任务1 认识Access 2003用户界面

任务描述

“工欲善其事，必先利其器”，在学习使用Access 2003创建数据库，并添加各种数据库对象，最终完成信息管理系统的开发之前需要首先掌握Access 2003的用户界面及启动和退出Access 2003的方法，在本任务中将对此进行简单介绍。

实现步骤

1.启动Access 2003

启动Access 2003主要有以下两种方法：

● 使用快捷方式启动Access 2003。Access 2003的快捷方式可以位于各种不同的位置，最常见的位置是“所有程序”菜单中，若要使用此快捷方式，可选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Access 2003”命令。

● 通过打开Access数据库文件（.mdb）启动Access 2003。由于安装程序会在Access数据库文件与Access应用程序之间自动建立关联，因此，当在Windows资源管理器中打开一个Access数据库文件时，也会启动Access 2003并打开指定的数据库文件。

2.初识Access 2003用户界面

启动Access 2003后，通常会出现如图1.1所示的Access 2003应用程序用户界面，该用户界面主要包含以下元素：

（1）标题栏：位于应用程序窗口的最上方，其中包含控制菜单图标、应用程序标题（Microsoft Access）、最小化按钮、最大化/还原按钮及关闭按钮。

（2）菜单栏：位于标题栏的下方。菜单栏主要包括“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”和“帮助”下拉菜单项。当单击这些菜单项时，会弹出一个下拉菜单，通过从菜单中选择相应的命令，可以执行所需的操作。

（3）工具栏：位于菜单栏的下方。工具栏以按钮形式显示一些常用命令的快捷方式。通过单击工具栏上的按钮，可以快速地选择所需的操作命令。

（4）任务窗格：启动Access 2003时，会显示“开始工作”任务窗格。通过单击该窗格上部的链接，可以进入微软公司的Office网站，以获取有关Access的最新信息。通过单击该窗格下部的链接，可以打开示例数据库或最近用过的数据库文件，也可以打开计算机硬盘上的某个数据库文件，或者创建一个新的数据库文件。Access 2003提供了7个任务窗格。通过单击任务窗格上部的“向下箭头”，可以在不同的任务窗格之间进行切换。

（5）工作区：占据Access 2003应用程序窗口中的大部分区域，对数据库的各种操作将在这里进行。当对不同的数据库对象（例如：表、查询或窗体等）进行操作时，在工作区中显示的内容也会有所不同。

（6）“数据库”窗口：当在Access 2003中打开一个数据库时，就会显示“数据库”窗口，如图1.2所示。如果当前打开了某个数据库对象窗口，则可以按【F11】键切换到“数据库”窗口。“数据库”窗口是Access 2003的控制中心，该窗口由以下6个部分组成。

● 标题栏：用于显示当前打开的数据库名称及其文件格式（如Access 2000文件格式）。

● 工具栏：用于创建、打开或管理数据库对象，也用于改变数据库对象的显示方式。工具栏包含8个按钮，单击“打开”按钮，可打开选定的数据库对象，对其进行查看；单击“设计”按钮，可在设计视图中打开选定的数据库对象以进行编辑修改；单击“新建”按钮可创建一个新的数据库对象；单击“删除”按钮可删除选定的数据库对象；单击“大图标”按钮、“小图标”按钮、“列表”按钮和“详细信息”按钮可设置数据库对象的显示方式。

● “对象”栏：在Access数据库中，单击“对象”栏中的“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”或“模块”对象，可以显示数据库中该类型的所有对象的列表。在连接到SQL Server数据库的Access项目中，可以单击“数据库”窗口中的“表”、“视图”、“存储过程”、“数据库图表”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”或“模块”对象以执行相应的操作。

● 对象列表框：用于显示当前数据库中某种类型的所有对象及创建此类对象的快捷方式。如果看不到新建对象的快捷方式，可以从“工具”菜单中选择“选项”命令，切换到“视图”选项卡，然后选择“新建对象的快捷方式”复选框。

● 组栏：用于创建组并将现有数据库对象复制到自定义的组中。

● 收藏夹：用于创建指向对象列表框中的现有数据库对象的快捷方式。

3.退出Access 2003

退出Access 2003主要有以下3种方式：

● 从“文件”菜单中选择“退出”命令。

● 单击Access 2003应用程序窗口右上角的关闭按钮。

● 使用【Alt+F4】组合键。

知识与技能

Access 2003是一款关系型数据库管理系统软件，使用它可以开发中小型信息管理系统，用于存储、查询、更新、分析和输出数据。要使用Access 2003设计和开发出具有实用性的数据库管理系统，了解与数据库相关的一些基本概念是非常必要的。

1.数据库

数据库是与特定主题或用途相关的数据和对象的集合，用于搜索、排序和重新组织数据。数据库存储在磁盘文件中。按照所使用数据模型的不同，数据库可以分为网状数据库、层次数据库和关系数据库。

2.关系数据库

按照关系模型创建的数据库称为关系数据库。关系模型建立在关系代数的基础上，具有坚实的理论基础。目前，多数数据库均采用关系模型，本书将要介绍的Access数据库就是一种关系数据库。此外，目前比较流行的Visual FoxPro、SQL Server、MySQL、Oracle、DB2等数据库也都属于关系数据库。

在关系数据库中，数据存储在二维表中，每个表用于存储某个特定主题的数据。表由行和列组成，表中的一列称为一个字段，每个字段用于存储某种特性的数据；表中的一行称为一条记录，每条记录包含表中一项的相关信息。一条记录中各个字段可能具有不同的数据类型，但所有记录中同一字段的数据类型一定是相同的。除了表以外，数据库还可以包含其他对象，例如查询、报表及窗体等。

例如Access 2003的“罗斯文”示例数据库中包含8个表，分别用于存储雇员、客户、供应商、运货商、类别、产品、订单及订单明细的信息，如图1.3所示。“客户”表中的部分数据如图1.4所示，其中“客户ID”、“公司名称”及“联系人姓名”等表示字段名称，这些字段的数据类型都是文本类型。

一个数据库通常包含多个表，这些表可以通过公用字段在表之间建立关系，以达到存储和查询各种信息的目的。例如，在“罗斯文”示例数据库中，“客户”表和“订单”表可以通过“客户ID”字段关联起来。

一般情况下，Access数据库会将自身的表与其他对象（例如：查询、窗体、报表、宏和模块）一起存储在单个文件中。

使用Access 2003数据库管理系统，可以执行以下操作：

● 向数据库中添加新数据。例如，学生表的新生记录。

● 编辑数据库中的现有数据。例如，更改学生某门课程的成绩。

● 删除信息。如果某商品已售出或被丢弃，可将其信息删除。

● 以不同的方式组织和查看数据。

● 通过报表、电子邮件、Intranet或Internet与他人共享数据。

3.数据库管理系统

数据库管理系统就是用于管理数据库的软件，它提供了用户与数据库之间的操作界面，使用户可以方便地创建和管理数据库。数据库管理系统通常具备数据定义、数据处理和数据安全等方面的功能。

Access 2003是一个运行于Windows操作系统平台上的关系型数据库管理系统，它提供了真正的关系数据库管理功能。在Access 2003中，不仅可以在数据库表中定义主关键字和外部关键字，还可以对数据实施完整性规则和确认规则。Access 2003不仅提供了丰富的字段数据类型，还提供了对Null值的支持。

为了便于用户创建和管理数据库，Access 2003提供了各种方便易用的基本组件，包括表设计器、窗体设计器、查询设计器及报表设计器等。使用Access 2003可以管理文本、数字、图片、声音及动画等各种类型的数据，还可以使用多种方式对这些数据进行筛选、分类和检索。在Access 2003中，既可以通过窗体来查看数据库中的数据，又可以通过报表将数据按照指定的格式打印出来。

4.数据库系统

一个完整的数据库系统由5个部分组成，即计算机硬件系统、数据库、数据库管理系统、数据库应用程序及用户。

● 计算机硬件系统是运行任何数据库软件的物质基础。例如，用户可以通过键盘向数据库中添加数据，通过显示器查看数据库中存储的数据。

●数据库以文件形式存放在计算机硬盘上。在Access 2003中创建的数据库文件的扩展名为.mdb。Access数据库文件与Access应用程序相关联，通过双击Access数据库文件可以运行Access应用程序。

● 数据库管理系统（例如，Access 2003）用于描述、管理和维护数据库，该系统运行于计算机操作系统之上，对数据库进行统一管理和控制。

● 数据库应用程序是使用数据库管理系统开发的应用程序，通过它可以为用户提供信息服务，包括添加、修改、删除、查询数据及报表打印等。

● 用户是使用计算机硬件和数据库管理系统对数据库进行操作的人员，不同类别的用户通常拥有不同的数据访问权限。

5.创建Access 2003快捷方式

为了快速启动Access 2003，也可以在Windows桌面、“开始”菜单或“快速启动”工具栏上创建Access 2003的快捷方式。

● 若要在Windows桌面上创建快捷方式，可依次选择“开始”→“所有程序”→“Microsoft Office”，然后用鼠标右键单击“Microsoft Office Access 2003”命令，从弹出的菜单中选择“发送到”→“桌面快捷方式”命令。

● 若要在“开始”菜单中创建快捷方式，可依次单击“开始”、“所有程序”及“Microsoft Office”，然后用鼠标右键单击“Microsoft Office Access 2003”命令，从弹出的菜单中选择“附加到「开始」菜单”命令。

● 若要在快捷工具栏上创建快捷方式，可将桌面上的Access 2003快捷方式拖到屏幕左下角的快捷工具栏上。

在创建快捷方式之后，即可使用它们来快速启动Access 2003应用程序。当在Windows操作系统中运行Access 2003以后，通常也会在“开始”菜单的应用程序列表中自动列出Microsoft Office Access 2003快捷方式。