第8章 时刻做好准备(1)
如果你想经历光荣的瞬间，就必须果敢。即使这种果敢让你沦落为失败者，也比那些平生从未经历过成功和失败的、碌碌无为的人要优秀。
—罗斯福
1. 下周池中的水会更凉
我想我已经成功说服你了，因为你也承认有一种潜在的对你日常生活计划的不满情绪时常困扰着你。产生这种让人不舒服的不满情绪的根本原因在于，你每天都有一些本来要做的却没有完成的事情，而这些事情是当你拥有“更多的”时间时希望完成的。前文中我已经告诉了你一个明白无误的事实—你永远都不会有“更多的”时间，因为你所拥有的就是你的全部时间。那么，你是不是在期待着我能够告诉你一个绝妙的秘诀，好让你的时间安排可以达到一种非常完美的境界，与之同时，还能摆脱那种不断困扰你的失望与不快的感觉？
我只能非常抱歉地对你说，我没有这样的秘诀。我不想去寻找，也不期待别人会有所发现，因为那根本就是虚无缥缈的东西。在一开始当你听了我所说的话时，你的胸膛中也许又重新燃起了一团火苗。你也许会对自己说：“这个人可能会教我一种简单且轻松的方法，这种方法可以很快地完成我长久以来渴望去做却总是无功而返的事。”如果你这样想，那就大错特错了。通往圣地的道路是十分艰难崎岖、冷酷无情的，更为糟糕的是，你可能无论如何都不能到达那里。在这世界上，成功是没有任何捷径，没有任何坦途的。
要想在一天24小时的时间预算里过得充实舒适，就要好好安排一下个人的生活，最重要的是要做好心理准备，清醒冷静地认识到这项任务的艰巨性，还有它所要求的牺牲与无止境的努力与付出。我这样的说法在你看来可能有点耸人听闻，但实际上并不为过。
如果你以为只要在一张纸上列出一个时间表就能达成目标的话，你最好还是马上放弃这种痴心妄想吧。假如你对未来可能接连而至的挫折与幻灭还没作好相应的应对措施，假如你仍不能接受在付出艰辛的努力后只能得到一点点收获，那么就不要开始。躺下来，继续在昏睡与不安中度日，享受你所谓的“生活”。
这听起来很悲哀，不是吗？我想是的，这是非常令人沮丧的一件事。不过，反过来想这未尝不是一件好事，这正是做任何事情之前提起精神的必经之路。我本人非常赞同这一点，这正是我与火炉边那只小猫最主要的区别。
或许你又要说：“好吧，假设我已经做好任何准备来打一场硬仗了，假设我已经仔细思考并理解了你这番深奥的理论了，我该如何开始？”亲爱的朋友，您只管开始就好了。开始其实并没有什么神奇的方法。如果有人站在泳池的跳板边上，想要跳进冷水中，他问你：“我应该如何开始跳呢？”你只需要回答：“只管往下跳，控制好心态，不要害怕，然后跳下去就好了！”
正如我前文所说，时间的首要之美在于它源源不断地供应，但你却无法提前将它浪费掉。明年、明天、下一个小时都在你的前方等着，完好无缺，仿佛你的一生中从未浪费或滥用过其中的1分1秒。这样的事实可能会让人感到些许的安慰和满足。因为如果这样，每个小时你都可以翻开崭新的一页。因此，想把下周设为某个起点是毫无意义的，即使从明天开始也是如此。你可以抱有幻想，希望下周池中的水会暖和一些，到时你再开始跳。但是我想告诉你的是：下一周，水不会变暖和的，水会更凉。
因此，在你开始之前，让我悄悄地在你耳边再叮嘱几句。
首先，我要提醒你的是做事不要太冲动。当你想做好事情时，冲动容易把你引入误区。它大声向你呼喊希望能让它发挥作用。最初你无法满足它的要求，它想要做更多更多的事，它甚至急切地去移山填海，完成伟大的壮举，不到汗流浃背就绝不停止。一旦它察觉到了你眉梢的汗珠，它就立刻心生厌倦，消失殆尽，甚至连一句“我已经受够了”都懒得说了。
所以，在开始的时候应该轻装上阵，对一点一滴的收获应该感到满足。允许有意外出现。要理解人类的天性，特别是你自己的天性。
如果失败并未影响到自尊与自信，那么失败本身并不值得介怀。但是，正如一事成功万事顺利一样，如果一事失败那么万事也将受挫。大多数人失败都因心太贪。因此，我想告诫你：在信心满满地扬帆起程，准备在一天24小时有限的时间里过上充实而舒适的生活时，我们无论如何都要避免雄心早夭的风险。与其他人在这件事上的看法相反，我并不认为轰轰烈烈的失败比微不足道的成功要好，我认为微不足道的成功更重要。轰轰烈烈的失败是没有结果的，而微不足道的成功积聚起来，可以走向更大的成功。
检查一下每天的时间安排吧。你说你每天都挤得满满的要溢出来了，是这样的吗？你是真的将时间花在了维持生计上？你真正花的时间是多少？平均每天7小时？实际睡觉的时间又是多少呢？7小时吗？好吧，我慷慨地再给你这两项各加一个小时，那么剩下的那8个小时你是怎么打发的呢？请你告诉我！
2. 就趁现在
时间源源不断地供应，你无法提前将它浪费掉。但是，如果你不能把握好在前方等着你的明年、明天、下一个小时，它就会悄悄地溜走。所以，就趁现在，快速行动，实现你的目标。
避免犯常见的错误
人们在处理工作任务中常犯的两个错误是准备过于充分和错误估计完成任务所需的时间。
准备过于充分使许多原本可以成功的人与成功失之交臂。那些因为准备过头而失去客户，致使交易量减少的销售职员不在少数。他们工作得很认真，然而由于过度紧张，每一步都谨小慎微，准备了再准备。等到一切终于就绪，要打推销电话发掘客户时，他把机会搞砸了。因为他脑子里有太多信息，无法在约定时间内把重要的内容简明扼要地传达给对方。
如果你可以，丢弃那些看似是在提供帮助实则是在阻碍你前进的“拐杖”。这个“拐杖”就是信息。通常，人们在着手一项工作前，总想收集到所有信息、数据和资料，然而，并不是信息越多对你就越有利。如果你手头上的5篇文章已经足够支持你的观点，那么再有4篇或5篇文章也不会起到更大的作用。你肯定不希望自己辛苦收集来的资料，事后看来，仅仅起到很小的作用，或者只是浪费了不必要的时间。倾向于过分准备的人相信，那些他们为了完成这一工作而搜集起来的所有信息，将会加快他们前进的步伐，但结果往往是他们发现时间和精力用错了地方。
人们常犯的另一个错误是低估了完成某件任务所需的时间，而对付这个顽疾的良药就是总结所有的成本，集合所有的资源。
总结所有成本
任何一项工作，不管大小，预先估算出完成它所需要的资源总和，包括时间、精力、金钱和其他资源，会对你有所帮助。很多职员面对的难题之一是他们经常低估完成一项件工作所需要的时间，于是他们经常和时间赛跑，赶着在最后期限之前完成工作。他们的任务清单越来越长，因为他们过于乐观地估计了自己可以在1天、1个小时内完成的工作量。
毫无疑问，在这样一个信息时代，要准确估计自己完成某项具体工作所需的时间不是件简单的事，尤其当你初次接触那项任务时，更是如此。你可以问自己如下这些问题：
谁知道学会使用一个新软件需要多长时间？
谁知道填完一份表格到底需要多长时间？
检查一个组员的第一份期中报告需要多长时间？
回复刚收到的三封电子邮件需要多长时间？
设定时间限制
假设你现在要阅读一个组员提交的一份8页的报告。根据过去的经验，你的阅读速度大概是3分钟读1页。这份报告跟其他报告差不多，但为了理解准确和效率，你会仔细地一行一行地阅读。每3分钟读1页，8页的报告，你可以算出完成它需要24分钟。考虑到某些难懂的地方会减慢你的阅读速度，还有其他难以预料的因素存在，你最好准备28分钟。
假如你没有阅读此类报告的经历，不知道读完1页需要多长时间，怎么办？给自己设一个时间限制。你可以给自己定15分钟或30分钟完成这份报告。如果你给自己15分钟，3分钟过去后，你发现自己只读到第5页，那么很明显你需要更多时间，你知道25分钟或30分钟才更实际。也许你现在没有时间来读完这份报告，但至少你得到了有用的信息。或者你可以在读最后几页的时候加快速度，15分钟内把它读完，并且告诉自己可能需要在以后某个时间，把最后几页再读一遍。
利用多余的时间
假设你要检查一份报告，给自己定了30分钟的时间限制。你可能在24分钟或28分钟内就完成了，剩下了几分钟。时间估计错误？实际上，这是种很好的状态。
假设你给了自己45分钟，结果28分钟后你就完成了。“天哪！剩下的17分钟我该干点什么呢？”也许17分钟后你有个会议要参加，有个电话要打或者有别的什么事。那么这17分钟就是你处理手头堆积下来的小任务、为接下来的工作做准备的最好时机，或者什么都不做，放松一下。
因此，为了避免作出过于乐观的时间估计，最后要用到的一个策略是把每个估算作出小的调整。
多加50%
很多职业人士因为低估了完成某件工作所需要的时间，而影响了工作效率。有一个简单的办法可以帮助他们避免这个问题。如果你初步估计完成某个工作需要24分钟，那么在这个估计的基础上增加50%，也就是36分钟。如果你估计需要60分钟，那么最后分配的时间应该是90分钟，依此类推。
整合你的资源
想想当你搬到一个新的小镇时，你会有哪些事情要做。寻找当地的电话号码簿和人名地址录；寻找医生、牙医的联系方式；给公用设施公司打电话，确保在搬进去的第一天能够正常使用必要的基础设施；弄清楚哪些商店可以买到你需要的东西；与邻居打招呼，熟悉小镇的环境。
渐渐地，你建立起了一个资源网，能够让你更好地处理家庭事务，比如吃饭、保养汽车、看牙医等。
同样，当你换了工作岗位的时候，你会有一个干净的空办公桌。慢慢地，你会在上面放上办公用品、文件夹、电话簿和私人物品等。你会在你的办公室放上必需的物品，以使自己更高效、更愉快地工作。
整合到你身边
不管是完成短期任务还是长期任务，你都需要把可能用到的资源集合在自己身边。尤其是短期任务，更需要充足的资源，就像你用传统的方式写信，必须把纸和笔准备好；或者电话会议，你需要准备电话、号码、密码等。
如果你第一次接触某件工作，没有什么经验，那么集合资源就显得更为重要。你可以想想，有没有这方面的高手可以给你宝贵的建议，或者想想文件夹以及一些重要的电话号码是否准备好了。