2.1 信息系统项目机会研究

作为项目的一种特殊形态,信息系统项目管理既有一般项目管理的普遍性,又有其作为信息系统项目行业的专业特性。因此,在对信息系统开发项目进行项目机会研究时,除了要研究一般项目所涉及的因素,还要考虑到对信息系统开发这一特殊行业的重要影响因素。

2.1.1 信息系统项目一般环境研究

任何项目都与其所在的环境息息相关,外界环境可以决定一个项目的取舍成败。信息系统的开发同样要考虑外部环境的影响。因此,在进行项目决策时,首先要考虑的就是外界环境条件是否适宜进行项目开发。

通常情况下,对一个重要的项目立项,首先要进行一般机会研究。一般机会研究,是项目机会考察的最初阶段,通常是由项目的投资者或经营者通过掌握大量资料,经过分析和比较,从错综复杂的情况中甄选出投资机会,最终确定项目的投资。项目一般机会研究的主要内容包括考察宏观经济和地区状况,对经济和产业形势做出预测,同时预测行业、地区和部门的发展前景。具体到信息系统行业,一般机会研究更需要有针对性。

首先,信息系统项目不同于其他项目。信息系统产业不像其他产业一样能够产生最终的消费者价值,而是通过服务其他行业和部门,分享利润。因此,信息系统项目的机会研究中对行业的研究不仅有对软件开发行业的现状以及发展前景的研究,更重要的是关注服务目标行业或者部门的状况,目标产业的衰退将直接导致对信息系统需求的不景气。

其次,由于信息系统项目属于软件项目的范畴,并不需要太多的自然资源,而是对专业的人力资源有更高的要求。因此,信息系统的开发一定要选在软件人才比较集中的地区和国家进行。但是,日益的全球化和软件业务的外包降低了人才对软件开发的地区限制,企业可以通过将基本开发业务转移到人力成本较低的国家和地区,以降低成本,提高利润。对信息系统项目来说,一般机会研究需要提供以下数据作为依据：

（1）经济发展及产业结构预测。

（2）社会发展现状及趋势预测。

（3）相关的法律和政策。

（4）相关部门的发展情况及增长趋势。

2.1.2 特定项目机会分析

在一般机会研究之后,需要进行特定项目机会研究。特定项目机会研究,是在一般机会研究确定了信息系统项目开发的方向后,通过掌握更详细的资料,进一步地筛选,将项目投资方向转化为概略的项目提案。特定的项目机会研究和项目选择要比一般机会研究更为细致深入,也更趋向于微观研究。其研究内容主要包括以下几个方面。

1.市场研究

市场研究是指对已经选定的项目领域和投资方向中多个项目意向进行市场调查和市场预测,同时概括地了解与项目意向相关的需求。

2.项目意向的外部环境分析

项目意向的外部环境分析与一般机会研究是不同的。一般机会研究是在对外界环境进行分析的基础上,识别问题,发现机会；而项目意向的外部环境分析则是在发现机会以后,为了研究机会的可行性和吸引力,对外界环境进行的有针对性的研究,研究的结果是大致判断该机会是否真实存在的依据。

3.项目机会研究方法

对项目机会进行分析的方法有很多种,常用的一种方法是SWOT分析法,如图2-1所示。SWOT分析法通过分析选定项目的优势、劣势,项目发展的机会和问题所在,以及优势和劣势之间的相互转化途径和机会与问题之间的转化途径,最后进行机会评价。

错误！

SWOT分析的作用是分析项目投资方与承包方在这一环境和领域中的优劣势,明确在该领域投资开发信息系统成功的可能性。信息系统项目与其他项目不同,信息系统项目开发完成后,在一定程度上是可以低成本复制的,也就是说为一个企业或客户开发的信息系统,经过一定程度的修改可以用到别的企业中去。而其他的项目不具备低成本复制的可能,例如,在一个钢铁项目建设完成后想要建一个同样的项目,花费的成本与第一次建设差距不会太大。因此,要谨慎进入这一领域,在确保项目能够成功的情况下才能投资。

2.1.3 信息系统项目需求分析

在通过了项目机会研究之后,紧接着要进行的就是项目需求分析,也就是分析信息系统的需求。任何一个项目都是为了满足某种需求而存在的,信息系统也不例外。信息系统主要是用来满足人们存储、挖掘和使用数据信息的要求,不同的系统面对的用户和所需要处理的信息不同,其功能和结构也会有很大的区别。因此,建立一个信息系统必须要满足相应的需求。识别需求是项目启动阶段的首要工作,起源于需求的产生,结束于需求建议书的发布。一个完整、清晰、正确的需求建议书是今后计划和执行项目的基础。客户向承包方发出需求建议书的过程实际上包含在项目招标文件中,根据客户需求建议书,承包方进行项目识别、项目构思、项目选择,最后向客户提交项目建议书,这一过程实际就是投标过程。

1.客户项目需求识别

客户的需求是基于某些方面的变化而产生的,需求识别的主要目的就是对内外部环境进行分析,发现环境中的变化趋势,把这些变化以及由此而产生的需求辨别出来并加以分析。客户需求主要来源于以下几个方面：

（1）市场需求。市场需求是由于市场变化而产生的,客户对于市场需求的响应直接导致了对项目的需求。如为回应众多小型公司无力购置专门的信息管理软件的状况,某一系统开发商专门针对这一行业的小公司业务简单,财务能力差,组织结构灵活开发一款通用的可以DIY的信息系统套餐组合。

（2）发展需求。发展需求是客户基于自身发展的需要,为提高自身能力而产生的对项目的需要。例如,一家公司为了提高对客户的响应能力和速度,建立一个CRM信息系统。

（3）技术需求。技术需求是指由于技术的发展进步所引起的需求。随着技术进步,原有的比较落后的系统将会不断地被市场所淘汰,为了维持发展,企业不得不开发新的系统。例如,某公司原有的系统只能处理一些文字信息,而随着技术不断发展,信息的格式不断地多元化,为了能够更快更好地处理更多的信息,该公司决定开发一个新的系统。

（4）竞争需求。竞争需求是指客户在受到竞争压力,或者是主动要求提高自身竞争力的情况下所产生的对项目的需求。例如,某公司为了提高自身竞争力而开发一套快速物流信息系统,增加物流处理效率。

客户对上述需求的反应将会成为项目需求,但这种需求很笼统,只是一个粗略的概况,或许客户自身都不能清晰的表达自身需求。因此,需要进一步地研究和分析自身状况和条件,考虑项目的经济效益和目标,以充分明确项目需求。

需求的识别和定义过程对客户和项目本身是十分重要的,错误的项目需求会导致整个项目的失败,因为需求定义是整个项目工作的基础,也就是决定项目是“做什么”的,后续的工作都是围绕“怎么做”展开的。

由于项目会涉及方方面面的问题,需求比较庞杂。因此,为了使项目开发的相关组织和人员能更好地理解项目需求,也为了明确界定各方的责任和义务,在定义项目需求的最后阶段要将需求定义的结果形成专门的文档,也就是在项目需求定义阶段的成果——项目需求建议书。

2.编制项目需求建议书

项目需求建议书（Requirement For Proposal,RFP）是客户发出的,用来向项目承包方说明如何满足其已经被识别出来的项目需求,以及所要进行的全部工作的书面文档。详细的项目需求建议书能让项目承包方明确客户需要什么样的项目产品,同时,这也是项目承包方完成项目投标文件的基础。

需求建议书一般都是正式文件,但也有以非正式文件出现的情况,比如对于内部项目,就可能不会产生格式标准且正式的需求建议书。

标准的需求建议书一般应该包括以下内容：

（1）项目工作陈述。项目工作陈述涉及的内容主要是项目的工作范围,客户应再次明确指出承包方要完成的工作任务中所涉及的内容或者任务范围。信息系统项目的工作陈述应该明确表明客户需要的是什么,比如说是更新完善现有的信息系统,还是建立一个全新的系统替代当前系统；工作是仅仅完成系统开发,还是在完成系统开发后要继续进行后期的维护。

（2）项目目标要求。客户在需求建议书中必须明确规定项目可交付成果的规格、技术性能和特征。如：响应时间、更新处理时间、数据的转换和传送时间、数据处理能力、可维护性、可补充性、易读性、可靠性、运行环境可转换的特殊要求等。

（3）客户供应条款。客户供应条款中列出了在项目执行期间,客户能够为项目承包方所提供的资源和支持。

（4）客户付款方式。这是项目承包方最为关心的内容之一,也就是客户预计在什么时候,以什么方式向项目支付多少资金。

（5）项目时间要求。项目时间要求指的是客户要求项目在什么时间结束,也就是项目的完成日期。由此可以推算大致的项目进度计划,使得承包方可以判断能否在规定时间内完成软件开发和交付。

（6）对承包方项目招标文件的要求。需求建议书会规定有关承包方项目申请书的内容、格式和提交的截止日期,以便能够公平合理的选择承包方。

（7）对承包方项目投标文件的评价标准。投标文件涉及的项目评价标准具体如下：

① 申请方提出的技术方案；

② 申请方在类似系统开发中的经验和成绩；

③ 项目成本；

④ 进度计划。

2.1.4 信息系统项目选择

1.项目构思

项目构思又称项目创意,是指项目承包方根据客户的需求建议书的规定和内外部环境的实际情况,提出能够满足客户要求的各种项目方案,用以进行项目的选择和可行性研究。

为了能更好的满足客户需求,保证项目的顺利进行,一般要提出多个项目解决方案,每种方案都有其各自的特点和长处,用户需要根据自身条件和限制进行选择。

和其他项目一样,信息系统项目也需要进行项目构思,项目构思最常用和有效地方法是头脑风暴法,发挥开发人员和客户的想象力,产生尽可能多的方案创意。

信息系统项目方案需要包含以下内容：

（1）系统平台。任何信息系统都是基于一定的操作系统平台的,不同的操作系统所要求的开发方法和资源都不相同。目前主要的两大操作系统是微软公司的视窗操作系统（Windows）和开源操作系统Linux。

（2）系统数据库结构基础。信息系统需要一个合适的数据库结构,数据库的选用要依据客户处理信息的实际需求来进行。

（3）系统开发语言。信息系统中的程序编写和开发需要用到相应的计算机语言,不同计算机语言编制的程序的性能、维护和后续开发也不尽相同,因此,要考虑到客户的实际情况,选用客户能够接受的,易于维护的语言进行编写。

（4）系统硬件配置。计算机系统的运行需要计算机硬件的支持,随着硬件的快速更新,如何选择一个合适的硬件也将成为构架信息系统的重要考虑因素。

（5）信息系统的基本功能。信息系统项目的最终目的是为客户开发一个具有合适功能的信息系统,因此,该系统的功能是双方最为关注的问题。在项目构思阶段,项目承包方应该根据客户的需求建议书提出系统的基本功能模块,让客户初步了解方案所实现的系统是如何进行操作的,并且是否能够满足客户的需求。

（6）项目方案的大致预算。在项目的构思阶段,无法得到项目需要的详细预算,但大致的预算是必须的,对于一些资金较紧张的项目,很可能由于预算问题而淘汰一些方案。

2.项目选择标准

由于各种条件,比如人、财、物等方面的限制,并不是项目承包方提出的所有的项目方案都能满足客户的需求,因此需要对这些项目方案进行初步的筛选。项目选择就是由客户根据自身条件,从项目承包方提供的项目方案中,经过初步的分析,去除那些明显不符合要求的方案。被去除的方案就不再需要进行可行性研究,避免浪费资源。

信息系统项目方案的初步选择主要考虑以下几个指标：

（1）人员因素。人员因素,指将要进行信息系统具体操作的员工的技能水平、员工接受新系统的能力。新系统要考虑员工接受能力,如果员工普遍感觉接受起来很困难,或者是在短期内无法接受,那么这种方案就不是一个理想的方案。

（2）技术因素。技术因素是指客户企业的内部信息系统管理和维护的技术水平。信息系统在开发完成交付客户后,经过一定时间的试运行,主要的维护工作就由开发方转移给实际使用方。因此,选用的系统方案要符合客户的技术水平,或者说是客户能够在一定情况下达到的水平。比如,企业可能为了更好的利用信息系统而专门招聘了水平更高的系统维护人员。

（3）组织因素。客户的组织因素对信息系统选择的影响主要在于组织结构。新建立的信息系统权限和操作框架要与客户现有的或者经过改造后的组织结构相适应。

（4）财务指标。财务指标也是一个比较重要的影响因素,不同的项目方案的预算可能差距较大,因此,客户会根据自己的资金实力和项目预算选择合适的项目方案。

3.项目选择方法

目前项目选择的方法种类较多,通常可以把项目选择的方法分为定性分析方法和定量分析方法。定性分析方法主要包括头脑风暴法、德尔菲法、专家会议法等。定量分析方法通常包括模糊综合评价法、层次分析法等。在实际项目选择过程中以定性的分析方法为主,同时使用定量分析方法。在此选择实际中常用的几个方法进行简单介绍,有兴趣的读者可以阅读相关书籍和文献。

1）头脑风暴法

头脑风暴法（brainstorming）的发明者是现代创造学的创始人——美国学者阿历克斯·奥斯本于1938年首次提出的。头脑风暴法（brainstorming）原指精神病患者头脑中短时间出现的思维紊乱现象,病人会产生大量的胡思乱想。奥斯本借用这个概念来比喻高度活跃并且打破常规的思维方式而产生大量创造性设想的状况。头脑风暴法的特点是让与会者敞开思想,使各种设想在相互碰撞中激起脑海的创造性风暴,可分为直接头脑风暴和质疑头脑风暴法。前者是在专家群体决策基础上尽可能激发创造性,产生尽可能多的设想的方法；后者则是对前者提出的设想,方案逐一质疑,发现其现实可行性的方法。这是一种集体开发创造性思维的方法。

头脑风暴法力图通过一定的讨论程序与规则来保证创造性讨论的有效性,由此,讨论程序构成了头脑风暴法能否有效实施的关键因素。从程序来说,组织头脑风暴法关键在于以下几个环节：

（1）确定议题。一个好的头脑风暴法从对问题的准确阐明开始。因此,必须在会前确定一个目标,使与会者明确通过这次会议需要解决什么问题,同时不要限制可能的解决方案的范围。一般而言,比较具体的议题能使与会者较快产生设想,主持人也较容易掌握；比较抽象和宏观的议题引发设想的时间较长,但设想的创造性也可能较强。

（2）会前准备。为了使头脑风暴畅谈会的效率较高,效果较好,可在会前做一点准备工作。如收集一些资料预先给大家参考,以便与会者了解与议题有关的背景材料和外界动态。就参与者而言,在开会之前,对于要解决的问题一定要有所了解。会场可作适当布置,座位排成圆环形的环境往往比教室式的环境更为有利。此外,在头脑风暴会正式开始前还可以出一些创造力测验题,以便活跃气氛,促进思维。

（3）确定人选。一般以8～12人为宜,也可略有增减（5～15人）。与会者人数太少不利于交流信息,激发思维；而人数太多则不容易掌握,并且每个人发言的机会相对减少,也会影响会场气氛。只有在特殊情况下,与会者的人数可不受上述限制。

（4）明确分工。要确定一名主持人,1～2名记录员（秘书）。主持人的作用是在头脑风暴畅谈会开始时重申讨论的议题和纪律,在会议进程中引导启发,掌握进程。如通报会议进展情况,归纳某些发言的核心内容,提出自己的设想,活跃会场气氛,或者让大家静下来认真思索片刻再组织下一个发言高潮等。记录员应将与会者的所有设想都及时编号,简要记录,最好写在黑板等醒目处,让与会者能够看清。记录员也应随时提出自己的设想,切忌持旁观态度。

（5）规定纪律。根据头脑风暴法的原则,可规定几条纪律,要求与会者遵守。如要集中注意力积极投入,不消极旁观；不要私下议论,以免影响他人的思考；发言要针对目标,开门见山,不要客套,也不必做过多的解释；与会者之间相互尊重,平等相待,切忌相互褒贬,等等。

（6）掌握时间。会议时间由主持人掌握,不宜在会前定死。一般来说,以几十分钟为宜。时间太短与会者难以畅所欲言,太长则容易产生疲劳感,影响会议效果。经验表明,创造性较强的设想一般要在会议开始10～15分钟后逐渐产生。美国创造学家帕内斯指出,会议时间最好安排在30～45分钟之间。徜若需要更长时间,就应把议题分解成几个小问题分别进行专题讨论。

头脑风暴提供了一种有效的就特定主题集中注意力与思维进行创造性沟通的方式,无论是对于学术主题探讨或日常事务的解决,都不失为一种可供借鉴的途径。唯需谨记的是,使用者切不可拘泥于特定的形式。因为头脑风暴法是一种生动灵活的技法,应用这一技法的时候,完全可以并且应该根据与会者情况以及时间,地点,条件和主题的变化而有所变化,有所创新。

2）德尔菲法

德尔菲法最早出现于20世纪50年代末,是当时美国为了预测其“遭受原子弹轰炸后,可能出现的结果”而发明的一种方法。

德尔菲法本质上是一种反馈匿名函询法。其做法是,在对所要预测的问题征得专家的意见之后,进行整理、归纳、统计,再匿名反馈给各专家,再次征求意见,再集中,再反馈,直至得到确定的意见。其过程可简单图示如下：

匿名征求专家意见——归纳、统计——匿名反馈——归纳、统计……,若干轮后,停止。

它是一种利用函询形式的集体匿名思想交流过程,有区别于其他专家预测方法的三个明显的特点,即匿名性、多次反馈和小组的统计回答。

3）层次分析法

层次分析法（Analytic Hierarchy Process,AHP）是美国运筹学家Saaty教授于20世纪80年代提出的一种实用的多方案或多目标的决策方法。主要特征是,合理地将定性与定量决策结合起来,按照思维、心理的规律把决策过程层次化、数量化。该方法自1982年被引进国内以后,以其定性与定量相结合处理各种决策因素的特点和其系统灵活简洁的优点,迅速在我国社会经济的各个领域内得到广泛的重视和应用。

（1）层次分析法的基本思路是：首先将所要分析的问题层次化,根据问题的性质和所要达到的总目标将问题分解为不同的组成因素,按照因素间的相互关系及隶属关系,将不同因素按不同层次聚集组合,形成一个多层次分析结构模型,最终归结为最低一层（方案、措施、指标等）相对于最高一层（总目标）的相对重要程度和权值或相对优劣次序的问题。

（2）层次分析法应用的程序。运用AHP进行决策时,需要经过以下四个步骤：

① 建立系统的递阶层次结构；

② 构造两两比较判断矩阵；

③ 针对一个标准,计算各备选元素的权重；

④ 计算当前一层元素关于总体目标的排序权重；

⑤ 进行一致性检验。

（3）应用层次分析法的注意事项。如果所选要素不合理,含义含混不清或要素间的关系不正确,都会降低AHP法的结果质量,甚至导致AHP决策失败。

为保证递阶层次结构的合理性,需要把握以下原则：

① 分解简化问题时把握主要因素,不漏不多；

② 注意相比较因素间的强度关系,相差太悬殊的要素不能在同一个层次比较。