1.5 Word文档的基本操作
文档的基本操作是Word 2007软件最基础的操作，只有熟悉了文档的基本操作才能更好地使用Word 2007对文档进行编辑和处理。本节将介绍Word文档的基本操作，包括新建文档、保存文档、关闭文档及打开文档。
1.5.1 新建文档
当用户需要制作一份文档时，首先需要新建文档，才能编辑所需要的内容。新建文档的方法有多种，用户可以直接新建空白文档，还可以根据模板、现有内容新建文档。
1.新建空白文档
当用户需要制作一篇普通的文档时，就需要创建空白文档，以便于编辑所需要的内容。新建空白文档的方法非常简单，用户可以通过“快速访问工具栏”创建，也可以通过“新建文档”对话框创建。
1）通过“快速访问”工具栏
Step1 单击“新建”按钮。想要通过“快速访问”工具栏创建空白文档，则在“快速访问”工具栏中单击“新建”按钮即可，如图1-19所示。
图1-19 单击“新建”按钮
Step2 显示创建的空白文档。经过前面的操作之后，此时可以看到系统弹出了新的Word窗口，即创建了一个空白文档，效果如图1-20所示。
图1-20 创建的空白文档效果
经验：
除了单击“快速访问”工具栏中的“新建”按钮，可以快速创建空白文档之外，用户还可以使用快捷键进行操作，则按下键盘中的“Ctrl+N”快捷键即可。
2）通过“新建文档”对话框
Step1 打开“新建文档”对话框。单击Office按钮，在展开的“文件”菜单中选择“新建”命令，如图1-21所示。
图1-21 打开“新建文档”对话框
Step2 创建空白文档。弹出“新建文档”对话框，在对话框中选择“空白文档”选项，如图1-22所示，再单击“创建”按钮即可。
图1-22 创建空白文档
2.根据模板新建文档
用户不仅可以直接创建空白文档，当需要使用一些特定结构的文档时，比如报告、简历、传真等，此时用户可以通过模板进行创建。通过模板新建文档可以快速得到所需要的文档结构，用户只需要直接编辑内容即可，从而达到提高工作效率的目的。
Step1 选择模板。首先打开“新建文档”对话框，在“模板”列表框中选择“已安装的模板”选项，再在中间的“已安装的模板”列表框中选择所需要的模板，如图1-23所示，最后单击“创建”按钮即可。
图1-23 选择模板
Step2 显示根据模板新建的文档效果。经过上一步的操作之后，此时系统弹出新的文档窗口，可以看到在文档编辑区域显示了一些内容，即包括了所选择模板的一些结构，用户只需要编辑内容即可，效果如图1-24所示。
图1-24 根据模板创建的文档效果
提示：
不仅可以使用Word 2007内置的模板创建文档，用户还可以根据“我的模板”进行创建。“我的模板”是指用户创建并保存在计算机中的模板。如果需要使用“我的模板”创建，则单击“新建文档”对话框中的“我的模板”，再在弹出的“新建”对话框中选择所需要的模板，并单击“确定”按钮即可。
3.根据现有文档新建
如果用户所需要文档内容结构或者内容与现有文档有相同之处，则可以根据现有文档新建。使新建的文档包含现有文档的内容，用户可以直接编辑文档，从而达到提高工作效率的目的。
原始文件：实例文件\第1章\原始文件\秘书工作条例.docx
Step1 打开“根据现有文档新建”对话框。首先打开“新建文档”对话框，在“模板”列表框中选择“根据现有内容新建”选项，如图1-25所示。
图1-25 选择“根据现有文档新建”
Step2 选择文档路径。弹出“根据现有文档新建”对话框，单击“模板范围”右侧的列表框，在展开的下拉列表框中选择文档所在的路径，如图1-26所示。
图1-26 选择现有文档路径
Step3 选择现有文档。打开文档所在的文件夹，并选择所需要的文件名称，如图1-27所示。
图1-27 选择所需要的现有文档
Step4 显示根据现有文档新建的文档效果。单击“新建”按钮之后即可弹出新的文档窗口，并在其中显示了所选择文档的内容，效果如图1-28所示。
图1-28 根据现有文档新建的文档效果
1.5.2 打开文档
在日常工作中，除了新建文档还会经常使用到已有的文档，此时就需要打开现有文档，而无须再次编辑相同的文档内容。打开文档的方法有多种，用户可以直接双击文档图标打开，也可以在Word窗口中通过“打开”对话框打开文档。
原始文件：实例文件\第1章\原始文件\秘书工作条例.docx
方法一：通过双击文档图标打开
Step1 双击文档图标。根据所需要文档的路径打开文件夹，直接双击需要打开的文件图标即可，如图1-29所示。
图1-29 双击文档图标
Step2 显示打开的文件效果。经过上一步的操作之后，此时系统弹出Word窗口，并显示了所选择文档的内容，如图1-30所示。
图1-30 显示打开的文件效果
方法二：通过“打开”对话框
Step1 打开“打开”对话框。在任意Word文档窗口中，单击“快捷访问”工具栏中的“打开”按钮，如图1-31所示。
图1-31 打开“打开”对话框
Step2 选择需要打开的文件。弹出“打开”对话框，选择文档所在的路径，并选择需要打开的文件，如图1-32所示，再单击“打开”按钮即可。
图1-32 选择需要打开的文件
经验：
不仅可以单击“快捷访问”工具栏中的“打开”按钮打开“打开”对话框，还可以按下键盘中的“Ctrl+O”快捷键或者选择“文件”菜单中的“打开”命令。
1.5.3 保存文档
在新建了文档之后，用户还需要将其进行保存，才能保留对文档进行的编辑，以便于在以后的工作中对该文档再次使用。保存文档的方法有两种，一种是直接保存文档，另一种是另存为文档。
1.直接保存文档
直接保存文档的方法非常简单，如果是第一次保存文件，则需要设置文件保存的位置和名称等；如果是已经保存过后的文件，则在原始位置以原文件名称进行保存。
最终文件：实例文件\第1章\最终文件\秘书的任务.docx
Step1 打开“另存为”对话框。在需要保存的Word文档窗口中单击Office按钮，在展开的“文件”菜单中选择“保存”命令，如图1-33所示。
图1-33 打开“另存为”对话框
Step2 选择文件保存位置。弹出“另存为”对话框，单击“保存位置”右侧的列表框，并在展开的下拉列表框中选择文件需要保存的位置，如图1-34所示。
图1-34 选择文件保存位置
经验：
不仅可以选择“文件”菜单中的“保存”命令打开“另存为”对话框，用户还可以在“快速访问”工具栏中单击“保存”按钮，或者按下键盘中的“Ctrl+S”快捷键。
Step3 设置文件名称。选择文件保存位置之后，在“文件名”文本框中输入文件需要保存的名称，比如在此输入“秘书的任务”文本，如图1-35所示。
图1-35 设置文件名称
Step4 显示保存文件后的效果。设置文件名称之后单击“保存”按钮即可，此时返回文档窗口中，可以看到标题栏中文件名称已经发生了相应的变化，变成了设置的文件名称，效果如图1-36所示。
图1-36 文件保存后的效果
提示：
如果文件已经保存，在对文档进行编辑后按下“Ctrl+N”快捷键或者单击“保存”按钮，那么将在原文件基础上进行保存，编辑后的文档替换原有文件内容。
2.另存文档
在文件进行保存之后，如果用户已经对文档进行了相应的编辑，希望对编辑后的文档进行保存，但是同时希望保留编辑之前版本的文档时，用户可以采取“另存为”文档的方法，将文档进行另存可以同时保留两个版式。
原始文件：实例文件\第1章\原始文件\致歉函.docx
最终文件：实例文件\第1章\最终文件\不能出席会议致歉函.docx
Step1 打开“另存为”对话框。打开实例文件\第1章\原始文件\致歉函.docx文件，单击Office按钮，在展开的“文件”菜单中选择“另存为”命令，如图1-37所示。
1-37 打开“另存为”对话框
Step2 选择文件保存的位置。弹出“另存为”对话框，单击“保存位置”后面的列表框，并在展开的下拉列表框中选择文档需要保存的位置，效果如图1-38所示。
图1-38 选择另存为文件的位置
提示：
在“文件”菜单中指向“另存为”命令之后，会出现“保存文档副本”级联菜单，在其中可以选择文档另存为的文件类型，如Word文档、Word模板、Word 97-2003文档等。在“另存为”对话框中保存位置和文件名可以任意设置，且与原文档不同，即可保存文档的副本，当然也可以将两个条件同时设置为不同。
Step3 输入文件另存为的名称。接着在“文件名”文本框中输入所需要的名称即可，比如在此设置其名称为“不能出席会议致歉函”，如图1-39所示。
1-39 输入文件另存为的名称
Step4 显示另存为文件后的效果。单击“保存”按钮之后返回文档中，此时可以看到标题栏中文档的标题已经发生了相应的变化，应用了新的文件名称，如图1-40所示。
图1-40 另存为文件后的效果
1.5.4 关闭文档
当用户不需要再使用当前的文档，希望将其关闭并不想退出Word程序时，则可以执行关闭文档的操作，而不是退出Word 2007程序，下面将介绍关闭文档的方法。
Step1 单击“关闭”命令。如果需要关闭当前文档，则单击Office按钮，再在展开的“文件”菜单中选择“关闭”命令即可，如图1-41所示。
图1-41 选择“关闭”命令
Step2 显示关闭文档的效果。经过上一步的操作之后，此时可以看到当前文档已经关闭，并且没有退出Word程序，如图1-42所示，用户可以继续使用Word程序来处理文档。
图1-42 关闭文档的效果
提示：
在执行退出Word 2007的操作时，虽然也可以关闭当前的文档，但是会自动退出Word 2007程序。