4.2 编辑文本

输入的文本可能存在各种错误，或者需要进行各种修改和调整，此时通过文本的编辑操作就可以高效、准确地得到需要的文档。

4.2.1 选择文本

办公人员在对文本进行编辑操作之前，首先应该选择需要编辑的文本，被选择的文本将呈黑字蓝底显示。下面就来详细介绍选择文本的方法。

1. 选择连续的文本

选择连续的文本包括通过鼠标选择和通过鼠标与键盘结合选择两种方法。

通过鼠标选择：在要选择的文本的开始位置按住鼠标左键不放并拖动，到文本结束位置时释放鼠标键，即可选择文本开始位置与结束位置之间的文本，如图4-37所示。

结合鼠标和键盘选择：将文本插入点定位到文本的开始位置，按住【Shift】键不放，在文本的结束位置单击鼠标，即可选择文本开始位置与结束位置之间的文本。

温馨小贴士

按住【Alt】键的同时单击鼠标并拖动鼠标，即可选择从文本插入点处到其他位置的任意大小的矩形选区中的文本，如图4-38所示。

2. 选择不连续的文本

在文档中拖动鼠标选择连续的文本后，按住【Ctrl】键不放，在文档中的其他位置按住鼠标左键不放并拖动，即可选择其他不连续的文本，如图4-39所示。

3. 选择词组或一句文本

选择词组或一句文本是通过鼠标进行操作的。

选择词组：在需要选择的词组的中间双击鼠标左键，即可选择该词组，如图4-40所示。

选择一句文本：按住【Ctrl】键的同时，在需要选择的一句文本中的任意位置单击鼠标，即可选择该句文本，其选择范围是从当前句子开始处到以“。”为结束的位置，如图4-41所示。

4. 选择一行、多行或一段文本

选择一行、多行或一段文本也是通过鼠标进行操作的。

选择一行文本：将鼠标光标移动到该行左侧的空白区域，当鼠标光标变成反向箭头形状时单击鼠标，即可选择整行文本，如图4-42所示。

选择多行文本：将鼠标光标移动到左侧的空白区域，当鼠标光标变为反向箭头形状时，按住鼠标左键不放，并向上或向下拖动鼠标到要选择的文本的结束位置处释放鼠标键，即可选择多行文本，如图4-43所示。

选择一段文本：将鼠标光标移动到左侧的空白区域，当鼠标光标变为反向箭头形状时双击鼠标左键，或在该段文本中的任意位置连续3次单击鼠标，即可选择该段文本，如图4-44所示。

温馨小贴士

在选择文本时，选择的方法多种多样，读者可灵活运用各种方法来选择，如在需要选择的段落文本的段首按住鼠标左键不放，并拖动鼠标至段末，然后释放鼠标键也可选择整段文本。

5. 选择整篇文档

选择整篇文档的方法主要有3种，一种是通过鼠标选择，一种是通过快捷键选择，还有一种则是通过选择命令选择，它们的具体操作方法如下。

通过鼠标选择：将鼠标光标移动到文档左侧的空白区域，当鼠标光标变成反向箭头形状时，连续3次单击鼠标，如图4-45所示。

通过快捷键选择：按住【Ctrl】键的同时，在文档左侧的空白区域中单击鼠标，或者直接按【Ctrl+A】组合键。

通过命令选择：单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择“全选”命令，如图4-46所示。

温馨小贴士

在选择文本后，如果发现选择的文本并不是需要的文本，可以在选择对象以外的任意位置单击鼠标，取消选择操作。另外，对于非常熟悉键盘的用户，还可以通过键盘来选择文本，其选择方法如表4-2所示。

4.2.2 插入、改写和删除文本

在文档中输入文本时，难免会输入错误的文本或多余、重复的文本，这时就可以通过插入、改写以及删除操作对其进行修改。

通过插入、改写和删除操作修改CD:\素材\第4章\任免通知.docx办公文档中的文本（CD:\效果\第4章\任免通知.docx）。

STEP 01. 定位文本插入点。打开“任免通知”文档，将文本插入点定位到文本“提名”的右侧，如图4-47所示。

STEP 02. 删除文本。按【BackSpace】键删除文本“名”，再次按【BackSpace】键，删除文本“提”，删除后的效果如图4-48所示。

STEP 03. 插入文本。将文本插入点定位到文本“免”的左侧，输入文本“任”，插入文本后的效果如图4-49所示。

STEP 04. 切换到改写状态。将文本插入点定位到正文中文本“通知”的左侧，在状态栏中单击按钮，如图4-50所示，切换到改写状态。

STEP 05. 改写文本。输入文本“任命”，此时文本插入点后面的文本将被输入的文本替换，如图4-51所示。

STEP 06. 完成操作。用相同的方法将文档中的文本“总经理”改写为“部门经理”，完成所有的操作，最终效果如图4-52所示。

温馨小贴士

系统默认情况下，文档处于插入状态，在键盘上按【Insert】键也可将插入状态切换到改写状态。另外，在插入状态下选择文本后，输入正确的文本，可直接改写文本。

秘技播报站

将文本插入点定位在要删除文本的左侧，按【Delete】键可以删除文本插入点右侧的文本。另外，在选择文本后，按【Delete】键可以删除所选择的文本。

4.2.3 复制与移动文本

办公人员在输入文本时，通常会输入相同的文本，如果多次输入相同的文本，则会浪费许多时间，这时就可以通过复制文本来创建相同的文本。另外，在输入文本时，如果需要调整文本之间的先后顺序，可以通过移动操作将文本移动到需要的位置。

1. 通过拖动鼠标复制与移动文本

通过拖动鼠标来复制和移动文本，适用于要复制或移动的文本与目标位置间隔比较近，并且在同一页面的情况下。

在CD:\素材\第4章\证明信.docx文档中复制和移动文本（CD:\效果\第4章\证明信.docx）。

STEP 01. 选择文本。打开“证明信”文档，将文本插入点定位在文本“介绍”的左侧，然后按住鼠标左键不放并拖动鼠标到文本“介绍”的右侧，选择文本“介绍”，如图4-53所示。

STEP 02. 移动文本。将鼠标光标移动到文本“介绍”上，当其变为形状时，按住鼠标左键不放并拖动鼠标到文本“有关情况”的右侧，释放鼠标键即可移动所选择的文本，如图4-54所示。

STEP 03. 复制文本。选择文本“刘学”，将鼠标光标移动到该文本上，当其变为形状时，按住【Ctrl】键的同时，按住鼠标左键不放并拖动鼠标到文本“该同志曾于”的左侧，释放鼠标键即可复制所选择的文本，如图4-55所示。

STEP 04. 删除文本。在键盘上按【→】键，将文本插入点定位在所复制的文本的右侧，按【Delete】键删除其后面的文本，完成所有的操作，效果如图4-56所示。

温馨小贴士

在移动文本时，鼠标光标将变为形状；在复制文本时，鼠标光标将变为形状。

2. 通过按钮复制与移动文本

通过“开始”选项卡“剪贴板”组中的按钮，也可以快速复制与移动所选择的文本，它不仅可以在间隔比较近的距离间复制与移动，还可以在多个文档间复制与移动文本。

在CD:\素材\第4章\入会申请.docx文档中移动和复制文本（CD:\效果\第4章\入会申请.docx）。

STEP 01. 选择文本。打开“入会申请”文档，将文本插入点定位在文本“写作”的中间，双击鼠标，选择词组“写作”，单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“剪切”按钮，如图4-57所示。

STEP 02. 移动文本。将文本插入点定位在文本“中国”的右侧，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，移动所选择的文本，效果如图4-58所示。

STEP 03. 复制文本。选择文本“协会”，单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮，然后将文本插入点定位到文本“我愿意遵守”的右侧，在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，粘贴所选择的文本，如图4-59所示。

STEP 04. 完成操作。将文本插入点定位到其他需要复制该文本的位置，然后在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，复制文本，完成所有的操作，效果如图4-60所示。

3. 通过快捷键复制与移动文本

通过快捷键复制与移动文本更加快捷和方便，其具体操作为：选择需要复制与移动的文本，按【Ctrl+C】组合键或【Ctrl+X】组合键，然后将文本插入点定位在目标位置，按【Ctrl+V】组合键，即可复制或移动所选择的文本。

4. 通过右键快捷菜单复制与移动文本

通过右键快捷菜单复制与移动文本的方法为：选择要复制或移动的文本，在其上面单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”或“剪切”命令，然后将文本插入点定位到要复制或移动到的位置，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。

4.2.4 查找与替换文本

在输入完一篇较长的文档后，如果发现文档中重要的相同文本全部输入错了，若从头开始查看并修改，会浪费大量的时间和精力，而且还容易出现漏改现象，而使用Word 2007的查找与替换功能则可快速地解决这个问题。

1. 查找与替换普通文本

查找与替换普通文本是指查找与替换文本时，不考虑文本的字体和字号等格式，这种方法被大多数Word用户普遍使用。

将CD:\素材\第4章\会议记录.docx文档中的文本“张家村”替换为文本“李村”（CD:\效果\第4章\会议记录.docx）。

STEP 01. 单击按钮。打开“会议记录”文档，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮，如图4-61所示。

STEP 02. 查找文本。在打开的“查找和替换”对话框的“查找内容”下拉列表框中输入“张家村”，单击按钮，查找文本“张家村”，查找到的文本将以蓝底黑字显示，如图4-62所示。

STEP 03. 替换文本。在“查找和替换”对话框中单击“替换”选项卡，在“替换为”下拉列表框中输入“李村”，单击按钮，将查找到的文本“张家村”替换为“李村”，在替换文本后，系统自动查找下一处文本，如图4-63所示。

STEP 04. 查找和替换所有文本。在“查找和替换”对话框中单击按钮，将文档中所有的“张家村”文本替换为“李村”，在打开的提示对话框中单击按钮，替换后的效果如图4-64所示。

温馨小贴士

单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮，也可以打开“查找与替换”对话框，只是打开该对话框时，系统自动打开“替换”选项卡。

2. 查找与替换具有格式的文本

查找与替换具有格式的文本是一种选择性的操作方法，它主要用于查找与替换同一文档中具有不同格式的文本。

将CD:\素材\第4章\管理规定.docx文档中的文本“安排”替换为文本“管理”（CD:\效果\第4章\管理规定.docx）。

STEP 01. 设置替换文本。打开“管理规定”文档，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮，在打开的“查找和替换”对话框的“查找内容”下拉列表框中输入文本“安排”，单击按钮，如图4-65所示。

STEP 02. 选择要设置的格式。在展开的“替换”栏中单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择“字体”命令，如图4-66所示。

STEP 03. 设置要查找的字体格式。在打开的“查找字体”对话框中单击“字体”选项卡，在“中文字体”下拉列表框中选择“宋体”选项，在“字形”列表框中选择“常规”选项，在“字号”列表框中选择“五号”选项，单击按钮，如图4-67所示。

STEP 04. 查找文本。返回到“查找和替换”对话框中，在“替换为”下拉列表框中输入“管理”，单击按钮，查找文本“安排”，此时可看到系统跳过标题中的文本“安排”，而直接查找到正文中的文本，如图4-68所示。

STEP 05. 替换文本。在“查找和替换”对话框中单击按钮，将查找到的文本“安排”替换为文本“管理”，然后用相同的方法查找与替换其他的文本，替换完成后，在打开的提示对话框中单击按钮，完成查找与替换具有格式文本的操作，替换后的效果如图4-69所示。

3. 查找与替换符号

在Word 2007中，用户除了可以使用查找与替换功能来修改普通文本和具有格式的文本外，对于一些符号或特殊符号，也可以通过查找与替换功能来进行修改，如将文档中的半角标点符号替换为全角标点符号等。

将CD:\素材\第4章\面试信.docx文档中的半角逗号替换为全角逗号，再查找段落标记并将其删除（CD:\效果\第4章\面试信.docx）。

STEP 01. 单击按钮。打开“面试信”文档，将文本插入点定位到标题文本“面试信”的左侧，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮。

STEP 02. 输入要查找与替换的文本。在打开的“查找和替换”对话框的“查找内容”下拉列表框中输入半角逗号“,”，在“替换为”下拉列表框中输入全角逗号“，”，单击按钮，在展开的“搜索选项”栏中选中“区分全/半角”复选框，如图4-70所示。

STEP 03. 查找并替换文本。单击按钮，查找半角逗号，然后单击按钮，将查找到的第一处半角逗号替换为全角逗号，如图4-71所示。

STEP 04. 替换文本。单击按钮，查找半角逗号并将其替换为全角逗号，完成查找与替换逗号的操作，如图4-72所示。

STEP 05. 选择要查找的特殊符号。在“查找和替换”对话框中单击“查找”选项卡，将鼠标光标定位到“查找内容”下拉列表框中，按【BackSpace】键删除其中的文本，在“查找”栏中单击按钮，在弹出的下拉列表中选择“段落标记”选项，如图4-73所示。

STEP 06. 查找并删除段落标记。单击按钮，查找如图4-74所示的段落标记，然后将其删除。

STEP 07. 完成操作。单击按钮，继续查找其他的段落标记，然后将其删除，完成所有的操作，效果如图4-75所示。

4. 定位查找与替换文本

在文档中输入文本后，如果发现从某一页、某一行或某一章节开始输入了相同的错误文本，这时就可以通过定位查找与替换文本的方法从错误文本的开始位置进行查找与替换操作。

在CD:\素材\第4章\周年庆庆典致词.docx文档中定位查找文本。

STEP 01. 选择命令。打开“周年庆庆典致词”文档，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“转到”命令，如图4-76所示。

STEP 02. 定位页数。在打开的“查找和替换”对话框中将自动切换到“定位”选项卡，在“定位目标”列表框中选择“页”选项，在“输入页号”文本框中输入“2”，单击按钮，如图4-77所示，将页面转换到文档的第二页中。

STEP 03. 查找文本。在“查找和替换”对话框中单击“查找”选项卡，在“查找内容”下拉列表框中输入“智慧”，单击按钮，如图4-78所示，即可从文档的第2页开始查找文本。

4.2.5 撤销与恢复操作

Word 2007也提供了自动记忆功能，当我们在对文档进行操作的过程中，Word会自动记录用户所进行过的每一步操作。如果不小心进行了错误操作，就可以通过撤销功能撤销操作。如果撤销错误，还可以通过恢复功能恢复所撤销的操作。

1. 撤销操作

用户在文档中进行撤销操作时，不仅可以逐次撤销单步操作，还可以同时撤销多步操作。

撤销单步操作：单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮，可以撤销最后一步进行的操作，逐次单击则可逐步撤销所进行的操作。

撤销多步操作：如果要同时撤销多步操作，在快速访问工具栏中单击“撤销”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中向下移动鼠标光标，选择要撤销的操作，然后单击鼠标左键即可撤销多步操作。

2. 恢复操作

恢复是撤销的逆操作，只有在进行了撤销操作后，才能进行恢复操作。在Word 2007中，用户只能逐步恢复所撤销的操作，而不能同时选择恢复多步所撤销的操作，其方法为：在快速访问工具栏中单击“恢复”按钮即可。

秘技播报站

按【Ctrl+Z】组合键可以进行撤销操作，按【Ctrl+Y】组合键可以进行恢复操作。

4.2.6 办公案例——编辑“MP3销售骗术”文档

本实例将通过Word 2007的各种编辑操作来编辑“MP3销售骗术”文档，包括选择、插入、改写、删除、复制以及查找与替换文本，其最终效果如图4-79所示（CD:\效果\第4章\MP3销售骗术.docx）。

其具体操作步骤如下。

STEP 01. 切换到改写状态。打开“MP3销售骗术”文档（CD:\素材\第4章\MP3销售骗术.docx），将文本插入点定位到正文第3行文本“MP4”中“4”的左侧，单击按钮，切换到改写状态，如图4-80所示。

STEP 02. 改写文本。输入文本“3”，将文本“4”修改为“3”，然后将文本插入点定位到文本“2、附件做文章”的左侧，按住鼠标左键不放并拖动鼠标到文本“2”的右侧释放鼠标键，选择文本“2”，然后输入“3”，如图4-81所示。

STEP 03. 复制文本。选择文本“MP3”，单击“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮，然后将文本插入点定位到如图4-82所示的位置。

STEP 04. 粘贴文本。在“剪贴板”组中单击“粘贴”按钮，复制文本“MP3”，复制后的文本如图4-83所示。

STEP 05. 输入要查找和替换的文本。将文本插入点定位到标题文本的左侧，单击“开始”选项卡，在“编辑”组中单击按钮，在打开的“查找和替换”对话框的“查找内容”和“替换为”下拉列表框中分别输入文本“销费”和“消费”，然后单击按钮，如图4-84所示。

STEP 06. 设置选项。在展开的“替换”栏中单击按钮，在弹出的下拉菜单中选择“字体”命令，在打开的“替换字体”对话框的“中文字体”下拉列表框中选择“宋体”选项，在“字号”列表框中选择“五号”选项，然后单击按钮，如图4-85所示。

STEP 07. 完成操作。返回到“查找和替换”对话框中，单击按钮，在打开的提示对话框中单击按钮，将文档中符合所设置条件的文本“销费”全部替换为“消费”，完成所有的操作，最终效果参见图4-79。

温馨小贴士

在进行替换操作时，如果不能确定文档中是否有格式设置条件，最好不要单击按钮来进行替换。