第13章 零售企业商品采购管理规范(4)

（6）对供应商的优劣要做出鉴定和评价，以便对其进行分类的管理，一般可运用ABCD分类法来对厂商进行管理。A级厂商可由采购部经理或业务主管亲自进行管理。

七、遏制采购腐败

（1）绩效考核不但是调动员工积极性的主要手段，而且是防止业务活动中非职业行为的主要手段，在采购管理中也是如此。可以说，绩效考核是防止采购腐败的最有力的武器。好的绩效考核可以达到这样的效果：采购人员主观上必须为企业的利益着想，客观上必须为企业的利益服务，没有为个人谋利的空间。

（2）如何对采购人员进行绩考核？跨国公司有许多很成熟的经验可以借鉴，其中的精髓是量化业务目标和等级评价。在年中和年初（或年底）跨国公司都会集中进行员工的绩效考核和职业规划设计。针对采购部门的人员，就是对采购管理的业绩回顾评价和未来的目标制定。在考核中，交替运用两套指标体系，即业务指标体系和个人素质指标体系。

（3）业务指标体系主要包括：

采购成本是否降低？卖方市场的条件下是否维持了原有的成本水平？

采购质量是否提高？质量事故造成的损失是否得到有效控制？

供应商的服务是否增值？

采购是否有效地支持了其他部门，尤其是生产部门？

采购管理水平和技能是否得到提高？

当然，这些指标还可以进一步细化。例如，采购成本可以细化为购买费用、运输成本、废弃成本、订货成本、期限成本、仓储成本等。把这些指标一一量化，并同上一个半年的相同指标进行对比所得到的综合评价，就是业务绩效。

（4）在评估完成之后，将员工划分成若干个等级，或给与晋升、奖励，或维持现状，或给予警告或辞退。可以说，这半年一次的绩效考核与员工的切身利益是紧密联系在一起的。

（5）对个人素质的评价相对就会灵活一些，因为它不仅包括现有的能力评价，还包括进步的幅度和潜力。主要内容包括：谈判技巧、沟通技巧、合作能力、创新能力和决策能力等。这些能力评价都是与业绩的评价联系在一起的，主要是针对业绩中表现不尽如人意的方面，如何进一步在个人能力上提高。为配合这些改进，那些跨国公司为员工安排了许多内部的或外部的培训课程。

（6）在绩效评估结束后，安排的是职业规划设施。职业规划设施包含下一个半年的主要业务指标和为完成这些指标所需要的行动计划。这其中又有两个原则：第一是量化原则，这些业务指标能够量化的尽量予以量化，如质量事故的次数、成本量、供货量等。第二是改进原则，在大多数情况下，仅仅维持现状是不行的，必须在上一次的绩效基础上有所提高，但提高的幅度要依具体情况而定。

第四（节）商品采购执行规范

一、商品采购操作规范

1采购人员行为规范

（1）熟悉分管商品的基本知识、质量标准、特点和市场的需求，熟练掌握商品采购的操作流程，有较扎实的商品采购基本功。

（2）善于捕捉经济信息，掌握一定的谈判技巧，能妥善协调各种公共关系，应变能力强。

（3）思想端正、作风正派，不谋私利，不徇私情，能自觉抵制不正之风。

2货源选择规范

（1）应建立合格供应商及产品名单，优先采购名单上的产品，采购前应进行市场调研和质量分析，优先选择功能先进、设计合理、质量优良、安全可靠的产品，对采购名单外的商品应进行审查认可。

（2）采购时应优先选择货源

名、特、优产品和性能先进、质量可靠的新产品。

国家定点厂家生产的产品。

充分证明其质量优良或顾客反映好的产品。

通过国际和国家认证的产品。

权威部门推荐的产品。

按国际标准组织生产的产品。

实施生产许可证管理，并已取得生产许可证的产品。

（3）货源采购商品时应特别谨慎

不能及时提供有关合法性证明的。

不能提供一个或少数产品样品和样本来证明其产品质量的。

不能提供充分的质量证明表明其质量状况的。

（4）采购员对供应商及其产品质量不了解时，应对其进行实地重点考察。

供应商生产的合法性，查看有关执照、许可证等。

必要时，采购员还应对生产条件、设备、生产过程进行考察，查看生产流程。

索要产品标准，查其合法性，了解其水平的高低。

对产品质量检验设备进行考察，包括对检验记录规范性的验证。

了解企业产品质量体系及其运转情况。

二、商品采购合同管理规范

1采购合同的内容

零售企业采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下，具备以下主要条款。

（1）商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名，商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等，商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。

（2）商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家标准或部颁标准。无国家标准和部颁标准的应由双方协商凭样订货。对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准。对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。

（3）商品的价格和结算方式。合同中对商品价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理的办法，规定对副品、次品的扣价办法，规定结算方式和结算程序。

（4）交货期限、地点和发送方式。交货期限要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式。

（5）商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。

（6）违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下3种情况时应付违约金或赔偿金。

未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。

未按合同中规定的商品质量标准交货。

逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等情况，应付违约金或赔偿金。

（7）合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更合同或解除合同，什么情况下不可变更合同或解除合同，通过什么手续来变更合同或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。

除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。

2采购合同签订规范

（1）采购合同签订的原则

合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。

合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。

必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。

当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。

采购合同应当采用书面形式。

（2）采购合同的签订程序。签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下5个步骤。

订约提议，是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。

接受提议，是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。

填写合同文本。

履行签约手续。

报请签证机关签证，或报请公证机关公证。

有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。

3零售企业采购合同的管理

采购合同的管理应当做好以下几方面的工作。

（1）加强零售企业采购合同签订的管理。加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握零售企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本企业的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。二是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。

（2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行。零售企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。

（3）处理好合同纠纷。当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。

（4）信守合同。合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系企业的声誉和形象。

三、商品补充规范

经过前一天的销售，货架、柜台等处所陈列的商品，会出现不丰满、不全或缺档的现象，营业员必须及时进行补货。要求库有柜有，出样齐全。营业员要依据往常货柜、货架的容量和往日的销售量，尽量补足商品。如果出现急缺货或断货，营业员要通知采购部门及时采购商品。

1做好某些商品的拆包分装工作

（1）有些商品，从小库搬出后不能直接摆入柜台或货架，因此，必须先拆包、拆篓，甚至还需组装、分装、挑选等。