第4章 行政管理工作职责与职能(3)

（6）掌握计算机的使用原理，具有熟练的操作技能。

（7）负责公司各种内部文件的打印，协助做好文件和指示的传送工作。

（8）保管好各种计算机设备和用品，不可擅自交给他人使用，保持设备的正常运行，减少误差，（节）约用料。

（9）打印文件须经总经理室批准，善于鉴别文件类型。

（10）遵守文件保密制度，不得泄露文件内容。

不断提高工作水平，及时完成打印工作，加强检查校对，将错误率降到最低限度。

十九、员工宿舍主管岗位职责

（1）严格遵守事务部制定的员工宿舍使用规定，执行员工宿舍管理办法，检查和督导员工宿舍领班和服务员定期更换卧具，以保持员工宿舍的清洁卫生。

（2）负责职工宿舍和家属宿舍的安排、管理工作，贯彻执行公司的宿舍管理规定，及时纠正和制止各种违章违纪行为。

（3）不断完善和改进职工宿舍管理制度，搞好各宿舍的维修保养、安全卫生等管理工作。

（4）保持与保安部门和治安管理部门的联系，搞好安全保卫工作，发现可疑情况及时报告，防范违法事件的发生。

（5）按时到各住户检查用水、电数目，上报行政部。

（6）严格遵守各项规章制度，搞好宿舍的管理工作，注意防盗、防火，确保员工生活安全。

（7）负责员工更衣室的管理工作，分配员工更衣柜，督导更衣室服务员保持更衣室的清洁卫生。

（8）制定员工理发室的服务制度，安排工作时间表，检查员工的服务质量和工作态度。

（9）控制员工宿舍、理发室内各种清洁用品的合理使用。

（10）加强对外联系，认真搞好院内卫生和室内卫生，经常检查各宿舍值班员的工作，协调住户间的关系。

严格遵守各项规章制度，以身作则，提高业务工作水平。

二十、员工宿舍管理员岗位职责

（1）在宿舍主管的直接领导下工作。

（2）遵守公司一切规章制度，严格考勤，管理好员工宿舍，严格遵守公司宿舍管理制度，对违反员工宿舍管理制度和公司纪律的个别员工提出批评，纠正不良行为，并记录在案，必要时报告主管及员工所在部门处理。

（3）负责定期检查各楼层房间卫生及楼层宿舍的安全，协助搞好各宿舍的维修保养工作，以确保员工宿舍的清洁和安全。

（4）协助保安员维护员工宿舍正常秩序，制止员工在宿舍区内乱扔垃圾、倒脏水，维护宿舍区清洁卫生。

（5）保证员工宿舍区水、电供应，发现跑、冒、漏情况要及时上报主管通知维修，以保证职工的生活用水、用电。

（6）配合保安员密切注意出入人员，发现可疑的人与物要及时处理。

（7）严格执行公司各项规章制度，准时上下班，上班时间不得擅离工作岗位，不做与本岗无关之事，交班要将本班情况向接班人员交代清楚，重要情况及时记录，加强防火、防盗巡视工作。

（8）负责员工宿舍房间钥匙管理。

二十一、医务室主管岗位职责

（1）负责公司员工的医疗服务工作，负责医务室行政、医政、药政的管理，制定各项管理措施并落实岗位责任制。

（2）认真落实上级下达的各项任务，带领医务室全体医务人员完成医疗保健、卫生防疫、防病灭病等工作。

（3）检查督促填写医疗记录本、正确书写处方等，及时检查每个医生的分工工作是否圆满完成。

（4）做好医务人员的值班安排，合理分派工作，保证24小时医务室不离人，为员工提供日夜医疗服务。

（5）认真搞好医疗工作，严格各项医疗费用的报销制度；每月做好购药计划，经总经理批准后方可进药。

（6）建立会议制度，对诊断不明的疾病及时会诊，或联系送医院就诊，以免延误病情。

（7）监督下属医务人员遵守公司各项规章制度，避免医疗事故的发生，避免不必要的损失。

（8）监督医务人员合理用药，（节）约用药，不讲私情，不谋私利，共同做好医务室工作。

（9）负责医务室人员的出勤和考核，并于每月月底前上报。

二十二、清洁员岗位职责

（1）对分管的场所，每天要保证清洁卫生，包括各办公室、楼道、门市、仓库等的卫生。

（2）按时对洗手间、废物箱喷药水或放置卫生药品，保持办公环境的清洁。

（3）晚班负责清除所有垃圾桶，做好防火工作。

（4）每天上、下班前对卫生间进行一次大清洁。

第三（节）行政部职能与任务

一、行政部的职能

（1）行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的参谋和助手，更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，并且能高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，从而真正成为上级领导不可缺少的“高参和臂膀”。

（2）充分沟通、清晰传达、积极协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。

（3）提供高质量服务，做好各职能部门的后勤工作。

二、行政部的工作目标

（1）积极配合企业决策管理，起到良好的支持和辅助作用。

（2）协调沟通企业各部门之间的工作，起到良好的枢纽作用。

（3）做好企业内外信息的收集和处理工作，起到良好的参谋作用。

（4）为企业营造最佳工作环境，起到良好的辅助管理作用。

（5）树立企业的良好形象，起到窗口和辐射作用。

三、行政部各岗位工作权限划分

第四（节）行政组织结构设计模板

一、大中型企业行政组织结构设计模板

大中型企业行政组织结构的主要特点如下：

（1）适合大中型现代企业行政事务管理的需要。

（2）决策性工作基本上都从企业行政事务管理范围中分离出来，成为独立的职能部门，总务部和总经办主要负责行政管理的事务性工作。

（3）负责企业行政事务管理的企业主要负责人除了对行政管理以外，对其他部门，如管理部、人力资源部、财务部及采购部等工作的控制、指导职责减少。

（4）这种组织结构主要体现出不同部门的职能，每个部门都有专门的负责人和相对固定的岗位。

二、中小型企业行政组织结构设计模板

中小型企业行政组织结构的主要特点如下。

（1）适合中小型现代企业行政事务管理的需要。

（2）部分管理事务从行政部和办公室独立出来，由专门的人员负责。

（3）行政副总经理（行政主管）和行政助理主要肩负行政事务的总体管理工作。

（4）具有灵活性和职能管理性的双重特点。

三、小型企业行政组织结构设计模板

小型企业行政组织结构的主要特点如下：

（1）适合小型现代企业的管理需要。

（2）功能及职能较为综合。

（3）行政副经理或行政主管肩负企业行政管理的领导工作，其他人员负责企业行政管理的事务性工作。

（4）工作范围较广，但工作人员数量较少，多数人员一人身兼数职。

第五（节）行政经费管理工作规范

一、行政经费管理原则

1.合理原则

企业行政经费管理应以合理安排资金、及时供应、保证部门需要为原则。在企业有限的财力下，正确处理财务收支活动中所体现的各种经济关系，做到重点突出，协调发展，把有限的资金用到最需要的地方，充分发挥资金效用，保证企业任务的完成。

2.（节）约原则

（节）约预算经费，首先要抓好企业行政性经费的（节）约，减少纯消耗性支出，以降低行政管理成本。控制行政经费预算，首先要（节）约业务性支出，这种（节）约主要不是减少业务性支出的绝对数，而是以满足企业发展的需要为前提。（节）约业务经费的办法主要是提高资金使用效率，即在同等财力条件下，通过科学合理的运筹，办好更多的事情，取得更大的业务成果。

3.监督原则

主要是对经费活动的合法性、合理性和有效性进行监督，保证和支持正常经营活动的开展。经费监督应从编制预算开始，整个资金活动要严格按程序进行管理，健全和完善各个环（节）的财务管理制度，做到办事有计划、拨款有预算、收支有标准、信息有反馈、分析有资料、监督有要求和处理问题有结果。

二、行政业务费管理细则

行政业务费包括差旅费、办公用品费、水电费、取暖费、邮寄费和行政设备维修费等项目。行政业务费管理应注意以下几点。

1.应用并管理好各项行政业务费

行政业务费是公用经费中的一项，并在其中占有较大的比重，伸缩性也较强，审核行政业务费时应请有关领导把关，并由各业务部门具体掌握。有条件的企业还可以制定合理的行政业务费支出定额，进行定额管理。对于大额行政业务费用，应实行专款专用，以保证该项业务工作的正常进行。

2.明晰各类账目，实行专项管理

行政业务费涉及面较广，各类专门经费所需的资金都集中在一起，因此必须分清明细账目，专款专用。

（1）专人负责，监督使用

行政业务费的使用与管理必须由财务部门专人负责，并设立相关监督机构与机制，合理使用。

（2）增收（节）支，发挥最大效能

行政业务费的使用应依据（节）约原则，拓展新的渠道及开展新的业务时，都应从发挥最大效能的角度考虑问题。

3.勤俭（节）约，认真做好（节）支工作

对行政业务费等专项开支，要从严控制，做到量入为出，精打细算，绝不浪费。

三、行政经费管理制度范例

现举某公司行政经费管理制度范例，用以说明公司行政经费管理制度中关于办公用品及低值易耗品采购费报销规定、车辆使用费报销规定、交通费报销规定、应酬招待费报销规定等条文的具体内容。

第一条办公用品及低值易耗品采购费报销规定

（1）行政部根据办公用品、低值易耗品采购计划统一采购、验收和入库，根据发票、入库单报销。

（2）各部门急需的或特殊的办公用品，经批准后可按下列标准自行购买。

单价在50元以下，或总价在200元以下，由行政部负责人批准。

单价在50元以上，或总价在200元以上，由分管副总批准。购买后，提交发票、实物。经行政部查验入库单及入账单后方可报销。

（3）原则上不予报销办公用品的装卸费用。

第二条车辆使用费报销规定

（1）车辆使用费包括汽油费、维修费、路桥费、泊车费和驾驶员补贴等。

（2）行政部在掌握车辆维护、用车和油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。

（3）汽油费的报销需由驾驶员在发票背面注明行车起始点和路程，由行政部根据里程表、油耗标准、加油时间、加油数量和用车纪录等复核，经行政部负责人签字验核。

（4）路桥费和洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由行政部根据派车记录复核，经行政部负责人签字验核。

（5）车辆维修前驾驶员须提出书面报告，说明维修原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单，由行政部根据车辆维修情况复核，经行政部负责人签字验核。

（6）驾驶员行车补助按加班标准计算，每月在工资中列支发放。

第三条交通费报销规定

（1）交通补贴见公司《补贴津贴标准》。

（2）交通补贴与员工工资一起发放。

（3）员工外勤不能按时返回就餐者可给予误餐补贴。

（4）员工外勤每天交通费标准为元，经批准可乘坐出租车并予以报销。凡公司派车和未经批准乘坐出租车者，均不予报销外勤交通费。

第四条应酬招待费报销规定

（1）根据公司对外接待办法等文件中所规定的标准接待。

（2）应酬前须向上级有关领导申请，予以批准后方可进行。

（3）原则上不允许“先斩后奏”，因特殊原因无法事先申请的，事后须及时报告有关领导。

（4）应酬活动一般在定点酒店、宾馆进行。应酬招待费一般在签单卡签字后按月结算，不得擅自在其他单据上签字或用现金结算。