第7章 时间管理的基本理论(1)

§§§第1节时间管理的哲学与思维方法

通过第1章的测验，您觉得自己是一位有效的时间管理者吗？您总是把最多的时间浪费在哪些方面了？您想到过该如何改进自己的时间管理技能了吗？从这一章开始，我们将逐渐向您介绍有关时间管理的知识与基本技能，帮您更加有效地利用好自己有限的时间资源，创造出令人满意的工作业绩。

时间管理的哲学

谈及时间管理问题，我们首先就应当反思一下时间管理的哲学是什么。时间管理哲学实际上是我们对时间管理实践、时间管理科学和时间管理艺术三者的哲学概括，是对时间管理理论的升华。我们也可以把时间管理研究划分为三个层次：最基础的是时间管理方法的研究；处于中间的层次是时间管理理论、原则的研究；处于最高层次的就是时间管理哲学的研究，后者制约和指导着前两者的研究。因此，如要管理时间，就必须对时间管理哲学进行彻底的变革。科学管理的创始人泰罗在《科学管理原理》中指出：“科学管理从本质精髓来说，包含着某种哲学……不把真正的管理哲学融会贯通进去的话，那么在许多场合下是会造成不良后果的。”

从管理的角度谈时间，包含有三层意思。第一层意思是时效。我们常说的“争取最早一分钟”，或者“坚持最晚一分钟”，都是为争取最高的时效。经济工作中有这样的一个公式，即：效率=价值/时间。这就是说，再大的价值，用无限的时间去除，效率为零。要管理时间而不注意效率，那纯粹是幻想。军事指导员们都懂得，如能使部队提前半小时进入阵地，有时抵得上增加一个师甚至一个军的兵力。18世纪英国海军上将纳尔逊有句名言：“我之所以每战必克，主要在于我总是比预定的时间提前半小时到达目的地。”第二层意思是时机。人们把时间与机会连在一起称作“时机”，这是很耐人寻味的。“机不可失，失不再来”。很早就有这样的俗语。哥伦布说得好：“许多事物本来都在那里，可是有人将它发现了，有人却没有发现，差别就这么一点。”这点差别，就是是否善于抓住机会。法国前总统蓬皮杜曾经讲过：一个人非常重要的才能在于他善于抓住迎面而来的机会。第三层意思是时代。仅就生活节奏来说，当代生活的节奏无疑是大大加快了，因而无论是工作、读书、开会、走路，都不能再慢条斯理地“之乎者也”了，应该从时代的高度来思考时间管理问题。而“面向现代化，面向世界，面向未来”，同样应该成为时间管理者思考问题的出发点。

但是，由于中国长期被小农经济观念所统治，形成了以静为动、以不变应万变的保守的管理哲学，它反映到管理哲学的核心——价值观念上，就表现为“重近利，无远见”；表现在时间管理的的重要方面——生活方式上，就是“尚勤俭，不远行”；表现在时间管理的中心环节——时间管理过程上，就是“静为动，慢为先”，不是把时间当作可以利用的资源。不是与时俱进，驾驭时间，赶上时代前进的步伐，而是遇事等一等，看一看，“一动不如一静”。

时间管理哲学是时间管理的核心。因为人的行动始终受其哲学思想的指导，时间管理哲学对于时间管理工作必然具有根本的影响，它不但影响到时间管理工作的核心即时间管理计划，而且影响到时间管理的各个方面。因之，我们要管理好自己的时间，必须注意一个重要的中介物——时间管理哲学的改变。

时间管理的思维方法

同样，我们要管理好自己的时间，也要依靠时间管理思维方法的改变。海伦·凯勒在她的自传中写道：“当我开始为不幸的盲人开展福利活动时，我不知道该选择什么样的人担任这项工作的骨干。我想起有人说过‘当你想托某某人办事时，你与其找个大闲人，不如找个大忙人，忙人反而干得快。’于是我决定放弃原来要找一个有闲工夫的人的打算，决定去找一个大忙人，请他担任活动的骨干。”海伦·凯勒的话极富哲理，它启示我们，时间的多少，不但与工作忙闲有关，而且与时间管理者的指导思想有关。经验证明，所谓“忙”乃是一个思想方法问题，我们有多少时间，关键在于你认为你自己能挤出多少时间。有些人正因为忙，才从各方面下功夫去合理地使用时间，巧妙地安排时间。相反，有些时间太多而不知时间宝贵的人，由于缺乏行动要求，结果有时间反而会变成没时间。所以，要学会管理时间，就需要培养一种崭新的思维方式。

时间管理的思维方法，概括起来有以下几个方面：

既受时间支配，又是时间的主人

当我们在总结研究人们对时间管理的经验时，就会发现一系列的“悖论”，也可称之为“时间管理工作的两难处境”。例如从观念方面来说，有一种观点认为时间有最强大的力量，人只不过是从属的、被动的因素；另一种则认为人能够胜过时间，人有捍卫自己的随意支配时间的权利。把这两种观念结合起来，便得出这样一个结论：人既受时间支配，又是时间的主人；时间是敌人又是朋友。

从严格的意义上说，时间管理中的一切问题都与哲学问题有关。从制度上说，人既要严格遵守时间制度，又不能有“时间癖”，生活全由时钟控制；从效率上来说，既要高效率、高节奏，又要注意弹性，注意时间的合理浪费，当快则快，当慢则慢，有张有弛；从人际关系上说，既要尽量排除一些无谓的干扰，敢说“不”字，又要努力去理解、去体会他人的感情和经历，同他们取得感情上的共鸣，得到有益的熏陶、品质的陶冶和学业上的收获。在时间管理上，把思维珠子置于“绝对不能”和“绝对能”之间，才能明智、灵活、清醒地对待和运用时间管理中的一些原则和方法。

整体性的思维方法

时间管理系统和其他人造系统一样，存在着整体性的客观要求。因此，要管理好时间管理系统，就其主要工作来说，就是要进行“五事”、“一运用”。五事，即《孙子兵法》上指出的五件事：一曰道——就是掌握科学的时间管理理论和艺术。二曰天——就是要认清时代和牢牢抓住时机。三曰地——认清周围的环境，避免时间管理上的陷阱。四曰将——就是时间管理者应具备崇高的信念、卓越的能力、熟练的技能、顽强的毅力、高尚的道德和健康的身体。五曰法——就是时间管理的方法和原则，要使时间管理方法科学化、习惯化。学会运用军事学的基本观念来进行时间管理；具体来说，就是运用军事学的战略、战役、战斗、战术、策略这个基本观念来对时间进行有效地管理。战略观念——就是从长期的、全局的观点出发，去进行时间管理，要有战略目标。战役观念——就是从近期的、全局的观点出发，去进行时间管理。要根据战略目标，进行短期安排。战斗观念——就是制定完成一件事、一项工作的时间计划安排。战术观念——就是抓住那些虽然只有20%，但在总成效中却占80%的比例的“关键少数”，并集中全部时间完成，实行“时间聚焦”。策略观念——就是针对客观现实，灵活地、有弹性地管理时间，做到以变应变，或以不变应万变，来保证战略目标的实现。

这五个观念是相辅相成的，以战略指导战役和战斗的进行；以战役和战斗来保证战略的实现。但无论是战略、战役或战斗都必须运用战术，才能有效地实现。不论是战略问题、战役问题、战斗问题或是战术问题，都有策略运用的必要，以适应情况的变化。

过一种全面的生活

管理时间，运筹时间，不是只鼓励用匆匆忙忙来理解人生；不是鼓励人们只知道工作，不管累得死活；也不是鼓励人们为了工作而放弃作为人本来应该追求的东西。有的人认为，成就卓著的人都属于“A型”性格——拼命苦干、迷恋工作；他们总是把工作带回家去，一直工作到深夜。其实并非如此。有一位时间管理专家认为，“这种人容易早出成果，随后就江郎才尽，或者是平淡无奇。他们沉溺于工作本身，而对效果如何却不太理会。”认为“人生就是工作，工作就是人生”的人，现在逐渐少起来了。大多数人的志向所在是有效地使用时间，谋求更加丰富的人类生活。成就出色的人愿意努力工作，但却有着严格的限度。对他们来说，工作并非一切。

§§§第2节时间管理的重要性

时间——最珍贵的资源

谈了这么多时间管理的哲学与思维方法，可我们要问：时间到底是什么？实际上这是一个根本性的问题。有人认为：“时间就是金钱。”可是，人的生命却如白驹过隙般的短暂，人生一世，奄忽若飙尘——时间远比金钱要珍贵无数倍！富兰克林说：“生命是由时间构成的。”鲁迅说：“浪费别人的时间，等于是谋财害命。”时间对每个人都是公正的，能否进行有效的时间管理，实在是其中的关键所在。莎士比亚曾说过：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”

在法国著名思想家伏尔泰的哲理小说《查第格》中，记叙了这么一段有趣的故事：巴比伦人平定了一场叛乱之后，决定要推举一个智勇双全的人当国王。条件是严格的。先要经过激烈的比武竞赛，获胜者再解答祭司们出的谜语，解答不出的取消资格。一个名叫查第格的人比武获胜了，大祭司给他出了这样一个谜语：

“世界上哪样东西是最长的又是最短的，最快的又是最慢的，最能分割的又是最广大的，最不受重视的又是最受惋惜的；没有它，什么事情都做不成；它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝？”人们众说纷纭，捉摸不透。智者查第格猜中了，他答道：“最长的莫过于时间，因为它永无穷尽；最短的也莫过于时间，因为他们所有的计划都来不及完成；在等待的人，时间是最慢的；在作乐的人，时间是最快的；它可以扩展到无穷大，也可以分割到无穷小；当时谁都不加重视，过后谁都表示惋惜；没有它，什么事都做不成；不值得后世纪念的，它都令人忘怀；伟大的，它都使它们永垂不朽。”

是的，这就是时间的真谛！伏尔泰以寥寥数笔，概括了伟大、严肃而复杂的时间形象！任何人都享受过时间的馈赠，想读书，有学习时间；想看电影，有娱乐时间；想吃饭，有就餐时间。只要你想到了，安排了，就可以办到。试想如果离开时间，还能干成什么事呢？在所有的资源中，时间不同于其他资源，它没有弹性，找不到代用品来代替它，而且永远是短缺的。现代管理理论认为企业的资源主要有：资金、劳动力、土地及机器设备、产销方法或技术、原材料、时间、信息等。加拿大塔特莱尔公司总经理萨克逊更是强调，时间是与资本和劳动力并列的第三资源。由此可见，要向管理要效益，就得管好、用好时间。否则就会造成时间资源的大量流失，没有了时间，再高的目标，再强的能力，也只能“望洋兴叹”。

时间是管理中的稀有资源。它作为现代管理要素之一，具有四个显著的特征：其一是不变性。时间是一个常数，是固定不变的，同时也是公正的，对任何人来说每日均为二十四小时，我们可以想方设法去筹措资金，物色人才，但绝不能用租、借、买的方式去获得时间；其二是不可存储性。时间不像资金、土地、技术、设备、信息等其他资源那样可以储存，它一但浪费就无法追回；其三是无可替代性。对其他资源而言，当某种资源缺少时，可以用另一种资源去替代，而时间资源则不能，没有就是没有；其四是伸缩性。时间可以转瞬即逝，也可以发挥最大的效力，也就是说，我们在占用时间的数量上是相等的，但在利用时间的效率上是不相等的。因此，时间是管理中的稀有资源，是企业的潜在资本。

然而，人们对时间还有许多错误的观念。“弥补损失的时间”就是其中之一。飞机上的驾驶员用对讲机宣布，在乌鲁木齐起飞时耽误的30分钟将在到达北京之前得以“补偿”。我们知道，严格地讲，时间一旦度过，就无法挽回。霍勒斯·曼说过，时间一去不复返。这失去了的30分钟再也无法重新得到。当然，可以加快飞行速度，用少于正常安排的飞行时间完成到北京的飞行，但是这要花费更多的精力，消耗更多的燃料。如果按原定的标准来消耗这些资源，就不可能弥补损失的时间。

另一种错误的观念是“时间医治所有的创伤”。我们总是说，“时间带来希望”，却不采用更加准确的说法，即只要给予足够的时间，条件就会自行改变。还有一种错误的观念，就是认为没有足够的时间。我们常常断言“我没有时间”，而不愿意承认自己对时间的利用没有作出最佳安排。我们应该利用时间去做那些重要的事情。有些管理者就对朋友使用较坦率的方法。他们不把“我没有时间”作为没有完成某件事情的借口，而是直截了当地说，这件事没有必要优先去做，或者说我还有其他更重要的事情要做。这种处理问题的坦率方式虽然使一些人深为震惊，但是却得到了公认和赞赏。

《商业周刊》的编辑曾评论说：“管理人员的时间是十分珍贵的资源——甚至将变得更加珍贵。有些公司不久就可以根据管理人员投入时间的多少来制订重要决策。”同意这个预言的管理分析家现在越来越多。对许多没有获得成功的企业合并所做的调查分析表明，人们对企业合并后管理人员对时间需求量的增加缺乏认识。对美国企业决策模式的分析也揭示出，没有把管理人员所使用的时间作为决定性要素。一位管理方面的评论家指出，对管理人员时间需求量的极度轻视，几乎应该变成像对追求最大利润那样给予足够的重视。在某些情况下，时间所获得的收益已经被确定为比资本所获得的收益更为重要的一个标准。

有成效的管理人员都了解时间的重要性。美国联合航空公司的总经理埃迪·卡尔森这样看待时间的重要性：“除了健康和良好的新陈代谢，时间是我所有的东西中最珍贵的东西。”前美国邮政总局局长助理弗兰克·农利斯特说：“时间是世界上真正的财产，是现实存在中最有限的东西。它不会有丝毫增加。”美国罐头公司总经理比尔·梅说：“时间是我们所经营的最有价值的东西，它不能够买到，也无法弥补，必须以尽可能高的效能利用它。”

在美国最成功的超级市场网之一——皮格利威格利南方公司任总经理20余年的格里·奥肯博克总结说：“一个人要想生活得充实，就必须重视时间和自我约束的重要性。恰当地利用时间能够使管理者的工作和休息各得其所。自我约束指的是在做那些知道应该结束了却还要去做的、极令人愉快的事情时所具有的自制力。与其拖延不如着手去做，这样你往往就会发现时间足够工作和休息之用。既然你正在耗费你自己的时间，就应该掌握你的时间，而不能让时间支配你。然而，除非你首先愿意掌握你自己，否则你无法掌握自己的时间。”