1.1 项目及信息系统项目
1.1.1 项目的概念及特点
所谓项目,是指一个组织为实现自己既定的目标,在一定的时间、人员和资金等资源约束条件下所开展的一种具有一定独特性的一次性工作。
PMI对项目的定义是：为创造特定产品或服务的一项有时限的任务。“时限”是指每一个项目在时间上都有明确的起点和终点；“特定”是指一个项目所形成的产品或服务在关键特性上不同于其他相似的产品和服务。
项目具有目的性、独特性、时限性、风险性、制约性和过程渐进性等特征。
1.目的性
目的性是指任何一个项目都是为实现特定的组织目标和项目的战略目标而服务的。了解项目业主和客户的需求,明确项目的目的和目标,对项目实施目标化管理,是提高项目管理效率和增强项目管理效果的重要前提。
2.独特性
独特性是指每一个项目所生成的产品或服务相对于其他产品或服务而言都有一定的独特之处。所以项目管理是一项需要创新且管理复杂的系统工程。
3.时限性
时限性是指每一个项目都有自己明确的时间起点和终点,有严格的工作流程,是一次性的工作,而不是不断重复、周而复始的。
4.风险性
风险性是指项目的独特性、时限性和一次性等特点决定了项目具有很多的不确定性,同时也决定了项目实施过程中会存在很多不确定的因素,会对项目产生危害和影响,造成项目的失败,具有很大的风险性。
5.制约性
制约性是指每个项目都会在一定程度上受主,客观条件的影响和制约,特别是资源的制约。这些制约因素是影响项目顺利实施和成功的重要因素。
6.过程渐进性
过程渐进性是指任何项目都是按照项目的生命期顺序完成的,而且项目成果具有不可挽回性。所以了解和把握项目的过程,对每一项工作进行严格的控制,按照项目的过程对项目进行科学的组织,这是实现项目目标的重要保证。
每个项目产品都是唯一的,产品或服务的显著特征是逐步形成的。在项目的早期阶段,这些显著特征会被大致地做出界定,当项目工作组对产品有了更充分、更全面的认识以后,就会更明确、更详细地确定这些特征。
产品特征的逐步形成应当按正确的项目范围界定予以仔细的协调,特别是当项目在根据合同实施的情况下,对这一点更要加以注意。当对产品的特征做出正确的界定以后,需要进一步地确定项目的工作范围（即需要做的工作）,在确定项目工作范围的过程中进一步调整和确定项目的产品范围。
每个项目都会在项目的质量、时间和成本三个不同的方面受到约束。这三个限制在项目管理中被称为“项目三约束”,或“项目管理的三大目标”。项目管理就是要在这三个约束中进行权衡。项目成功与否,就是要考察项目能否在计划的时间和预算范围内,达到项目所要求的质量和用户的满意度。如果实现了上述项目的目标,这样的项目就是成功的项目。
1.1.2 信息系统项目的概念
信息系统,顾名思义就是与信息有关的系统。而系统是指由相互联系、相互作用的系统要素和许多子系统构成的有机整体。
关于信息系统的概念,从不同的角度有不同的定义。
● 《大英百科全书》把信息系统定义为：对所有形态的信息（原始信息、已分析的数据、知识和专家经验）和所有形式的信息（文字、视频和声音）进行收集、组织、存储、处理和显示的系统。
● 巴克兰德认为：信息系统是指“提供信息服务,使人们获取信息的系统”。
● 达菲认为：信息系统是“人员、过程、数据的集合,是在业务层面上的事务处理数据和支持管理决策的信息。有时候也包括硬件和软件”。
综合以上观点,普遍认为信息系统是指利用计算机技术、通信技术、网络技术及系统集成技术,对社会、经济和企业管理所需要的信息进行收集、处理、存储和传递的人机系统。
信息系统项目是通过一定的信息技术和方法及有效的组织管理而开发出符合用户需要的信息系统。
信息系统开发过程中会涉及很多方法创新、技术创新和管理创新,需要大量的高素质脑力劳动者充分发挥创新精神,采用创新技术,开发出技术最先进的信息系统,为客户提供高效的信息服务。
1.1.3 信息系统项目的特点
信息系统的最终产物是一个人机系统,它没有具体的物质形态,只是一些编码、程序等组成的逻辑实体,需要高素质的开发人员和较高层次的技术支持来完成,凝结着开发人员的智力劳动。而且,由于信息系统全面支持组织管理者的决策活动,涉及管理的各个层次和部门,不同管理层次的决策问题和结构化程度不一,生产产品所依赖的技术和面临的风险也不相同。
信息系统项目同其他项目相比具有明显不同的特点。
1.目标不精确
信息系统项目是一个典型的目的明确、目标却不明确的项目,经常会出现任务边界模糊的情况,并且信息系统项目的质量要求主要是由项目团队进行定义的,而不是用户。
在信息系统开发过程中,由于客户对信息系统的功能指标并不熟悉,常常在项目的开始阶段只有一些初步的功能描述,没有明确的想法,也提不出确定的需求,因此,信息系统的任务范围很大程度上取决于项目组独自所作的系统规划和需求分析。所以,信息系统项目所能达到的质量要求也就更多地是由项目组定义的,客户则只负责对整个项目的监督工作。
2.需求变化的频繁性
随着系统的开发,用户对信息系统的需求也渐渐地清晰明朗起来,并且会不断地提出新的需求,致使项目范围不断地发生变更,最终使得项目进度、项目成本等不断地变更。
即使项目团队成员已经做好了系统规划和可行性研究工作,并且也与客户签订了较为明确的项目合同,然而,随着系统分析、系统设计、系统实施等工作的继续,客户的需求不断地被激发,导致程序、界面和相关的文档、数据库不断地被修改,同时在修改的过程中又会出现新的问题,从而使得信息系统项目的范围不断蔓延,导致整个项目的完成遥遥无期。
3.项目人力资源的特殊性
信息系统行业本身就是一个高新技术产业,既属于智力密集型产业,又属于劳动密集型产业,受人力资源的影响很大。在我国从事软件开发的公司规模相对较小,员工人数少于50人的公司占主导,有的甚至还处于作坊式开发的阶段,公司的开发能力大多依赖于公司中主要技术骨干的开发能力。因此,项目团队成员的结构、责任心、能力和稳定性对信息系统的质量和能否成功完成项目起着决定性的作用。
信息系统项目工作相对比较复杂,需要大量高强度的脑力劳动。尽管近年来信息系统辅助开发工具的应用越来越多,但是项目各阶段还是需要大量的手工劳动来完成,这些劳动要求非常精细、复杂,而且容易出错。此外,信息系统项目本身也属于不可见的逻辑实体,如果人员发生流动,对于没有深入了解软件知识或者对信息系统开发实践经验不足的人来说,很难在短时间内做到无缝承接信息系统的后续实施工作,因此信息系统项目对人员的依赖性很大。
从事信息系统开发的人员多属于技术性人才,这一群体的人性格比较独立,具有较强的个人风格,很难进行管理。为了高质量地完成项目,必须充分发挥项目成员的智能和创新精神,不仅要求他们具有一定的技术水平和工作经验,同时还必须具有相当好的心理素质、责任心和协作能力。此外,在信息系统的开发过程中人力资源成本比重较大,与其他行业相比较,信息系统开发中人力资源的作用更为突出。
4.产品的隐蔽性
由于信息系统的内容是一系列的代码,与工程类项目最大的区别就是在整个项目开发过程中,它是不可见的逻辑实体。因此,在项目开始之前,必须通过合同明确地描述或定义最终的产品是什么,而且在开发的过程中一定要设置监测点,制订里程碑计划,以监督项目进度。
因为项目在完成之前是不可见的,在项目开始之初需要对项目进行明确定义,并且在系统开发期间要求所有利益相关方参与,尤其是用户的参与,务求对项目的定义或者描述达成一致意见,避免在项目结束时在产品交付物方面出现纠纷。
此外,在设置里程碑计划时要根据项目的整个进度计划适当的设置监测点,而且要明确各监测点需要达到的功能描述及说明。因为信息系统项目在开发初期只能粗略地定义,随着项目的进展,整个项目目标才会逐渐明晰,所以,需要在项目实施过程中不断地进行沟通,需要对项目的成果不断地给予确定。
5.项目的不确定性
信息系统项目的不确定性,是指在项目的存续期内,由于业主或用户的需求变化和环境条件的变化给项目带来不利影响,从而造成项目不可能在规定的时间和预算范围内高质量地完成。不确定性包括人员的不确定性、技术的不确定性、项目需求与期望的不确定性等。
项目团队是为了在一定的时间内完成某个项目而临时建立的组织,其团队成员也是在项目需要的情况下从相关职能部门抽调组成的,并且开发期间由于项目工作范围和内容的不断变化,成员也会随之不断的变更。人员的不确定性,会给信息系统项目的开发增加难度。
信息系统项目所需的信息技术发展迅速,更新周期越来越短,大约每18个月信息技术就会升级一次,但是许多项目却需要很长时间才能完成,所以信息系统项目容易因为技术的更新换代而导致价值贬值；另一方面,如果采取新技术进行项目开发,又往往会因为技术的不确定性导致功能无法实现,使得整个项目失败。
此外,由于用户需求变化频繁,信息系统具有高技术特征。在项目之初,用户对其并不了解,进行需求分析时往往较难提出比较明确、完整的要求。然而随着项目的进展,用户对项目的了解逐渐加深,就会不断提出新的要求,致使项目不断调整,甚至发生根本性的变化。需求与期望的不确定性往往成为信息系统项目失败的关键因素。
6.项目的创新性
在信息行业竞争激烈、信息技术和知识不断更新的今天,几乎每家企业都想利用自己企业的知识产权技术为用户设计最先进的信息系统,以强化自己在行业中的优势地位。