1.1 Excel究竟可以用来干什么

Excel应用范围之广和普及人群之多不用多说，那么它究竟可以用来干什么？Excel是一个功能强大的电子表格制作和数据处理与分析的软件，可以输入、输出、存储、整理和分析数据并以表格和图表等方式显示分析结果，甚至可以看做是一个数据处理与分析的小型加工厂。

在实际工作中，绝大多数人如何应用Excel？

有一部分人仅以Excel作为计算器使用，在其中做些加加减减的简单运算；另一部分人把Excel当成一个表格制作与输出的工具。Excel以表格形式出现，使人认为使用其创建表格更加方便。当然也可以为表格设置一些格式，做一些简单的公式运算；还有一部分人使用Excel制作的数据报表让人震撼，能够很快抓住重点，并且让人赏心悦目，看着认为是一种享受。

1.1.1 只将Excel作为计算器使用

当需要计算的数据较多时，使用Excel作为计算器的确比使用计算器或者Windows系统自带的计算器更为方便灵活。于是经常会看到一些人在Excel中输入需要计算的长串数字，在另一个单元格中输入运算公式（他们甚至不知道使用函数）。如果使用Excel仅限于此，则Excel是大材小用了。

1.1.2 将Excel作为制作表格的简单工具

由于熟悉Excel的功能，所以一些人会用其来录入表格内容并设置一定的美化格式。而且还会使用简单的公式计算表格中的一些数据，如求和及求平均值等。设置表格外观未脱离Excel内置的单元格或表样式的限制，如图1.1所示的表格即如此。

图1.1 使用Excel创建的表格

这些用户也许是当前使用Excel的主流人群，也是最忠实的Excel迷。但他们制作的表格容易让阅读者产生视觉疲劳，没有自己的特色和个性。

1.1.3 使用Excel分析专业数据

数据分析师熟知Excel的每一项功能，却不会被其牵着鼻子走。他们制作的表格美观且专业、为阅读者提供更多有价值的信息。在图1.2所示的表格中取消了表格的边框线，在标题行下方使用粗边框线，并且在合计行上方使用双边框线区分，显得非常简约。在数据处理上，按降序排列销售额并使用数据条分析，整个表格给人清晰和专业的印象。

图1.2 简洁且美观的Excel表格