及宣传材料通过多媒体、会刊登录等多种形式展示出来，以提高参展企业的国际知名度，为企业参展及开拓国际市场起到良好的宣传效果。

（九）展后境外商务考察

为了能让参展企业更好、更准确地了解同类产品在国外市场的最新动态及流行趋势，组展单位在展会结束后安排相关商务考察路线，以供参展企业对参展国及周边国家的同类产品有一个更清楚、更全面的认识和了解。

（十）境外专业翻译联系

对于和外商交流有困难的参展企业，组展单位可以帮助联系当地专业的翻译，以便参展企业可以顺利地进行贸易谈判等商务活动。

第三节 海外参展国家资金补贴

中小企业国际市场开拓资金是中央财政用于支持中小企业开拓国际市场各项活动的政府性基金。该基金分为中央补贴和地方补贴两部分，实行中央和地方两级管理。该补贴用于鼓励中小企业积极参与国际市场竞争，促进国民经济全面协调、可持续发展。

要点01：开拓资金使用的对象和方向

“市场开拓资金”的使用对象是中小企业，原则上重点用于支持具有独立企业法人资格和进出口经营权的中小企业。《中小企业国际市场开拓资金管理办法》第六条规定申请使用开拓资金的企业应具备图1-1所示的三个条件。

“市场开拓资金”用于支持中小企业开拓国际市场的各种活动。符合上述条件规定并通过中小企业管理办公室企业资质认定的单位方可获得开拓资金的支持。

要点02：开拓资金对企业参加境外展览会的支持政策

（一）项目内容

鼓励我国企业积极参加境外展览会，是中小企业国际市场开拓资金支持的重要内容之一。境外展览会是指在中国境外举办的国际性或地区性的综合或专业展览会，以及经我国相关主管部门批准在境外主办的各类展览会。

（二）资金支持的地区差别

凡在我国境内工商管理部门正式登记注册、具有法人资格的中小企业在参加境外展会活动中，原则上均可享受开拓资金支持。不过，开拓资金对中、西部和东北老工业基地中小企业开拓活动的支持比例要大于其他地区中小企业的支持比例。

要点03：中小企业资质申报审核程序

凡参加境外展览会并拟获得开拓资金支持的中小企业，均须按国家规定程序通过中小企业管理办公室的企业资质认定，具体申报程序为：在线注册→政府审核→网上公示→申报项目计划→报送项目完成资料审核。

（一）在线注册

（1）登录财政部和商务部中小企业国际市场开拓资金管理办公室网站，在认真阅读“注册须知”后，进行在线注册。

（2）注册完成后，系统将分配一组用户代码给注册企业。该代码是企业登录中小企业网站的用户名。操作人员一定要牢记网站分配给本企业的用户名。

（3）点击网站首页“在线申报”栏，登录“商务部中小企业国际市场开拓资金网络管理系统（企业版）”。点击“企业资质”选项，打印“中小企业或项目组织单位登记表”。

（二）政府审核

在线注册后，企业应到所在地区中小企业管理办公室提交资质审查所需文件和材料。具体包括以下内容：

（1）中小企业或项目组织单位登记表；

（2）法人证书（企业提供法人营业执照）；

（3）组织机构证书；

（4）税务登记证书；

（5）进出口企业登记证书（或外商投资企业批准证书）；

（6）报关单位注册登记证明书；

（7）开户银行，银行账号，账号户名；

（8）其他相关文件；

（9）注册的下级单位汇总表。

以上所需文件复印件一式两份并盖章，连同原件一起交到中小企业管理办公室审核。由于各地中小企业管理办公室审核文件要求标准不一，所需材料应以当地要求为主，需咨询各地中小企业管理办公室。

（三）网上公示

企业提交材料后，中小企业管理办公室一般将在三个工作日内完成审核程序，并将审

核结果在中小企业管理办公室网站公示。

（四）申报项目计划

企业在网上获得资格公示以后，可通过注册时的用户名及密码登录系统。按各省市外经贸局通知，按年度申报项目计划，一般项目申报计划为4月至10月之间，各地略有不同。

（五）报送项目完成资料审核

所申报项目完成后，企业可以填写“申请拨付资金申请表”，报送以下材料一式二份加盖企业公章并交验原件至外经贸局中小企业办公室审核：

（1）中小企业资格申请表；

（2）项目申报表；

（3）资金拨付表；

（4）项目邀请函；

（5）境外汇款申请书；

（6）当月银行对账单；

（7）参展合同及发票；

（8）外汇核销凭证，如有则提供；

（9）赴境外参展人员证件复印件；

（10）展会现场照片。

第四节ATA单证册

ATA单证册是“暂准进口单证册”的简称。“ATA”是由法文“Admission Temporaire”和英文“Temporary Admission”的首字母缩合而成，字面含义为“暂时准许”，在ATA单证册制度中的解释为“暂准免税进口”。ATA单证册又称为货物免税进口护照，是国际上广泛使用的一种海关文件。ATA单证册制度为暂准进口货物建立了世界统一的通关手续，使暂准进口货物可以凭ATA单证册，在各国海关享受免税进口和免予填写国内报关文件等通关便利。因此，ATA单证册又被国际经贸界称之为货物护照和货物免税通关证，在货物运输中会用到。迄今为止，全球已有近70个国家和地区实施了ATA单证册制度，每年使用ATA单证册通关的货物价值逾百亿美元。

要点01：ATA单证册制度的便利

（一）简化通关手续

持证人使用ATA单证册后，可无需填写各国国内报关文件，并免纳货物进口各税的担保，从而极大地简化了货物通关手续。

（二）节约通关费用和时间

ATA单证册由持证人在本国申请，从而使持证人在出国前就预先安排好去一个或多个国家的海关手续，无需在外国海关办理其他手续或交纳其他费用，并可以确保快捷通关。

（三）降低持证人风险

使用ATA单证册，持证人无需为向外国海关交纳进口各税的担保而携带高额外汇出国。

（四）ATA单证册可以重复使用

ATA单证册的有效期为一年，其项下的货物可以在有效期内凭同一单证册在本国多次进出口，去多个国家海关办理暂准进口货物的进出口报关，并在多个国家过境通关。

（五）应用人员范围广泛

从事商务活动的人员和各行业的专业人士均可受益于ATA单证册。例如，会议代表、销售人员、参展厂家、演艺团体、记者、医生、科研人员、旅游者等各界人士均可为其所使用的货物或设备申办ATA单证册。

（六）报关灵活

持证人本人或持证人的职员，以及有持证人授权委托书的国内外报关代理、外国贸易伙伴或其他人员均可持ATA单证册在国内外海关办理报关手续。

要点02：ATA单证册的签发单位

ATA单证册的签发和担保由各国担保商会负责，每个国家只能有一个担保商会。各担保商会有权指定多个国内出证机构，并对下属出证机构签发的ATA单证册承担担保责任。国际商会国际局负责对世界范围内ATA单证册制度的运转进行日常管理。

我国于1993年加入了《关于货物暂准进口的ATA单证册海关公约》《货物暂准进口公约》和《展览会和交易会公约》。自1998年1月起，我国开始实施ATA单证册制度。经国务院批准、海关总署授权，中国国际贸易促进委员会/中国国际商会是我国ATA单证册的出证和担保商会，负责我国ATA单证册的签发和担保工作。

要点03：ATA单证册适用的货物范围

ATA单证册适用的货物范围如下所示。

（1）国际博览会、交易会、展览会、国际会议及类似活动中陈列或使用的物品。

（2）各类专业人员使用的专业设备，例如赴境外报道、录制节目、摄制影片所需的出版、音像广播、摄影设备；赴境外安装、调试机器所需的各种测量仪器；医务人员所需的医疗器械；演员、乐团、剧团所需的演出服装、器具等。

（3）集装箱、托盘、包装物料、样品等与商业活动有关的货物。

（4）科研设备、教学用品、海员福利用品及其他与教育、科学或文化活动有关的货物。

（5）参加境外体育比赛、体育表演和训练所必需的体育用品及其他物品；赴境外从事观光、求职、学习、专业会议等活动所需的个人物品。

（6）参加境外的文化或专业聚会等活动所需的图片、照片、摄影作品、艺术品、印刷品、免费播放的纪录影片、唱片等音像用品。

（7）相关自然人或法人为完成农业、林业、养渔业的工作，以及为修理、制造、加工目的所需的非商业性质的物品。

（8）为慈善目的暂时出口的医疗用品、外科和实验室设备以及救济物资。

（9）商业或私人用途的船舶、飞机、陆路引擎车辆、铁路货车等运输工具。

（10）与制造活动有关的纸版、印板、图版、模子、图纸、模型等类似物品。

在我国，使用ATA单证册的范围仅限于展览会、交易会、会议及类似活动项下的货物。除此之外的货物，我国海关不接受ATA单证册进出口申报手续。

要点04：ATA单证册的格式

一份ATA单证册一般由8页ATA单证组成：1页绿色封面单证、1页黄色出口单证、1页白色进口单证、1页白色复出口单证、2页蓝色过境单证、1页黄色复进口单证、1页绿色封底。

要点05：申办ATA单证册

（一）申办材料

（1）申请表和货物总清单（文件可从www.atachina.org下载），并以电子文本的格式提交至中国国际商会支会，经确认后提交正本。

（2）申请人的证明文件（申请人为法人单位，应提供经年审的企业法人营业执照或法人登记证的复印件；申请人为自然人，应提供身份证复印件）。

（二）申办费用

（1）缴纳手续费。

（2）提供担保。担保形式通常是以押金为主，可以现金、支票、电汇等形式交纳押金。担保期限为自ATA单证册签发之日起33个月。当申请人将使用过的ATA单证册交还给签证机构核销，且货物从国外按期全部回国，其所抵押的担保将被立即全额退回。

（三）出口ATA单证册申办流程

出口ATA单证册申办流程如图1-2所示。

目前企业可以进入网站（www.atachina.org）进行在线申请，在线申请的流程如图1-3所示。

（四）注意事项

（1）确保申办ATA单证册项下的货物为临时进出口货物，货物能够原状复进口。

（2）对于ATA单证册项下的暂准进出口货物，持证人免填报关单，免向海关提供担保，免纳进出口关税和其他由海关代征的税费，免领进出口货物许可证。但是ATA单证册不能完全代替许可证和配额，如果进口国/地区要求（如日本、荷兰、澳大利亚等国家），持证人应事先准备相关文件。

（3）ATA单证册项下的暂准进出口货物办理出入境检验检疫报检手续时，允许持证人或其授权代表持ATA单证册作为证明文件报检，并且其项下货物免于3C认证和品质检验。但是涉及动植物及其产品检疫（检验检疫类别为P或Q）的，应按相关规定提交当地检验检疫局实施检疫。

（4）在个别国家/地区（如俄罗斯），只有指定的海关才能接受ATA单证册，持证人应预先通过客户或国外货运代理确认拟通关的海关是否受理ATA单证册业务。

要点06：ATA单证册的通关

（一）ATA单证册通关流程

ATA单证册通关流程如图1-4所示。

（二）通关前的准备

（1）检查单证册绿色封面的右下角是否有签证机构的签字和盖章。

（2）持证人在单证册绿色封面右下角“持证人签字”处签字。如果持证人非自然人，需要加盖单位公章。

（3）检查ATA单证册内各项报关单据的数量和种类与货物预计通关的次数和顺序是否吻合。

（4）核对货物总清单中的内容与实际货物情况是否一致。

（三）通关注意事项

（1）货物从中国出口时，企业要核对出口地海关在ATA单证册绿色封面的左下角“海关验证”栏内是否已经签字盖章。如果没有中国海关的签字盖章，单证册无效。

（2）单证册内黄色出口/复进口存根以及黄色出口报关凭证和复进口报关凭证均由中国海关签注填写；白色进口/复出口存根以及白色进口报关凭证和复出口报关凭证由国外海关签证填写；蓝色过境存根和过境报关凭证由过境国或地区海关或国内转关地海关签注填写。所有凭证在由海关签注完毕后，将被海关撕下留存；所有存根在经海关签证后，仍需保留在单证册内。

（3）持证人在进出各个口岸海关时，应主动出示单证册，办理海关手续。如果单证册上海关的签注不完整，或将因此引起索赔而无法及时核销和办理退保手续。

（4）中国海关一般给予出口单证册项下货物六个月的复进口有效期。如果货物无法在规定期限内复运回国，请在复进口有效期到期前至少一个月向出口地海关申请延长复进口期限至单证册有效期。如果货物在单证册有效内无法复运回国，请向签证机构申请续签单证册。

（5）中国海关允许出口单证册项下货物异地、分批复进口。

（6）单证册项下货物在国外旅行时需遵守当地法律法规，并按照临时进口国或地区海关规定的复出口期限（由海关在单证册白色进口存根处标明）将货物原状复出口，否则将会引起索赔。如果需要延长复出口期限，请征得临时进口国或地区海关许可。

（7）每次办理海关签注手续后，企业应及时核对海关在存根联上的签注与实际申报是否一致。如有填写含糊或不正确的地方，及时向海关提出更正，以免事后引起争议或索赔。

（8）如果单证册项下货物在国外发生留购、赠送、放弃或被盗等情况，企业应及时向当地海关申报，办理相应海关手续，并要求海关在复出口存根联上签注对货物的处理意见。

（9）由于奥地利、法国、新加坡、瑞士、美国对复出口未正常签注的单证册征收调整费，因此，如果企业预定前往上述国家参展，应特别注意出境时是否已获得海关的复出口签注。

附1：ATA单证册申请表及填写要求

附2：货物总清单及填写要求

附3：中国国际商会ATA单证册续签申请表

第五节 参加国际性展会时间计划表

参加国际性展会不是一天两天的事情，企业的展前准备工作必须配合主办单位的进度。依照展览举办频率的不同，最早可能要在展出前一年多就必须开始；比较晚的，至少也须于展前半年推动。表1-4所示的内容是业内人士总结出的参加国际性展会时间计划表，仅供参考。

第六节 海外参展流程及注意事项

参加海外展览是营销计划的一环，由于展览的准备期很长，企业在决定参加某一展览之后，最好成立工作小组或指定专人负责规划。工作小组除负责与主办单位连络外，同时也负责推动部分参展工作、控制进度及各单位之间协调配合。

下文将分别介绍中小企业海外参展流程中的重要事项及可能碰到的突发状况与因应之道。

要点01：展前准备

（一）摊位洽订

摊位洽订通常在展前9～10个月就必须向主办单位报名。有些两年或三年一届的展览，甚至会在一年多前就开始接受报名。中小企业若有意参展时，必须尽早与主办单位联系，以及尽早报名以争取较佳位置。

一般而言，主办单位会主动给上届参展商寄报名数据，但为了确保可以收到最新参展信息，中小企业应主动与主办单位联系并随时注意展览官方网站。另外，许多著名的展览目前在国内均有代理或分公司，以方便接洽，建议企业随时与代理商或分公司联系，以确保获知展览最新消息。

主办单位通常会准备简单的报名表供参展商填写并申请摊位，其内容通常是公司基本数据、摊位租金以及所需的摊位尺寸等，有的主办单位会要求连同订金一起寄回。填妥报名表就是参展报名的第一步，与主办单位的互动也由此开始。

主办单位在收到所有报名参展商的申请表后，会进行摊位分配，分配完成后，会将结果通知参展商，并请报名参展商确认。参展企业如对分配到的摊位不满意可向主办单位争取更换，但越热门的展览，在主办单位分配摊位后，越不易更换摊位。

摊位确认后，主办单位会寄摊位合约书或发票要求支付订金或头期款。要注意的是，在报名表的背面往往有许多主办单位规定的条款，企业在填写报名表时应详细阅读。通常，条款中会有取消摊位的退款比例与期限，报名参展商需多加注意。

（二）参展商手册

大概在展前3个月左右，主办单位会寄来《参商展手册》（SERVICE MANUAL或EXHIBITORS' MANUAL）。但因目前提倡无纸化作业，多数《参展商手册》采用在线下载方式，主办单位已不再寄纸本给参展商。这本手册极为重要，因为手册内详载展览所有规范，也详列参展商与主办单位双方的权利义务，企业一定要详加研读。

参展手册的内容大致可分为展览会基本数据、展出规定以及各式服务的申请表格三大部分。参展商可依照个别需求来找寻所需要的表格或数据。

（三）展品及宣传品准备

参展用的展品及宣传品务必要提早准备，且必须与参展进度相配合，一定要注意装船日。展品的包装可以比照一般出口的规定办理，唯一不同的是要方便展后再包装。

展场常见的宣传品包括产品目录、工作人员名片、DM、手提袋、CD等。建议产品目录及CD最好不要全部任由参观者自由取阅，应分送给自认为满意的客户。单页的简单目录可以让参观买主自行取阅，较详细的目录及CD则赠予深具潜力的买主，必要时可以征得其同意后，邮寄至其办公室，以避免被丢弃。

（四）展品运输

参展商应注意展品的准备时间必须与展品运输船期相配合。亚洲展至少须于展前一个月装船，欧洲展、美州展则至少须在展前45天启运。宁可让展品早几天运到，多付几天仓租，也不要因为外在因素（例如罢工、台风等意外），造成展品延误抵达。

如果展品要随身携带，则最好准备相关文件（如专利证明、原产地证明等），以备通关时可能发生的各种情况。展品是参加展览最重要的一环，任何足以影响展品运送的情况务必排除，以保证如期展出。

（五）摊位装潢规划

在收到主办单位确认的摊位平面图后，企业应该立即进行摊位装潢规划。但在规划之前，首先要确认装潢预算的多寡。摊位装潢预算是决定装潢好坏最重要的因素之一。我国企业前往国外参展，最经济实惠的摊位布置方式当属租用装潢材料，委请装潢公司施工。

装潢规划的第一步就是平面设计，参展商要依据服务台接待区、产品展示区、形象区、交易洽谈区以及储藏室等功能，进行摊位的规划。规划摊位时应就参展的目的进行区域分配。如果参展的目的是在展示产品，则产品展示区与交易洽谈区的比例要较大，反之如果参展的目的是在形象塑造与宣传时，形象区的比例要比较大。目前我国参展商参加国外展览的主要目的多为产品的展示、营销，因此产品展示区及交易洽谈区应为摊位装潢重点。

规划摊位除了上述原则外，在实务上应注意摊位中是否有梁柱，如果有的话其大小尺寸及所在位置均须查明。有些主办单位会规定面临走道的摊位须空出一段距离，使得装潢就必须向内缩一段距离才可搭建至某一高度。这些规定务必在摊位装潢规划前详读参考参展手册的相关规定事项，以避免触犯规定而产生困扰。

（六）行程安排

行程安排是指从出发到返回以及相关事宜的安排。具体包含：签证办理、机票（往返）预订、酒店预订、机场—酒店以及酒店—展馆的行程方式、参展期间的餐饮问题以及上述事宜的费用办理问题。

行程安排有两种途径：第一，公司自己办理；第二，通过代理商办理。选择第一种方式，可能工作量会比较大，且需要足够的细心和耐心，总办理费用透明度高。第二种方式，代理商可以代为办理上述提到的所有事宜，但费用较第一种方式可能会略高一些。

（七）买主手册

买主手册是指方便参观买主查阅所有参展商数据的手册，内容包括所有参展商的基本数据和摊位位置。因此，此项数据的登录非常重要。一般来说，主办单位为参展商提供免费基本数据的登录，但还是有些主办单位连最基本的名址登录也要向参展商收费。

有些买主手册除了介绍参展商基本数据之外，还提供产品检索、商标检索登录、广告刊登以及新产品介绍的服务，但是均须收费，且价格大多不便宜。填表申请时应详细研读，避免填列无意义的文字，徒增费用。

要点02：展中事务

（一）展品进场与摊位布置

参展工作人员抵达展地之后，必须立即办理两件事情：一是确定展品是否抵达，二是确定摊位装潢进度。工作人员虽然早在出国前就与运输公司确认过，但为保安全，仍须以电话联络运输公司，查询展品是否已抵达、有否损坏、数量有无短少。经确认无误之后，再与运输公司确认展品运达摊位的时间，以便安排人员开箱。

和运输公司联络之后，应立即接洽装潢公司，询问摊位装潢进度，并告知展品进场日期，要求掌握施工进度以便配合。最后再前往展场，查看施工情形、了解展场环境及各项服务设施所在，以备不时之需。

摊位装潢工作应于主办单位规定的进场时间内完成，最好能预留一天的时间供陈列展品、张贴海报图片等内部布置之用。

（二）洽领租用器材

向主办单位租用的器材（电话机、传真机、盆景、计算机、卡片阅读机等）必须至展场办公室或服务台洽领。这些东西尽可能等到需要使用时再去领，避免增加保管的困扰。

要点03：展后处理

（一）展品处理

展览结束后，货运公司应把空箱运至参展商的摊位，参展商可以自行包装。如果是机械之类的展品，参展商需请工人、堆高机或吊车等重新包装，这需要参展商提早与货运公司联系安排。

展品在展览结束前就要确认展后的去向，一般来说只有两种处理方式，一种是要留置当地，另一种是复运出口。如果要留置当地，展品通常就是要出售、赠予、销毁或抛弃，要请承揽展品运输的货运公司协助处理，有什么规定、手续如何办理、要交多少税捐，让货运公司处理清楚。如果要复运出口，也要与货运公司确认目的地及收货人名址。

因为展览结束后就是混乱的开始，展后出场时所有的人都在往外搬展品，展场警卫也无从分辨是否偷窃。因此展品在未点交予运输公司之前绝对不可离开，点交之时应请对方签收、立据确认，以免口说无凭。

（二）租用器材归还

参展商向主办单位租用的器材如不再使用应尽早归还以免遗失，并取回押金或单据。所有的租用器材均须于展览结束后当晚送还，不可过夜，以免遗失。装潢公司通常也会于展览结束当晚将所有家具、灯具拆走，以免相关设备遗失。

要点04：参展突发状况及因应之道

（一）展品未到

展品未到问题多半是由于通关及运输的延误等原因所致。通关延误可能是因为海关对展品的数量或价格有疑问，或者是存在违禁品。为了避免通关延误，参展商务必如实申报展品的数量及价格，同时应避免夹带违禁品，以免因小失大。对大多数参展商而言，展品的税额占参展的总经费的比例很少，没有必要为了很少的税额而冒不能通关的风险。对于运输方面的延误，多半是太晚装运、通关时间不足、港口工人罢工等原因，参展商事前务必多加注意。

出发前，参展商务必与运输公司联系确认展品状况，若确知展品已无法准时到达，应寻找替代品，设法就近向当地客户紧急借调应急。如果展品体积小、重量轻，也可以请参展人员随身携带进场。

（二）装潢未完工

装潢工程未能按时完工的原因大概是装潢承包商选择不当或是参展商太晚洽询承包商，使其准备不及。装潢工程能不能如期完工，事前是有征兆的。当展期日益接近，而装潢工程仍然没有相应的进度时，就应采取适当的对策。

首先当然是要催请承包商努力赶工，要求承包商征调其他摊位的人力前往施工。参展商也要设法联络其他装潢公司，以备不时之需。如果装潢公司实在无力完工，应就重要部分要求先行施工，以求将对展出的影响减至最小。

（三）被控仿冒

参展被控仿冒，很多时候是因外贸企业拿工厂的样品参展而未加注意，直到被控告才知道。虽然非刻意仿冒，但不管是什么理由，被外商指控仿冒是必须面对的事实，参展商一定要处理，不可不加理会。外商的指控大概可分为临时起意和有备而来两类，对它们的处理对策如表1-5所示。

（四）被其他参展商仿冒

参展商如发现被其他参展者仿冒，首要之事是收集证据，最好收集如目录及照片等证物，且事先要准备专利证明，并协同律师及警察，直接在现场捉拿。但须注意的是，如果控告不实，可能需负赔偿责任。

（五）展品失窃

展品失窃可以说是展览中常碰到的状况，一般而言，展场属开放空间，参展商对自己展出的产品应负保管之责，主办单位对于展品失窃不会负责。以德国为例，如果参展商没有聘请警卫，万一展品遭窃，保险公司并不理赔。即使聘请警卫，如果警卫人手不够，也不赔偿。

展品最容易失窃的时间是在进出场时的混乱中遗失，或是在夜间四处无人之际遭窃。为了防止遭窃，每日闭展后参展商应将展品收拾后存放于储藏室内，每日开展时再陈列。参展商的重要样品甚至应在摊位布置日及每日展览结束后携回旅馆，以免遗失。许多展场在夜间并不管制门禁，甚至管制门禁的展场也常常发生展品失窃的事件。聘请警卫是防止展品失窃的方法之一，但就算聘请警卫，展品还是有失窃的机会，请警卫只是多一层保障。参展商应随时注意展品的状况，以避免发生任何展品会遭窃的情形。