第11章 岗位设计和用岗位职责管人(2)

资料分析是一种间接分析方法。对第二手资料进行分析时，需要耗费大量时间从中甄别主观性因素和无效信息，然后进行分类汇总，以获取有用信息。

（八）专家讨论法。

专家讨论法是指请一些相关领域的专家或者经验丰富的员工进行讨论，来进行岗位分析的一种方法。这种方法适合于发展变化较快或职位职责还未定型的企业。由于企业没有现成的观察样本，所以只能借助专家的经验来规划未来希望看到的岗位状态。

（九）秩序分析法。

秩序分析法主要用于非管理工作的描述，是一种以工作为中心的岗位分析方法。岗位分析方法之一就是时间研究。时间研究的目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需要的总时间。这个时间可作为确定工资和奖金、新老产品成本的依据，可作为生产线和工作小组均衡生产的依据。但由于标准工作时间的确定受到员工个人及工作自身特性等多方面的影响，很难做到准确无误。因此，往往需要测量员工的“真实的努力程度”与“需要的努力程度”。

工作样板是工作标准时间确定的有效方法。该方法首先将工作中的活动进行分类，岗位分析专家再对在职者完成各类活动的时间进行平均化，所得到的完成各类活动的平均时间即可作为标准工作时间。

上述这些岗位分析方法既可单独使用，也可结合使用。由于每个方法都有自身的优点和缺点，所以每个企业应该根据本企业的具体情况进行选择。最终的目的是一致的：为了尽可能地得到详尽、真实的岗位信息。

三、岗位说明书内容。

岗位说明书的基本内容主要由以下几个方面构成。

（一）基本资料。

1、岗位名称。

2、直接上级职位。

3、所属部门。

4、工资等级。

5、所辖人员。

6、定员人数。

7、工作性质。

同时应列出岗位分析人员姓名、人数和岗位分析结果的批准人栏目。

（二）工作描述。

1、工作概要。

用简练的语言说明工作的性质、中心任务和责任。

2、工作活动内容。

工作活动内容包括：

（1）逐项说明工作活动内容；

（2）说明各活动内容占工作时间的百分比；

（3）各活动内容的权限；

（4）各活动内容的执行依据；

（5）其他。

3、工作职责。

逐项列出任职者的工作职责。

4、工作结果。

说明任职者执行工作应产生的结果，以定量化为好。

5、工作关系。

工作关系描述包括：

（1）说明此工作受谁监督；

（2）说明此工作监督谁；

（3）说明此工作可晋升的职位，可转换的职位，以及可升迁至此的职位；

（4）与哪些职位发生关系。

6、工作人员运用设备说明。

它包括：

（1）说明工作人员主要运用的设备名称；

（2）说明工作人员运用信息资料的形式。

（三）任职资格说明。

1、所需最低学历。

2、需要培训的时间和科目。

3、从事本职工作和其他相关工作的年限和经验。

4、一般能力。

如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、公共关系、信息管理等能力及需求强度等。

5、兴趣爱好。

即顺利履行工作职责所需的某种兴趣、爱好及需求强度。

（1）个性特征。如情绪稳定性、责任心、外向、内向、支配性、主动性等性格特点。

（2）职位所需的性别、年龄特征。

（3）体能需求。如：（1）工作姿势。如站、坐、跑、蹲、走动、躺等姿势以及各姿势的比重。（2）对视觉、听觉、嗅觉有何特殊要求。（3）精神紧张程度。（4）体力消耗大小。

（四）工作环境。

1、工作场所。

在室内、室外，还是其他特殊场所。

2、工作环境的危险。

说明危险性存在的可能性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，以及危险性原因等。

3、职业病。

即从事本工作可能患的职业病及轻重程度。

4、说明工作时间特征。

如正常工作时间、加班时间等。

5、说明工作的均衡性。

即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性程度。

6、工作环境的舒适程度。

即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、噪声等工作环境中工作，工作环境使人是否愉快。

四、编写岗位说明书技巧。

（一）岗位说明书编制的注意事项。

1、岗位说明书的内容可依据岗位分析的目的加以调整，内容可简可繁。

2、岗位说明书可以用表格形式表示，也可以采用叙述型。

3、岗位说明书中，如有需个人填写的部分，应运用规范用语，字迹要清晰。

4、使用浅显易懂的文字，用语要明确，不要模棱两可。

5、岗位说明书应运用统一的格式书写。

6、岗位说明书的编写最好由组织高层主管、典型任职者、人力资源部门代表、岗位分析人员共同组成工作小组或委员会，协同工作，共同完成。

（二）岗位说明书的编写步骤。

岗位说明书的编写是一项工程较大的基础管理工作，初次编写岗位说明书的企业，必须成立一个由公司主要领导担任组长的项目小组，进行统一的规划与协调。起草过程一般包含下列程序：

岗位任职人接受岗位分析—项目小组进行起草—岗位任职人初审—岗位任职人上级复审—项目小组进行会审（如是中层以上岗位）—公司签发执行。

（三）岗位说明书范例。

岗位名称：公司人力资源部经理。

所属部门：人力资源部。

直接上级岗位：公司行政副总经理。

岗位代码：XL—HR—008。

工作地点：公司总部。

工作目的：负责本公司人力资源管理工作。

工作要求：工作细致、服务意识强工作责任，编写、执行公司人力资源规划。

招聘。制定招聘程序，组织社会招聘和学校招聘，安排面试、综合素质测试。

培训。组织员工岗前培训、协助办理培训进修手续。

绩效考评。制定考评政策、考评文件管理、考评沟通、不合格员工辞退。

激励与报酬。制定薪酬/晋升政策、组织加薪/晋升评审。

福利。制定福利政策、办理社会保险福利。

人力资源管理关系。办理员工各种人力资源管理关系转移，办理职称评定手续。

与员工进行积极沟通，了解员工工作、生活情况。

工作条件与环境。

80%以上的时间在室内工作，不受气候影响；工作场地温度与湿度适中，无噪音，无有害气体，无生命及其他伤害危险。衡量标准。

工作报告的完整性；

公司其他员工对人力资源部工作的反馈意见。工作难点。

如何更好地为员工服务。工作禁忌。

服务意识差、行动缓慢。职业发展道路。

公司行政副总经理任职资格。

工作经验：3年以上管理类工作经验；

专业背景要求：曾从事人力资源管理工作2年以上；

学历要求：本科以上；

年龄要求：35岁以上；

个人素质：积极热情、善于与人交往、待人公平、公正。五、总经理（总裁）岗位职责描述书。

1、主持公司的经营管理工作，组织实施董事会决议。

2、组织制订公司年度经营计划，经董事长办公会议批准后负责组织实施。

3、拟订公司内部管理机构设置方案。

4、拟定公司基本管理制度和制定公司的具体规章制度。

5、主持公司经营班子日常各项经营管理工作。

6、全面执行和检查落实董事长办公会议所做出的有关经营班子的各项工作决定。

7、负责召集主持总经理办公会议，检查、督促和协调各部门的工作进展。

8、提请聘任或者解聘公司各部门经理。

9、签署日常行政、业务文件。

10、负责处理公司重大突发事件。

11、负责对各部门经理工作布置、指导、检查监督、评价和考核管理工作。

12、行使公司章程和董事会授予的其他职权。

六、副总经理岗位职责描述书。

1、副总经理是总经理的高级助手，协助总经理工作。

2、负责分管公司特定范围的管理职能，在分管职能上有较大自主决策权。

3、参加公司常务办公会议，发表工作意见和行使表决权。

4、在总经理缺席时，受委托代行总经理职务。

5、常务副总经理协助总经理协调全面工作。

6、总经理临时授权的其他工作任务。

七、总经理助理岗位职责描述书。

1、总经理助理为总经理助手，辅助总经理工作。

2、主要在总经理授权下完成交办的日常或专项任务。

3、对临时授权任务具有相应的权利和责任，而在该任务完成后相应的权利和责任自动消失。

4、参加公司办公会议，发表意见和行使表决权。

八、财务总监岗位职责描述书。

1、在董事会和总经理的领导下，总管公司会计、报表、预算工作。

2、负责制订公司利润计划、资本投资、财务规划、销售前景、开支预算或成本标准。

3、制定和管理税收政策方案及程序。

4、建立健全公司内部核算的组织、指导和数据管理体系，以及核算和财务管理的规章制度。

5、组织公司有关部门开展经济活动分析，组织编制公司财务计划、成本计划，努力降低成本、增收节支、提高效益。

6、监督公司遵守国家财经法令、纪律，以及董事会决议。

九、总工程师岗位职责描述书。

1、在总经理的领导下，主管公司技术工作。

2、负责公司产品设计、新产品试制、技术改造、生产工艺、生产质量和研发等。

3、负责贯彻执行国家科技法规和政策，建立健全相应的管理制度。

4、对下属企业、部门的技术管理机构进行指导。

5、对公司的主要技术项目的技术档案管理机构进行直接领导和指挥。

6、公司的主要技术项目和技术文件须经总工程师的审查和签署方可生效。

十、总经济师岗位职责描述书。

1、在总经理的领导下，主管公司技术工作。

2、负责为公司制定经营决策，组织市场调查和市场预测，提供有关资料或提出初步方案。

3、协助总经理制订公司长期、中期、近期的生产经营计划。

4、负责领导计划、劳动和销售等职能部门工作。

5、对生产、技术、销售和财务等业务管理进行协调，以共同实现公司经营目标。

十一、行政部部长岗位职责描述书。

1、负责发挥行政部（总经办）的参谋、协调和综合管理职能，直接处理尚未分清职能的公司事务。

2、负责行政会议和例会的组织工作，参加或列席会议并做会议记录，视情况整理出会议纪要或办理下文事宜。对会议讨论的重大问题，组织调研并提出报告。

3、根据总经理指示，编排工作活动日程表，做好重大活动的组织和接待工作。

4、负责抓好公司重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作计划和总结报告。根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息。

5、及时处理重要来往文电信函的审阅、分送，督促检查领导批示、审核和修改以公司名义签发的有关文件，抓好文书归档和用印管理工作。

6、协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章的实施细则，配合公司协调各部门和下属企业的工作关系。

7、严格控制行政办公经费的支出，加强办公财产和车辆的管理。

8、负责指导、管理、监督行政部其他人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的绩效考核和奖励惩罚工作。

9、完成总经理临时交办的工作。

十二、法律顾问岗位职责描述书。

1、协助公司领导正确执行国家法律、法规，对公司重大经营决策活动提供法律意见。

2、参与起草、审核公司重要的规章制度，对公司规章制度及其条款的合法性负责。

3、审核公司各种技术、经济、服务合同，参加重大合同的起草、谈判工作，协助财务部门管理合同，监督合同履约。

4、参与公司的兼并、收购、分立、破产、反兼并、投资、租赁、资产转让及招标、投标等重要经济活动，提出法律意见，处理有关法律事务。

5、主持或协助办理公司工商登记、变更、商标注册、专利申请、技术发明创造、技术贸易等有关法律事务，为公司知识产权保护提出法律建议。

6、开展与公司生产经营有关的法律咨询，整理汇编公司业务需要的各种法律、法规和规章等。

7、配合公司有关部门对员工进行法制宣传教育，在公司内普及法律知识，增强员工法制观念。

8、负责与公司外聘律师（事务所）的选择、联络及相关工作。

9、参加或列席公司召开的某些会议，就所议内容提供法律意见；负责审查内部各项指示、决定、决议、计划的规范性和合法性；为公司内劳动争议、民事调解提供法律帮助。

10、接受公司法定代表委托，代理公司参加诉讼和非诉讼活动，帮助公司运用法律手段解决经济纠纷，维护公司的合法权益。

11、参加和配合与公司有关的财务、税收、环保、劳动用工、安全生产、合同管理等执法检查，为公司提供法律意见；参与重大事故和危机处置活动，协助有关部门进行善后处理。

12、在所审核的经济合同、拟订的法律文书和出具的法律意见书上签字，对上述业务以及办理的其他法律事务的合法性负责。

13、完成领导临时交办的其他法律任务。

十三、内务岗位职责描述书。

1、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。

2、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

3、负责各类办公用品、固定资产的保养、维修，仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证账实相符。

4、按标准定额，做好添购办公用品、器具的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。

5、负责考勤登记和就餐人数统计。

6、负责来宾具体接待、日程和参观内容的安排，以及食宿地点、车辆安排和车船机票代购等事宜。

7、协助安排公司每天的派车用车计划、确保公司公务用车需要。

8、负责公司办公场所清洁卫生和室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

9、完成行政部长临时交办的其他任务。

十四、外勤岗位职责描述书。

1、负责各类办公用品、器具与设备、劳防用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。

2、根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。

3、负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作，确保质量和时间要求。

4、对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及时与厂商联系解决。

5、对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。

6、主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照，完成批文手续及出境手续等事宜。

7、具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜，以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。

8、必要时充任临时驾驶员完成紧急用车任务。

9、完成行政部部长临时交办的其他任务。

十五、计算机工程师岗位职责描述书。

1、在部长领导下，按照公司计算机管理制度有关规定，负责拟定公司具体计算机管理实施细则，在上级批准后组织执行。

2、负责管理公司的中心机房，制定统一的计算机使用操作程序和规范。

3、主持或协助、指导综合或专业性信息系统的总体设计、功能划分、软件开发、运行、验收全过程的监督、管理工作。

4、能够开发中小型管理软件，追踪计算机科技动态，提出软硬件升级换代的建议方案，在批准后组织实施。

5、负责保障现有公司计算机运行能满足业务要求。