第4章 工作效率——跳出瞎忙的迷宫(3)

在一家公司里，有这样一条标语：“复杂的事情简单做，简单的事情认真做。”当我们能够把复杂的问题从简单的角度看清楚，这实际上就反映了一种思维的深度和高度。

有的问题看似复杂，但是解决的方法却简单到令人瞠目结舌，而这些方法也巧妙得令人难以置信。如此简单易行的方法，却并不是我们拘泥于难题中所能想到的，而是需要我们跳出思维的惯性，用一种全新的和独到的思考方式，才会有令人惊喜的发现。在很多名人身上，我们大都能看到这一点。

一天，爱迪生像往常一样在实验室里埋头做着实验。这时，他递给助手一个一边开口的梨形的空玻璃灯泡，说：“一会儿请告诉我灯泡的容量。”

助理听后赶紧陷入深思，紧锁眉头，低头工作了。

过了好半天，爱迪生问：“容量是多少？”

这时，助手正拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度，并拿了测得的数字伏在桌上计算。他根本没有听到爱迪生的询问。由于灯泡是梨形的，形状不规则，所以，计算起来十分困难。

看到助手还没有算出结果，爱迪生有些着急了。他说：“时间，时间，怎么费那么多的时间呢？”他走过来，拿起那个空灯泡，向里面斟满了水，交给助手，说：“把里面的水倒在量杯里，马上告诉我它的容量。”

助手立刻读出了数字。

爱迪生说：“这是多么容易的测量方法啊。又准确，又节省时间，你怎么想不到呢？”

助手的脸红了。

爱迪生对助手说：“最大的浪费莫过于浪费时间了。人生太短暂了，要多想办法，用极少的时间办更多的事情。”

这个故事看似简单，却能给职场人士一些重要启示，那就是：凡事应该探究“有没有更简单的解决之道”。

在着手从事一件工作时，要先动脑，想想这件事能不能用更简单的方法去做，而不是急急忙忙去动手，以致白白忙碌了半天，却解决不了问题。很多人凡事总习惯往复杂的地方想，认为解决问题的方式越复杂就越好，以致钻进“牛角尖”里出不来。事实上，学会把问题简单化，才是一种大智慧。

在某大学的一个研究室里，研究人员需要弄清一台机器的内部结构。这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。要弄清内部结构，就要弄清每一根弯管的入口与出口。大家想尽了办法，甚至动用了某些仪器探测机器的结构，但效果都不理想。后来，一位在学校工作的老花匠提出一个简单的方法，很快就将问题解决了。

老花匠所用的工具只是两支粉笔和几支香烟。他的做法是：点燃香烟，吸上一口，然后对着一根管子往里喷。喷的时候，就在这根管子的入口处写上“1”。这时，让另一个人站在管子的另一头，见烟从哪一根管子冒出来，便也写上“1”。照此方法，不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。

所以说，很多时候抛开所谓的专业的复杂思维，将复杂问题简单化，反而会得出意想不到的好方法。对于每个人来说，只要能把复杂问题简单化，工作便如闲庭信步；只要把事情看得简单些，生活便会敞开一条光明大道。

第一次就把事情做好

我们做事情最怕的就是辛辛苦苦了一场，等来的却是不合格，要求重做。工作中，第一次没有做好，多次返工的事情俯拾皆是。为了防止这样的事发生，最好的方法就是一次性把事情做好，避免以后修改或者是重做的麻烦，也防止了浪费时间。

管理学专家菲利浦·克劳士比很欣赏这样一个故事：在一次工程施工中，师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手，于是叫身边的小徒弟：“去，拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。过了许久才气喘吁吁地跑回来，拿回一把巨大的扳手说：“扳手拿来了，真是不好找！”

可师傅发现这并不是他需要的扳手，于是生气地说：“谁让你拿这么大的扳手呀？”小徒弟没有说话，但是显得很委屈。这时师傅才发觉，自己叫徒弟拿扳手的时候，并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手，也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些，可实际上徒弟并不知道。

第二次，师傅明确地告诉徒弟，到某间库房的某个位置，拿一个多大尺码的扳手。这回，没过多久，小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。

克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们，要想把事情做好，就要让别人知道什么是对的，如何去做才是对的。在我们给出做某事的标准之前，我们没有理由让别人按照自己头脑中所谓的“对”的标准去做。而我们在做事的时候，就要先明白做事的标准。

许多人也许都遇到过这样的问题：工作越忙越乱，解决了旧问题，又产生了新故障，在一团忙乱中造成了新的工作错误。结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错，浪费了大量的时间和精力，重则给公司造成了损失。

由此可见，第一次没把事情做好，忙着改错，改错中又很容易忙出新的错误，会使恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙，还会放大到让很多人跟着你忙，造成巨大的人力和物资损失。

在汤姆·布兰德里20岁进入汽车厂的时候，就想在这个地方成就一番事业。和其他年轻人不一样的是，他不仅抱着学习的态度工作，更抱着检验自己的态度工作。他常常想，如果每一个工人在负责自己的工作的时候，都能以最严格的要求来管束自己，不仅一次做好，更要一次做到最好，那么工厂的生产流程就会顺畅许多，质量也会精益求精。所以，无论是曾经接触过的流程，还是新的项目，他都会在做之前认真向有经验的工人请教，争取一次做好，绝不返工。

就这样，他从最基层的工作干起，在几年的时间里，他先后在工厂几乎每个部门都工作过一遍。更关键的是，他做什么事情几乎都能一次做好。

汤姆在基层一待就是五年。他的父亲对儿子的举动十分不解，他质问汤姆：“你工作已经五年了，总是做些焊接、刷漆、制造零件的小事，恐怕会耽误前途吧？”

“爸爸，你不明白。”汤姆笑着说，“我并不急于当某一部门的小工头。我是以整个工厂为工作的目标，所以必须花点时间了解整个工作流程。我要学的，不仅仅是一个汽车椅垫如何做，而是整辆汽车是如何制造的。更重要的是，在这些平凡的小事上面，更能考验我的耐力、我的能力以及我的潜力。每一次我都会要求自己一次做好，并且做到最好。这样，在日复一日小事的锻炼上，我练就的是扎实的基本功啊。”

当汤姆晋升到管理岗位上时，他曾经合作过的工人们也有了新的变化：他们在汤姆甘于做小事，并且什么事都力争一次做好、绝不留下隐患、绝不拖延的工作作风的熏陶下，自己也愈加严格要求自己。再加上汤姆作为管理者的严格要求，次品率下降，质量逐渐提升，工厂欣欣向荣。

成功者做事情只在乎“一次做好”，无论是具有挑战性的大任务，还是日常工作中的小细节。事无巨细，态度一致。因为他们更深刻地懂得，只有一次做好，才能避免回头弥补过去的失误，才能轻松上阵，一往无前。

“第一次就把事情做好”这个概念也许令人疑惑：怎么可能第一次就把事情做对呢？人，怎么可能不犯错呢？不是允许合理的误差吗？不是允许一定比例的废品吗？

然而，从一些知名企业的全面质量管理和准时化生产中来看，人们会惊奇地发现，原来，第一次就把事情做好不仅是可能的，而且是一定要做到的。

想想看，整条流水线上，每一个零配件生产出来之后马上就被送去组装。因为没有库存，任何一个环节出了质量问题，都会导致全线停产，所以必须百分之百地“第一次就把事情做好”。

总之，无论做什么事，都能尽善尽美地努力，以求得至美的结果，不仅能提高工作效率和工作质量，而且能够树立起一种高尚的人格。

给工作一个切实可行的计划

艾戈尔是德国的一位自由职业画家。当年从法国来到德国时，为了绘画艺术，他整天饿着肚子，竭尽千般努力，吃尽万般苦头，梦想着有朝一日能够出人头地当名画家。然而，经过数年努力，历经痛苦的挣扎，仍然事与愿违。一张又一张呕心沥血创作的油画无人问津，还是个口袋空空的落魄艺术家。这时，他才意识到，自己的想法和做法不切实际，必须换个前进方向，找到一种适合自己的生存方式，才能实现当名画家的理想。

艾戈尔经过观察发现，德国一般的传统家庭都很注重每天全家在一起的聚餐，并以此作为亲情交流的美好时光。为了营造共进晚餐时的气氛，虽然食品简单得可能只是些面包、果酱和香肠，但场面绝对高贵典雅——都要铺上餐巾纸，并根据不同的天气、当天的幸运色以及不同的节日来挑选合适的艺术餐巾纸。若是品尝东方茶，就配上东方茶具和绘有东方图案的餐巾纸；如果喝咖啡，则垫上印有咖啡豆的餐巾纸。因此，在德国，10张一包的艺术餐巾纸的价格一般都在4~5欧元，而且销售行情很好。

这时，艾戈尔有了自己的想法，决定改变自己艺术追求的方向。他成立了自己的餐巾纸设计公司，将法国人的浪漫充分体现在自己的纸巾设计作品中，将德国人的严谨应用到他的企业管理中。

经过十几年的努力，他终于从一个食不果腹的自由职业画家，成功地转型为一位设计师，尤其在艺术餐巾纸的设计和销售方面，更是声名远扬。现在，他正在考虑如何实现多年来想当着名画家的梦想。还想建立一个属于自己的博物馆，将他设计的所有艺术餐巾纸陈列出来，供人参观、收藏。

从某种意义上来说，成功是一门计划的艺术。你需要时时刻刻看清自己的条件和特色，给自己做一个认真的计划，找到可以让自己轻松前行的那条路。只有这样，才不会徒劳无功。

有一位房产商人，居然记不清自己手头到底有多少宗交易。他先是做一座建筑物的生意，接着增加到两座，后来范围更大了，扩展到别的业务。他回忆说：“刺激得很，我在挑战自己的极限。”

有一天，银行来了通知，说他扩张过度，冒了太大的风险，并停止给他贷款。

起初他怨天尤人，埋怨银行，埋怨经济环境，埋怨职员。最后他说：“我明白我没有量力而为，没弄懂欲速不达的道理。”

经过反思，他决定重定目标，发展他最拿手的生意——地产。他熬了好几年，终于又慢慢振作了起来。如今，他又是一位成功的商人，做事也更有分寸了。

任何事情都是这样，工作也不例外。很多人在工作中总是徒劳无功，他们看似忙忙碌碌，却一点儿进展都没有。辛辛苦苦干了很多，却仍然业绩平平。于是，他们开始抱怨说自己活得很苦，付出的努力换不回成绩。其实，出现这种情况，主要是因为忽略了对工作进行事先计划，而只是一味地蛮干。

无论做什么事情，我们都要提前有个计划。否则，每天疲于奔命却又无效，不仅自己辛苦，领导看了也会怀疑你的工作能力。

如果我们能够对自己即将开展的工作做个计划，弄清楚最应该做些什么，哪些又是不用做的，应该先做什么，后做什么。如果能够事先计划好任务，就会发现在行动起来后，可以节省很多时间。

美国总统罗斯福是一个非常注重计划的人。他时常把他该做的事都记下来，然后拟定一个计划表，规定自己在某时间内做某事。通过他的办公日程表可以看出，从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起，至晚上招待客人吃饭为止，整整一天他总是有事做的。

细心计划自己的工作，这是罗斯福办事有效的秘诀。每当一项工作来临时，他便先计划需要多少时间，然后安插在他的日程表里。他总是把重要的事很早地安排在办事程序表里，所以每天都能够把许多事在预定的时间之内做完。

需要注意的是，在制定日计划的时候，我们必须考虑计划的弹性。也就是不能将计划制定在能力所能达到的100％，而应该制定在能力所能达到的80％。这是因为每天都可能会遇到一些意外情况，需要将其考虑在内。

总之，要想成为一名出色的员工，我们就要先学会计划自己的工作。这样，才是一个真正高效率工作的人才。