第1章 采购需要专业性吗

1.采购需要专业性吗

采购需要专业性吗？很多人不认为采购是一门专业，觉得采购就是花钱买东西，或者采购是个“肥差”。事实上，我们有很多例证可以说明，采购具有很强的专业性。我们先来看下面的图表。

（1）采购金额占销售金额的比例平均为54.3%（见图1-1）。

（2）采购成本降低10%，资产收益率可以翻番（见图1-2）。

（3）采购成本降低10%，利润率可以翻倍（见表1-1）。

表1-1简化模拟了一家公司的经济数据。我们可以看到，在原基础上销售额如果增加10亿元，按照5%的利润率，可以增加5000万元利润。但如果采购成本降低10%，也同样可以省下5000万元，相当于利润率翻倍。

由以上图表可见，采购对公司经营效率有非常大的影响。不专业行吗？

每次讲采购课程，宫老师都会回忆自己刚开始做采购的经历。宫老师之前曾在大型央企Y集团工作，担任一家投资57亿元新成立的下属公司的采购部部长，时年30岁。按照Y集团的行政序列，宫老师当时是处级干部，级别还是比较高的。这么年轻坐到这个位子，周围议论的声音很多，主要有两个：一个声音是，采购这个活儿谁都能干。这句话对当时的宫老师刺激还是蛮大的。宫老师毕业于上海交通大学，学的是自动控制专业，是重点大学的重点专业，当年以地方第一名的成绩考入上海交通大学，而且当时上海交大该专业在吉林省每年只招一名学生，结果被人家说自己干的活儿谁都能干，心里不服。另一个声音是，采购是个“肥差”。这句话对当时的宫老师刺激也很大。一个30岁做了处级干部的年轻人，心中是有抱负的。宫老师在Y集团是“二把手”的秘书，是有理想的。宫老师常在培训的时候开玩笑说，自己未来的目标也是要“讲话”的。不过后来“讲话”没讲成，变成了讲课。所以人家说采购是肥差，难道自己图的是一个“肥”字吗？听到这两种声音，宫老师下了决心，一定要把这个活儿做得有模有样。这个“有模有样”，用今天的话来说，就是专业。

接下来宫老师再讲两个亲身经历的故事，来说明采购专业化的重要性。

第一个故事，宫老师之前就职的一家集团，下面有多个子公司和事业部。站在集团的高度看，采购的权力分散在各个子公司；站在子公司的高度看，采购权力分散在子公司的各个部门。集团“一把手”和子公司总经理都看不清楚各个子公司、各个部门采购是怎么做的。尽管逐一去看都能看到，但是没有人为领导去汇总信息，采购怎么管理，都糊涂。当时宫老师出任集团采购总监，就搞“两个集中”改革：把分散在各个部门的采购权限集中到子公司采购部；把分散在各个子公司的采购权限集中到集团总部。这样就可以通过采购集中，打造专业化的采购团队，由专业的人干专业的事，继而高效降低采购成本。

这个过程相当不容易。当时集团规模最大事业部的设备部经理J来找宫老师说：“宫总你为什么要搞集中采购？”宫老师说：“因为我们采购部专业啊。”他问：“怎么个专业法儿？”宫老师总不能说自己是自动控制毕业所以专业，于是就回答采购究竟哪里专业。宫老师说：“商务上专业。”他马上问：“啥叫商务呢？”宫老师说：“比如谈判。”J经理说：“谈判我也会啊，不就是找三家供应商砍价——‘能不能便宜点？不便宜就不买你的’，这就是商务？专业？”见对方如此，宫老师决定祭出“术语”的法宝，如FOB、CIF……宫老师想，J经理是搞设备的，可能不熟悉国际贸易，这些是国际贸易术语，还是英文，还是缩写，应该能吓住他，让他感受到专业性（偷笑）。没想到J经理说：“这些我也知道（笑）。”于是此番回合，宫老师虽然展示了一些专业术语，但没能彻底说服J经理，只是应付一时，还需要更有力的例证。

很快例证就来了。有天宫老师在外地出差，J经理打电话，说有个合同需要宫老师签字。细问什么情况，原来是设备部需要买台设备，供应商也选好了，价格也谈定了，合同也拟好了，J经理也签字了，到了财务准备付款了，财务说现在搞“两个集中”，这个合同必须采购总监签字。宫老师说那就等回去吧；J经理说不行，合同很急——做采购的经常碰到这种事情，待批的合同上面写好大一个字“急”，而且特别喜欢在周五的下午报合同签批。宫老师心想：“哪有这么急啊，这套我都懂的。”那么可不可以和J经理说“等我回去再签”？不是不能说，因为宫老师是总监，他是经理，可以用职级压他。但转念一想，如果宫老师说：“急什么急，等我回去再说！”那就落下把柄了。以后只要有人问J经理，他就可以推脱责任说“我不知道”“我找宫总签字，他不在啊”“宫总啥时候回来？不知道！”…… 他来几个“不知道”，责任就都推到宫老师这里了。这时电话里J经理说：“要不这样，等你回来之后再补签字吧。”但宫老师不想那么做，那样就成了“溥仪”了。很多公司的采购都落入这种境地，使用部门把供应商找好了，价格谈好了，找采购签字办手续，采购成了失聪者的耳朵——摆设。

于是当天宫老师开车三个半小时从外地回到上海。见到J经理，他说供应商都找好了，A、B和C三家；价格也谈好了，分别是128万元、120万元和115万元。宫老师说：“价格还能再降吗？”他说不可能再降了；宫老师说：“如果我出面呢？”他说那也降不了多少，最多降一两万元。这种情况下宫老师要不要去谈呢？如果不去谈，J经理就有充分的理由说，“采购有什么用！我在公司等了三个半小时，结果他回来问了我5分钟，最后在合同上写两大字儿——‘同意’”。所以，此时宫老师必须去谈，有两个目的：一是谈价格，哪怕只降下来一两万也是为公司做贡献；二是证明采购的专业性，进而“宣誓主权”。过去没有搞过集中采购，采购的专业性和价值没有充分体现，宫老师必须抓住这个机会让其他部门信服——采购应由采购部负责。

后来每家供应商都去谈了，大家猜猜结果怎么样？不到半个小时，价格降了20万元！这件事情充分证明，采购人员要在谈判方面具有更好的专业性。J经理从此不再质疑集中采购。

另一个故事发生在宫老师在另外一家公司工作期间，生产副总要买3500套工作服。这本不是什么大事，又不是买航天服，就是普通的工作服，没什么特殊要求。生产副总按照过去的常规做法，选了几家供应商，筛选后留下A和B两家，比价后选择低价者A。这本来没什么问题，但没想到，供应商B把生产副总举报了。为什么这个看似正常的采购却遭到举报呢？供应商B的举报信是这么写的：“我们也不知道那位副总和供应商A是什么关系，反正我们不会有这种关系；我们是正经的生意人……”有人说这是污蔑造谣啊，但举报信的措辞看上去没什么漏洞。不过人都是有想象力的，老板拿到这封举报信后说：“我们也不知道那位副总和供应商A是什么关系。”那生产副总和供应商A一定有某种特殊关系；“我们是正经的生意人。”那供应商A一定不正经，痛心疾首啊……不单老板习惯“宁可信其有”，几乎所有人听到采购被举报，通常都会宁可信其有。人心就是这样。

于是举报信被转给了人力资源总监，人力资源总监看了以后说，看来本地人也不一定可靠啊。这句话是什么意思呢？公司内部都是有派系的，生产副总是和老板一起创业的本地人，这批人认为只有本地人才可靠、最忠诚，后面进来的职业经理人都不忠诚、总爱跳槽，两派暗中对峙。而人力资源总监是后面进来的职业经理人，于是这件事又被继续发酵膨胀，最后弄到满城风雨。严格追究起来，生产副总在具体采购操作流程上有点小失误，让供应商B感到不公平，不平则鸣，愤而举报。这一举报，本来这次采购没什么大问题，但是经各方想象放大，酿成这么严重的后果。

在宫老师看来，那些失误都是可以避免的。宫老师做了20多年采购，怎么就没出事儿呢？怎么就没被举报呢？还是因为专业。第二个故事说明采购操作流程是有专业性的，不专业就容易出问题。

上面两个故事宫老师印象一直很深刻。当时宫老师想在公司推行采购集中，通过业务集中打造专业的采购团队。而反对者都认为采购不是专业，老板心中不断地摇摆。于是宫老师把碰到的情况提炼了一下，给老板写了封邮件，标题是“两个故事折射专业采购的重要性”，就是上面大家读到的内容，最终说服了老板。